Общие требования к документам

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 21Следующая ⇒

2.1.1. В целях совершенствования качества подготовки управленческих документов в ПКФОМС настоящей Инструкцией установлены единые правила составления и оформления документов.

2.1.2. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов (ГОСТ 6.10.4-84), способствующие оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

2.1.3. Каждый работник ПКФОМС персонально отвечает за качество подготовленных им документов. За некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается солидарная ответственность на руководителя структурного подразделения, в котором подготовлены документы, и лицо, подписавшее документы в соответствии с локальным нормативным актом ПКФОМС.

Бланки документов

2.2.1. Бланки документов ПКФОМС изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) на основе компьютерных шаблонов бланков.

2.2.2. В ПКФОМС используются следующие шаблоны бланков:

- бланк письма: угловой и продольный (Приложение № 1);

- бланк приказа (Приложение № 2);

- бланк распоряжения (Приложение № 3)

- бланк докладной записки (Приложение № 4);

- бланк служебной записки (Приложение № 5).

Документы, изготавливаемые в ПКФОМС, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм – нижнее.

2.2.3. Внутренние документы ПКФОМС изготавливаются на основе компьютерных шаблонов с соблюдением требований к оформлению реквизитов в соответствии с пунктом 2.3 настоящей Инструкции.

Оформление реквизитов документов

При оформлении документов ПКФОМС используются следующие реквизиты:

2.3.1. Эмблема ПКФОМС изображается на бланках документов в цветном или одноцветном варианте.

2.3.2. Наименование ПКФОМС указывается на бланках документов в точном соответствии с учредительными документами. Наименование ПКФОМС в соответствии с Законом Пермского края «О Пермском краевом фонде обязательного медицинского страхования» от 24.11.2006 № 22-КЗ включает:

- наименование Федерального фонда обязательного медицинского страхования;

- полное официальное индивидуальное наименование – Пермский краевой фонд обязательного медицинского страхования (сокращенное наименование – ПКФОМС).

В тексте писем, иной отправляемой корреспонденции, а также в случаях, установленных настоящей Инструкцией, допускается официальное сокращенное наименование: «ПКФОМС» при обязательном условии указания в тексте письма или иной отправляемой корреспонденции хотя бы однократного полного официального индивидуального наименования – «Пермский краевой фонд обязательного медицинского страхования». Например, «Пермский краевой фонд обязательного медицинского страхования (далее – ПКФОМС)».

2.3.3. Справочные данные ПКФОМС содержат следующую информацию:

- почтовый адресПКФОМСуказывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221;

- номера телефона, факса;

- адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта;

- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – 13-значный цифровой код, присваиваемый в налоговых органах;

- Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

2.3.4. Вид документа указывается во всех документах, кроме писем: приказ, протокол, справка, докладная записка и др. В служебной переписке наименование вида и разновидности письма, за исключением гарантийного письма, не указывается.

2.3.5. Дата документа – дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется работником ПКФОМС, подписывающим или утверждающим документ, или общим отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно ПКФОМС и иным органом государственной власти или организацией является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: «18.01.2010».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «18 января 2010 г.», «18 января 2010 года». В тексте документа все даты должны быть оформлены единообразно.

При работе с документами датируются все служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копий, отметка об исполнении документа.

2.3.6. Регистрационный номер документа присваивается после его подписания или утверждения исполнительным директором или его заместителем в соответствии с локальным нормативным актом ПКФОМС.

Не допускается отправка исходящей корреспонденции, не имеющей регистрационного номера и даты.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в ПКФОМС.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. (Приложение № 6)

2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа: «На № _____ от ____». Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания в тексте документа даты и номера поступившего документа.

2.3.8. Адресат. При направлении документа юридическому лицу, его обособленному или структурному подразделению, указывается полное или официально принятое сокращенное наименование юридического лица и его обособленного или структурного подразделения в именительном падеже:

Федеральный фонд обязательного

медицинского страхования

или:

Федеральный фонд обязательного

медицинского страхования

Контрольно-ревизионное управление

При адресовании документа руководителю юридического лица наименование юридического лица входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией:

Председателю Федерального фонда обязательного медицинского страхования

И.О. Фамилия

При адресовании документа группе однородных юридических лиц или подразделений адресат указывается обобщенно:

Руководителям

медицинских учреждений

При адресовании внутренних документов указывается должность, название структурного подразделения, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ:

Начальнику финансового отдела

И.О. Фамилия

В состав реквизита может входить почтовый адрес, последовательность написания которого такова:

- наименование адресата;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Так же указывается адрес получателя в деловых письмах:

Государственный университет управления

Рязанский проспект, 99

Москва, 109542

Адресование документа физическому лицу оформляют следующим образом:

Иванову И.И.

ул. Ленина, д. 15, кв. 5,

г. Пермь, 614078

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления, постоянным корреспондентам, в подведомственные организации.

В одном письме может быть до четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При рассылке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один соответствующий адрес.

2.3.9. Наименование документа – краткое содержание документа, составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением писем объемом до пяти строк машинописного текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

- Приказ (о чем?) Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Пермском краевом фонде обязательного медицинского страхования:

- Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

- Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, печатается от абзаца, используется шрифт гарнитуры Times New Roman, размер шрифта 11-12, заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.3.10. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Используемые в тексте формулировки не должны допускать различных толкований. Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица напечатана более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, указания, требования.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) ПКФОМС, а также документах, адресованных руководству ПКФОМС, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности ПКФОМС, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («исполнительная дирекция ПКФОМСне возражает», «ПКФОМС считает возможным»).

2.3.11. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Протокол совещания исполнительной дирекции ПКФОМС от 15.02.2010 № 15 на 3 л. в 1 экз.

2. Информация о работе ПКФОМС за февраль 2010 г. на 6 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ФОМС от 05.06.2004 № 1025/91 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается:

Приложение: в 2 экз.

или:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в ПКФОМС в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложениях к распорядительным документам на первом листе приложения в правом верхнем углу проставляется отметка о приложении в следующей форме:

Приложение к приказу ПКФОМСот 11 января 2010 г. № 11Аналогичным образом оформляется отметка о приложении на приложениях к договорам. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. В тексте основного документа (приказа, договора и др.) в соответствующих пунктах делается ссылка на приложение. 2.3.12. Гриф согласования документа – отметка о внешнем согласовании документа.СОГЛАСОВАНОРектор Финансовой академиипри Правительстве Российской ФедерацииЛичная подпись И.О. Фамилия«___» ________ 20__ г.Гриф согласования может содержать ссылку на документ, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием документа:СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской Протокол заседания академии медицинских наук Правления ФОМСот 05.06.2003 № 430-162 от 15.05.2004 № 12Грифы согласования располагаются на одном уровне, если их больше двух – в несколько рядов. Если документ, проходящий стадию согласования, имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа справа и слева. На документах, не имеющих титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе документа, на свободном месте под текстом.2.3.13. Виза – отметка о внутреннем согласовании документа. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами. Начальник планово-экономического отдела Подпись И.О. Фамилия «___» _______ 20__ г.При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:Замечания прилагаютсяначальник юридического отдела Подпись И.О. Фамилия «___» _______ 200_ г.Замечания вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа или оформляются на отдельном листе и вместе с проектом документа возвращаются исполнителю.

Для документа, подлинник которого остается в ПКФОМС, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ПКФОМС, визы проставляют в нижней части лицевой стороны на экземпляре документа, остающемся в деле ПКФОМС. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (Приложение № 7).

Допускается, по усмотрению работника ПКФОМС, визирующего документ, полистное визирование документа и его приложений. Проект документа визируется в порядке, установленном действующим приказом ПКФОМС «О праве подписи и порядке визирования и подписания документов, образующихся в деятельности ПКФОМС».

2.3.14. Подпись. В состав реквизита входят: - наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке ПКФОМС, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке ПКФОМС); - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия): Исполнительный директор Пермского краевого фонда обязательного медицинского страхования Личная подпись И.О. Фамилия

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись И.О. Фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию:

Исполнительный директор Личная подпись И.О. Фамилия Начальник отдела бухгалтерского учета,анализа и отчетности - главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Заместитель исполнительного директора Заместитель исполнительного директорапо организации ОМС по экономическим вопросамЛичная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия

Совместные документы, подписанные ПКФОМСи иными лицами, оформляют не на бланке ПКФОМС.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. ФамилияНа период временного отсутствия исполнительного директора ПКФОМСдокументы подписывает заместитель исполнительного директора, исполняющий обязанности исполнительного директора на основании соответствующего приказа ПКФОМСи доверенности, оформленной надлежащим образом:И.о. исполнительного директора Личная подпись И.О. ФамилияДокумент вправе подписывать исключительно только то лицо, которое указано в документе. Не допускается подписывать от руки «За», ставить косую черту перед наименованием должности.

2.3.15. Гриф утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов, протоколов и другие документы, указанные в Приложении № 8 к настоящей Инструкции.

Документ утверждается в зависимости от особенностей, установленных пунктом 2.4 настоящей Инструкции: лично исполнительным директором ПКФОМС(его заместителем, уполномоченным приказом ПКФОМС), приказами, распоряжениями исполнительного директора ПКФОМС, решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещают в правом верхнем углу утверждаемого документа:

УТВЕРЖДАЮ

Исполнительный директор Пермского краевого фонда обязательного медицинского страхования

________________И.О. Фамилия

«___» ___________ 20___ г.

При утверждении документа коллегиальными органами в грифе утверждения дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа:

(Правила) УТВЕРЖДЕНЫ

Правлением Пермского краевого фонда обязательного медицинского страхования

(протокол от _______ № ____ )

2.3.16. Оттиск печати. В ПКФОМСиспользуются печать с наименованием ПКФОМСи воспроизведением герба Российской Федерации (далее – гербовая печать), печати, штампы структурных подразделений ПКФОМСустановленной формы. Оттиск печати проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности. Перечень печатей, штампов структурных подразделений ПКФОМС установлен Приложением № 9 к настоящей Инструкции. Изготовление и использование печатей, штампов, не включенных в указанный перечень, допускается только по письменному решению исполнительного директора ПКФОМС.

Гербовая печать ПКФОМС, печати и штампы структурных подразделений ПКФОМС заверяют подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Оттиск гербовой печати ПКФОМС проставляется только на документах, указанных в Перечне документов, на которых ставится оттиск гербовой печати (Приложение № 10), подписанных исполнительным директором ПКФОМС или его заместителями в соответствии с локальным нормативным актом ПКФОМС. Оттиск печатей, воспроизводящих наименование подразделений, проставляются на документах, подписываемых руководителями указанных подразделений.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не должен захватывать подпись должностного лица. В документах, оформленных на основе унифицированных форм (финансовые, бухгалтерские, отчетные документы, договоры), печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П.». Ответственность за хранение и использование в соответствии с пунктом 3.4 настоящей Инструкции печатей и штампов структурных подразделений несут их руководители.

2.3.17. Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа с указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.».

2.3.18. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подготовленного документа, используется шрифт гарнитуры Times New Roman, размер шрифта 11-12:

И.О. Фамилия

номер телефона

2.3.19. Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются на регистрационно-контрольной карточке (РКК) или на свободном месте в заголовочной части документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, на документе не должно быть более четырех резолюций:

Иванову И.И.

Подготовить информацию

к 05.05.2010.

Подпись руководителя 01.05.2010.

2.3.20. Отметка о контроле документа проставляется при постановке документа на контроль штампом «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Пермский краевой фонд обязательного медицинского страхования Вх. № ________ от ________

2.3.21. Отметка о поступлении документа вПКФОМС проставляется на поступающих документах в целях их учета. Отметка о поступлении проставляется в нижнем правом углу первого листа документа с помощью штампа:

Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 137; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!