Перевіряння наявності та стану справ
1. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.
2. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.
3. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
4. Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:
переміщення справ в інше сховище;
ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;
зміни завідувача архівом (особи, відповідальної за архів);
припинення установи.
5. Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною керівником установи. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
|
|
|
6. Фізичний стан справ оцінюється шляхом їх візуально перегляду. У процесі перевіряння фізичного стану підлягають виявленню:
документи, уражені цвіллю, комахами;
документи з пошкодженням основи;
документи з пошкодженням тексту;
вологі документи.
7. Справи, що видавалися в структурні підрозділи, читальний зал і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.
8. Під час перевірки наявності та стану справ необхідно дотримуватися таких правил:
зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;
підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;
вилучати не внесені в описи справи;
вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.
9. Під час перевіряння наявності та стану документів забороняється:
робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;
вносити до опису необліковані одиниці зберігання.
10. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до цих Правил, потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до цих Правил. У цих документах міститься інформація про загальну кількість справ за описами, кількість наявних справ, про невиявлені справи, про справи, видані в тимчасове користування, пошкоджені справи, справи, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, палітурних робіт або підшивки, відновлення згасаючих текстів.
|
|
|
11. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.
У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.
Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
12. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.
|
|
|
Згідно з актами перевіряння наявності та стану справ проводиться робота з усунення виявлених недоліків.
13. Після закінчення перевірки наявності та стану справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп «Перевірено» і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.
Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
14. Виявлені необліковані документи передаються завідувачеві архівом (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем і актом перевіряння наявності. Після цього справа(и) описується(ються), а в облікових документах фіксуються відповідні зміни.
15. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.
|
|
|
Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації.
Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до цих Правил, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.
У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву акта про вилучення документів з НАФ та його затвердження керівником установи архів установи вносить зміни в облікові документи архіву.
16. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:
вивчають усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;
організовують розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;
перевіряють справи фондів, що знаходяться поруч;
переглядають правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;
вивчають справу фонду - акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.
17. Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.
Підсумки розшуку фіксуються в графі «Примітка» аркуша перевіряння наявності та стану справ.
18. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 35 до цих Правил.
19. Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів) та затверджує керівник установи. На підставі акта справи знімаються з обліку.
Якщо виявлено нестачу справ (документів), внесених до НАФ, акт подається на розгляд Комісії з контрою за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку.
На підставі акта, погодженого Комісією з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву, документи НАФ знімаються з обліку.
20. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи і подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК державного архіву.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 303; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!