XII. Користування документами архіву установи
Доступ до документів
1. Архів установи зобов’язаний надавати документи та довідковий апарат до них для застосування документної інформації користувачами в економічних, наукових, культурних, політичних цілях, для забезпечення законних прав і інтересів громадян з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов, визначених фондоутворювачем під час передавання документів до архіву.
2. Порядок доступу до документів, що зберігаються в архіві установи, а також порядок користування цими документами визначає керівник установи відповідно до вимог законодавства.
3. Архів установи не має права обмежувати або визначати умови використання отриманої користувачем інформації, за винятком випадків, передбачених законодавством.
Доступ користувачів до документів, на які поширюється дія Закону України «Про авторське право і суміжні права», здійснюється відповідно до вимог зазначеного закону.
Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах
Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:
інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів установи, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;
виконання запитів громадян та установ;
надання документів користувачам для роботи в читальному залі архіву установи;
|
|
|
видавання документів у тимчасове користування поза архівом;
використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаціях.
Інформаційне забезпечення користувачів
1. Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваних відомостей та підготовку і надання відповідних документів.
2. Архів інформує керівника установи, начальників структурних підрозділів, керівників інших установ про наявність потрібних документів на підставі запитів або в ініціативному порядку - у формі інформаційних листів або довідок. Інформацію надають у формі переліку заголовків справ (документів) або видів документів із зазначенням їх дат і пошукових даних. За потреби працівники архіву складають і надають анотації.
3. Заголовки справ (документів) розташовують у переліку незалежно від їх фондової належності: за хронологією подій, за питаннями, за видами документів, за значимістю документів.
4. Інформування керівників установи може здійснюватися також у формі тематичної добірки копій документів. Копії розташовують у логічній послідовності. До добірки копій додають титульний аркуш, а також за необхідності історичну довідку, перелік документів тощо.
|
|
|
5. Перелік, довідку, тематичну добірку копій, що використовуються в установі, підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). У разі виконання запиту сторонньої установи ці документи, підписані керівником архіву (особою, відповідальною за архів), надсилаються адресату із супровідним листом за підписом керівника установи.
Виконання запитів громадян та установ
1. Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити й запити соціально-правового характеру.
2. Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.
3. Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення:
за документами архіву - до 30 днів включно;
з використанням тільки довідкового апарату архіву - до 15 днів включно.
Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов’язково повідомляють заявника.
Пересилання непрофільних запитів за їх належністю в інші установи або архіви, а також інформування про це заявника повинно здійснюватися протягом 5 днів із дати реєстрації звернення. При цьому загальний строк вирішення питання, порушеного у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
|
|
|
4. Архівні довідки складають за встановленою формою, наведеною в додатку 43 до цих Правил, на спеціальних бланках або загальних бланках установи.
Довідки про заробітну плату складають за формами, встановленими державними органами соціального захисту населення.
Підставою для складання архівних довідок є оригінали і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві.
Якщо виконання звернення потребувало використання незасвідчених копій документів, у тексті довідки роблять відмітку: «незасвідчена копія».
У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів та подають наявні в цих документах відомості щодо питання звернення. Інформацію викладають у хронологічній послідовності подій. За потреби дозволяється наводити витяги з документів (у лапках). Найменування установ у тексті архівних довідок при першому згадуванні пишуть повністю, зазначаючи у дужках офіційні скорочення, при наступних - вживають лише скорочення.
У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводять те написання, що вживається в документі, з позначкою «Так у документі».
У довідку включають тільки ті відомості, що містяться в документах.
|
|
|
Після тексту в архівній довідці подають архівні шифри документів (пошукові дані), що слугували підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі).
Архівну довідку підписують керівник установи або підрозділу, до складу якого входить архів, і керівник архіву (особа, відповідальна за архів).
Архівну довідку про заробітну плату підписує також бухгалтер.
Право підпису архівних довідок встановлюють у положенні про службу діловодства або в положенні про архівний підрозділ (архів) установи.
Засвідчують архівну довідку печаткою установи (за наявності). Другий примірник архівної довідки засвідчує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). Цей примірник долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.
5. Архівні копії та витяги видають відповідно до запитів. Ідентичність копій і витягів оригіналам засвідчується підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і печаткою установи (за наявності).
Витяги створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов’язаних між собою питань. Кожен витяг має точно та повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.
Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять примітки: «Так у документі», «У тексті нерозбірливо».
Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп’ютерної техніки, оформлюють на загальних бланках установи, зазначаючи відповідну назву документа - «Архівна копія», «Архівний витяг» (додатки 44, 45).
Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.
При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.
Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).
Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.
6. Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред’явлення нотаріально завіреної довіреності.
Одержувач архівної довідки, копії або витягу розписується на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.
7. Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу керівника установи. Вилучений документ замінюють копією. В облікові документи вносять необхідні відмітки. Оригінали особових документів надсилають заявнику цінним листом або видають на руки - під розписку на копіях документів та за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу. Уповноважені особи додатково пред’являють нотаріально засвідчену довіреність.
8. У разі відсутності в архіві запитуваних відомостей складають негативну відповідь, яку оформлюють на бланку листа установи. У такій відмові вказують на факт відсутності в документах архіву відомостей, що цікавлять заявника, та дають рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією.
Якщо відсутність документів в архіві установи зумовлена їх втратою або знищенням, текст листа засвідчують печаткою установи-фондоутворювача або правонаступника.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 288; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!