Тема 7. Ділові свята і ділові зустрічі
1. Презентація установи.
2. Ділові прийоми.
3. Ділові зустрічі
Ділове свято – вагома подія у житті організації. Воно сприяє покращенню психологічного клімату організації, уможливлює інтеграцію її співробітників, їх ідентифікацію з організацією. Проте не слід забувати, що ділове свято – це не привід для відмови від ділового етикету та субординації. Крім того, свято є хорошим приводом для встановлення або посилення ділових контактів.
Причини проведення ділових свят різноманітні: відкриття організації, ювілей організації, досягнення організації або її представників, відзначення професійних, державних та інших свят.
Одним із поширених різновидів ділових свят є презентація установи, яка переслідує мету рекламування діяльності організації, її продукції, успіхів, досягнень, ювілеїв тощо. Презентація організації відбувається із запрошенням співробітників установи, представників адміністрації (міста, регіону, країни), ділових партнерів, гостей, представників преси.
Рекомендований час для проведення презентації – вівторок, середа, четвер; друга половина дня.
Підготовка до презентації включає в себе: розробку сценарію презентації, підготовку і оформлення приміщення, запрошення гостей, підготовку наочних матеріалів (наприклад, виставки), підготовку книги відгуків.
Проведення презентації передбачає: вступне слово керівника організації, в якому висвітлюються її успіхи; виступи почесних гостей, вітальні виступи присутніх, ознайомлення гостей з наочними матеріалами (якщо такі мають місце), фуршет.
|
|
|
До числа ділових прийомів належать прийоми типу «бокал вина», «бокал шампанського», коктейль, обід «а-ля фуршет», ленч, шведський стіл, офіційний прийом, офіційний формальний прийом.
Діловий прийом рекомендується організовувати в другу половину дня, у вечірні часи в спеціальних приміщеннях (якщо вони є в установі) або в замовлених для цієї мети приміщеннях.
Прийоми типу «бокал вина», «бокал шампанського» з приводу завершення переговорів, підписання угоди тощо можливо організувати в кабінеті керівника, оскільки вони не потребують складної підготовки. На них подаються солодощі, вино, канапки.
Коктейль – діловий прийом, який не вимагає розсаджування гостей та чіткої регламентації у термінах перебування. Як правило, запрошені мають піти дещо раніше вказаного у запрошенні часу. Основний напій – різноманітні коктейлі, до яких подаються легкі закуски. Хоча на цьому прийомі не передбачено спеціального розсаджування запрошених, у приміщенні можуть бути розставлені столики, де за бажанням можна присісти. В якості тарілки іноді використовують серветки. Столові прибори не подаються. Обслуговують гостей бармен і офіціанти.
|
|
|
Обід «а-ля фуршет» – це прийом, який передбачає самообслуговування запрошених.
Існує два типи цього прийому: справжній «а-ля фуршет» і напів-«а-ля фуршет». На прийомі першого типу гості наповнюють свої тарілки у столовій і переходять з ними в іншу кімнату, де є необхідна кількість стільців, а іноді і маленьких столиків, на які можна поставити келих чи тарілку. На обіді напів-«а-ля фуршет» гостей можна розмістити за великим столом, накритий скатертиною будь-якого кольору, та невеликими столиками.
Стіл з блюдами може бути розміщений вздовж стіни або в центрі приміщення. Офіційність столу може забезпечити біла скатертина, ваза з квітами. Стіл буде виглядати не таким урочистим, якщо його застелити кольоровою скатертиною, використати керамічний посуд, прикрасити кошиками з фруктами. Меню для цього обіду добирається за принципом зручності вживання їжі тільки з допомогою виделки.
Ленч – це другий сніданок. Його зазвичай призначають на 13 годин. Іноді запрошеним пропонують прийти за півгодини на аперитиви (напої, які збуджують апетит: соки, мінеральна вода та слабоалкогольні напої). На ленч запрошують по телефону або розсилають карточки. Меню для ленчу може складатися з легких закусок, першого блюда, основного блюда, десерту, вина та (або) пива, морозива, кави. Це прийом з розсаджування, який вимагає повноцінного сервірування.
|
|
|
Шведський стіл визначається особливим видом сервірування і не передбачає розсаджування гостей. Стіл можна не накривати скатертиною. Меню шведського столу складається з легких закусок, першого блюда, другого блюда, десерту, сиру, бісквітів, фруктів, кави, безалкогольних напоїв, кави, бренді і лікерів. Закуски можна подавати на невеликому столику, розташованого поруч з великим столом. Десерт і сири подаються після споживання основних блюд. Для них також можна підготувати окремий столик. Окремий стіл має бути і для використаного посуду. Для шведського столу краще добирати блюда, які легко сервірувати та не треба різати ножем.
Під час такого прийому спочатку кладуть собі в тарілку їжу, а після її споживання приносять напій або починають розмову.
Офіційний прийом (обід чи вечеря) – це урочистий прийом з розсаджуванням та обслуговуванням гостей. Для нього потрібне досить просторе приміщення, яке складається з одної або двох кімнат. В одній з них відбувається зустріч гостей, їх знайомство (якщо деякі з них незнайомі один з одним) та спілкування, подаються аперитиви. Бажано також завчасно надати гостям інформацію про їх місце за столом у вигляді схеми чи макету. У другій кімнаті розміщений стіл, накритий білою скатертиною, прикрашений квітами та сервірований за усіма вимогами етикету. Якщо кімната одна, то в ній треба передбачити місце для зустрічі та спілкування гостей.
|
|
|
Меню для офіційного прийому складається з закусок, першого блюда (для обіду), других блюд, десерту, напоїв.
На такий прийом запрошують письмово. При цьому формулювання запрошень мають бути офіційними. В них вказується час, місце прийому та нерідко – вид одягу.
В етикеті обумовлено декілька видів одягу для прийомів: напівофіційний, офіційний, «чорна краватка», «біла краватка».
Напівофіційний одяг:
- для чоловіків: темний костюм хорошої якості, біла сорочка, темні шкарпетки, чорні туфлі;
- для жінок: плаття для коктейлю (коротке або довге);
Офіційний одяг:
- для чоловіків: смокінг або темний костюм, чорні шкарпетки, чорні туфлі;
- для жінок: довге плаття;
Одяг типу «чорна краватка» (прийом в смокінгах):
- для чоловіків: смокінг, біла святкова сорочка, манжети із запонками, пояс, чорні шовкові шкарпетки, чорні шкіряні туфлі;
- для жінок: довге плаття, тонкі панчохи, туфлі з атласу або шовку – в тон плаття або тонкі шкіряні туфлі;
Одяг типу «біла краватка» (прийом у фраках):
- для чоловіків: фрак, біла сорочка з підплечиками, манжети із запонками, білий пояс, або білий жилет, білі рукавички, шовкові шкарпетки, лаковані туфлі;
- для жінок: довге плаття, тонкі панчохи, легкі вечірні туфлі, довгі рукавички.
Офіційний формальний прийом організовують за особливими правилами. Він дається людьми, які посідають високий суспільний статус, а також дипломатами. В ході організації таких прийомів присутні мають неухильно дотримуватися протоколу та субординації.
У практиці ділового спілкуванні іноді влаштовують домашні прийоми для співробітників. Вони можуть мати вигляд обіду, вечері, коктейлю, шведського столу тощо. Організація передбачає запрошення як співробітників, так і друзів. Підготовка до прийому вимагає оформлення столу та приміщень, забезпечення відсутності (у разі необхідності) маленьких дітей і домашніх тварин. Від гостей вимагається: подбати про свій зовнішній вигляд, прийти вчасно, підготувати подарунок, контактувати з присутніми, не обговорювати особисті проблеми, не чіпати предметів домашнього вжитку без дозволу, дотримуватись правил паління, помірно вживати алкогольні напої, не дивитися телевізор.
Ділові зустрічі нерідко поєднуються з діловими трапезами у формі ділового сніданку, ділового обіду, ділової вечері.
Ділові зустрічі реалізуються у декілька етапів. На першому етапі проводиться підготовки до зустрічі, яка включає в себе вивчення потенційного співрозмовника, вивчення проблеми, з приводу якої планується зустріч, підготовку необхідних даних, документів, вибір місця зустрічі.
На другому етапі відбувається власне зустріч, під час якої обговорюються питання за стратегіями і тактиками проведення ділових бесіди, дискусії, перемовин.
На третьому етапі проводиться аналіз результатів зустрічі, плануються майбутнє співробітництво або приймається рішення про його припинення.
Існують певні правила щодо проведення зустрічей з клієнтами (партнерами). По-перше, такі зустрічі краще проводити згідно попередньої домовленості та розпочинати їх у призначений час. Під час бесіди необхідно давати можливість висловитися, а у разі необхідності – обдумати рішення. Якщо пропозиція клієнта (партнера) не влаштовує, треба відмовляти одразу, оскільки її обговорення є сигналом про готовність до прийняття.
Зустріч за сніданком особливо підходить для спілкування зі співрозмовниками, які прибули з іншого міста, або для тих людей, які працюють під час обіду, чи їх час розписаний на декілька днів.
Діловий обід призначається приблизно на 12 – 13 годину. Запрошення бажано здійснити завчасно під час зустрічі або з допомогою телефону. Під час запрошення необхідно повідомити про причину зустрічі.
Ділова вечеря має урочистіший за сніданок та обід характер. На неї запрошують здебільшого письмово. Для ділової вечері підходить напівофіційний одяг. Якщо діловий сніданок та діловий обід влаштовують протягом робочого тижня, до ділову вечерю можна організовувати і у вихідні дні.
Під час ділових трапез треба дотримуватися таких основних правил:
- відмовлятися від призначеної зустрічі у виключних випадках;
- якщо відмова мала місце, треба домовитися про перенесення зустрічі на найближчий зручний для партнера час;
- організатор зустрічі повинен з’явитися на декілька хвилин раніше;
- передбачити для гостя найзручніше місце у приміщенні кафе (ресторану);
- до обговорення справ краще переходити перед десертом і не переносити його на кінець зустрічі;
- оплачує трапезу той, хто запрошує (за виключенням тих випадків, коли у трапезі беруть участь колеги, кожен з яких оплачує витрати особисто);
- дякувати персоналу за послуги.
Література:
1. Етика ділового спілкування: Курс лекцій / Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка, М.П. Лукашевич, І.Б. Осечинська. – К., 1999.
2. Зубенко Л.Г. Культура ділового спілкування: Навч. посіб. / Л.Г. Зубенко, В.Д. Нємцов. – К., 2000.
3. Палеха Ю.І. Ділова етика: Навч.-метод. посіб. / Ю.І. Палеха. – К., 2000.
4. Поуст Е. Американський етикет / Е. Поуст. – Тернопіль, 1991.
5. Феофилов Л.Г. Умеете ли вы себя вести? / Л.Г. Феовилов. – К., 1990.
6. Чмут Т.К. Культура спілкування / Т.К. Чмут. – Хмельницький, 1996.
7. Шеломенцев В.Н. Этикет и культура общения / В.Н. Шеломенцев. – К., 1995.
8. Этикет от А до Я / Авт.-сост. И.Е. Гусев– Мн., 1999.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 485; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!