Составление и оформление деловых писем
Деловое письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между ПКФОМС и иными юридическими и физическими лицами. (Приложение № 1).
Различаются деловые письма: запросы, уведомления, приглашения, сообщения, требования, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные и др.
Деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если вопросы взаимосвязаны. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Реквизитами письма являются (помимо сведений, содержащихся в бланке ПКФОМС):
- дата;
- регистрационный номер;
- ссылка на индекс и дату поступившего документа;
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах);
- подпись;
- отметка об исполнителе.
Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например:
О несоблюдении сроков выполнения договора от 12 марта 2010 г. № 45/36;
О договоре
Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается номер и дата поступившего (инициативного) письма. При направлении писем в вышестоящие организации, а так же постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.
Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется Список рассылки. (Приложение № 15).
|
|
|
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Текст письма может излагаться:
- от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.);
- от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю и др.);
- от третьего лица единственного числа (ПКФОМС рассмотрел, ПКФОМС направляет).
В письмах могут использоваться вступительная (обращение) и заключительная этикетные фразы, например:
Уважаемый Петр Николаевич!
Если письмо начинается с обращения, в конце под текстом может печататься заключительная этикетная фраза:
С уважением
Исполнительный директор Подпись И.О.Фамилия
Если обращение в письме отсутствует, то опускается фраза «С уважением».
Особой разновидностью письма является сопроводительное письмо. Сопроводительные письма составляются в случаях, когда:
- направляемый документ не имеет адресной части;
- направляемый документ (справка, сводка, заключение, отзыв и др., являющееся приложением к сопроводительному письму) подписан лицом, не имеющим права подписи отправляемых документов ПКФОМС;
|
|
|
- адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);
- необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).
Письма, оформленные на бланке ПКФОМС, подлежат согласованию (визированию) исполнителем письма и всеми заинтересованными лицами в соответствии с локальным нормативным актом ПКФОМС. Визы проставляются на обороте в левом нижнем углу последнего листа письма, которое остается в деле ПКФОМС.
Деловые письма подписываются исполнительным директором ПКФОМС или его заместителями в порядке, установленном приказом исполнительного директора ПКФОМС.
Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с пунктом 2.3.18 настоящей Инструкции.
Оформление актов, докладных, служебных записок
2.4.6.1. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (Приложение № 16).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой приказом исполнительного директора ПКФОМС. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
|
|
|
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Обязательными реквизитами акта являются:
- наименование ПКФОМС;
- название вида документа (АКТ);
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- подписи;
- гриф утверждения<*>.
Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт»:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
Акт списания материальных ценностей
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а так же выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров акта. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
|
|
|
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Хранение актов проверок ПКФОМС, проводимых контролирующими органами, и предписаний обеспечивает общий отдел.
2.4.6.2. Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Адресатом докладной записки могут быть:
- исполнительный директор ПКФОМС;
- заместитель исполнительного директора ПКФОМС;
- начальник управления делами.
Оформляются докладные записки согласно Приложению № 4 к настоящей Инструкции. При рассмотрении докладной записки на ней проставляются визы заинтересованных должностных лиц, при рассмотрении исполнительным директором ПКФОМС или его заместителями – резолюция. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, прослужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринимать. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения (заместителем исполнительного директора, начальником управления делами, пресс-секретарем, советником-референтом). Докладная записка готовится в одном экземпляре, передается в общий отдел. Оригиналы докладных записок регистрируются и хранятся в общем отделе. Рассылка докладных записок осуществляется работниками общего отдела в электронном виде по резолюции исполнительного директора (заместителей исполнительного директора). Датой докладной записки является дата ее регистрации.
2.4.6.3. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу, это документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления.
Служебная записка – это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на бланке в соответствии с Приложением № 5 к настоящей Инструкции.
Текст служебной записки состоит из обоснования, излагающего причины составления документа, и предложения, просьбы, требования и т.п. Служебная записка готовится в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения (заместителем руководителя структурного подразделения), пресс-секретарем, советником-референтом.
Оригиналы служебных записок регистрируются и хранятся в общем отделе. После регистрации служебной записки общий отдел передает исполнителю и отправителю её электронную копию. Датой служебной записки является дата ее регистрации.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 180; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!