Основные элементы и этапы процесса коммуникаций
В рамках коммуникационного процесса можно выделить четыре базовых элемента (таблица 10).
Таблица 10
Основные элементы процесса коммуникаций
| Элемент процесса коммуникаций | Описание элемента процесса коммуникаций |
| отправитель | лицо, которое решает вопрос о необходимости данной информационной связи, формирует информацию и передает ее |
| сообщение | самостоятельная и законченная смысловая порция информации, закодированная с помощью тех или иных символов |
| канал | средство передачи информации |
| получатель | лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает |
Источник:[30].
При обмене информацией отправитель и получатель совершают действия, формирующие четыре взаимосвязанных этапа.
1.Зарождение идеи. Он начинается с формирования или отбора информации, при этом потенциальный отправитель решает, имеет ли смысл ту или иную идею сделать предметом обмена и кому соответствующую информацию следует направить. В ряду случаев на продумывание подобного решения приходится тратить значительное количество времени.
2. Кодирование информации и выбор канала. Он осуществляется приведение информации к виду, возможному и удобному для передачи получателю и восприятия им с помощью кодирования информации на основе использования определенных символов (слов, интонаций, мимики, жестов и др.). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Параллельно выбирается канал для передачи сообщения, соответствующий типу символов, использованных для кодирования. Чаще всего такими каналами являются передача речи и письменных материалов; все более широкое распространение находят также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты.
|
|
|
3. Передача информации. Здесь имеет место, так называемое, механическое перемещение сообщения. И совершенно неправомерно сводить к этому перемещению содержание всего коммуникационного процесса.
4. Декодирование информации. Декодирование сообщения заключается в том, что символы, использованные отправителем, переводятся в мысленную форму. Если выбранные символы будут для получателя иметь точно такое же значение, что и для отправителя, смысл сообщения будет понят первым в полном соответствии с тем, что имел в виду последний.
Если ответной реакции на сообщение не требуется, процесс обмена информацией на этом заканчивается. В этом случае обмен считается эффективным, если получатель полностью понял суть сообщения. Ситуация, когда должен быть дан ответ, ведет к возникновению обратной связи, где отправитель и получатель меняются ролями.
|
|
|
Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена информацией за счет большего понимания сообщений и обеспечения уверенности в правильности этого понимания, поскольку на каждом этапе смысл сообщения может быть искажён или даже полностью утрачен за счёт так называемых помех, которые могут возникнуть в процессе коммуникаций [4].
Каналы и барьеры в межличностных коммуникациях
Прямой межличностный обмен информацией заслуживает особого рассмотрения, поскольку занимает значительное место в общей системе коммуникаций. Эффективное общение менеджера с другими людьми предполагает необходимость выбора наиболее удобные для него каналы коммуникаций, при этом необходимо учитывать, различие каналов по объёму передаваемой информации. Очевидно, что у каждого канала коммуникаций есть свои достоинства и недостатки и каждый, в зависимости от обстоятельств и содержания послания, может быть эффективным средством общения.
Среди каналов коммуникаций в организациях можно выделить: разговор, телефон, электронная почта, письма, записки, формальные отчеты и доски объявлений. Межличностным коммуникациям могут препятствовать различные барьеры, которые возможно преодолеть или вообще не создавать (таблица 11).
|
|
|
Таблица 11
Основные барьеры в межличностных коммуникациях
| Барьеры | Описание барьеров | Пути решения |
| Неверное восприятие (неадекватное, неполное) | различие в сферах компетенций, уровнях образования, профессиональном и жизненном опыте. Поэтому отправитель должен всегда помнить, кто является его собеседником и каким уровнем восприятия он располагает, и соответственным образом строить изложение материала. | Открытость и сопереживание. Будьте открыты и сопереживайте собеседнику. |
Окончание таблицы 11
| Неправильное использование невербальной информации | человеку необходимо внимательно относиться не только к тому, что он говорит, но и к тому, как говорит и что при этом делает. Особенно актуальным является вопрос об истолковании невербальных символов при общении с иностранцами, поскольку у разных народов одни и те же жесты и мимические знаки могут иметь различный смысл. | необходимо следить за невербальными символами: выражением лица, жестами, интонацией, избегать противоречащих друг другу сигналов. |
| Низкое качество обратной связи, непонимание | Для того чтобы максимально реализовать возможности обратной связи, отправителю необходимо: позволить собеседнику задать вопросы и исчерпывающим образом ответить на них; обязательно реагировать на интонации, жесты и позы собеседника | Установление эффективной обратной связи. Способы установления обратной связи: задавать вопросы |
| Семантические барьеры | Данные проблемы разделяются на два вида. Первый связан с тем, что в русском языке (как и в большинстве других) имеется значительное количество многофункциональных слов, т.е. слов с несколькими значениями (ключ, замок, сфера и др.) Необходимо избегать, например, таких фраз: «Сделайте что-то, как только вам представиться удобная возможность» ”. Что на самом деле имеется в виду? | Недопущение семантического недопонимания. Для этого необходимо избегать двусмысленных слов и фраз. |
Источник:[29].
|
|
|
Организационные коммуникации
В масштабе организации формальные коммуникации осуществляются по трём направлениям: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости.
Восходящие коммуникации включают в себя организационные проблемы и вопросы, предложения по улучшению чего-либо, отчёты о результатах деятельности, жалобы и споры персонала, финансовую и бухгалтерскую информацию.
Нисходящие коммуникации заключаются в распространении информации о внедрении целей и стратегий, формулировании должностных инструкций и приказов, процедур, правил, обеспечении обратной связи по результатам деятельности, внушении идей.
Горизонтальные коммуникации включают в себя разрешение проблем внутри отделов, координацию работы отделов.
Кроме того, менеджер может воспользоваться и неформальными каналами коммуникаций, так называемым, прогулочным управлением и «тайным телеграфом». Прогулочное управление (основанное на выходе «в народ») заключается в посещении менеджером подразделений организации и общении с рядовыми сотрудниками, из которых он получает информацию о жизнедеятельности компании.. «Тайным телеграфом» (канал слухов)принято называть неформальную коммуникативную сеть организации, объединяющую всех её членов во всех направлениях низшего уровня. Эта сеть существует везде и всегда, позволяя сотрудникам, распространятся информации, способствующей более адекватному восприятию ситуации. Пять из шести важных сообщений в той или иной степени переносятся по «тайному телеграфу», минуя официальные каналы.
Существует несколько барьеров, которые могут возникнуть в процессе организационных коммуникаций.
1. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри организации верх и вниз, смысл сообщений искажается. Такое искажениеобусловлено рядом причин: сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах; сознательное искажение информации может иметь место, когда какой - либо менеджер не согласен с сообщением, в этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смыслапроисходило в его интересах.
2. Фильтрация. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня управления на другой уровень шли только те сообщения, которые его касаются. Для сообщений отправляемых вниз – с целью ускорения движения информации и придания сообщению ясности сведения приходится суммировать и упрощать. На каждом уровне управления отфильтровывается 30—50% информации. Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу разных статусов уровней организации. Часто нижние уровни управления стараются снабжать высшие инстанции только положительно воспринимаемой информацией, так как подчиненные хотят получить одобрение от руководителя. Причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть недостаточное внимание руководителей среднего звена к сообщениям их подчиненных. В числе причин могут быть страх наказания, ощущение бесполезности информирования.
3. Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. К сожалению, понимание важности информации у работников может различаться.
4. Неудовлетворительная структура организации. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации смногочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Кроме преград на пути организационных коммуникаций существуют и пути их преодоления (таблица 12).
Таблица 12
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 461; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!