XI. Довідковий апарат до документів архіву
Система довідкового апарату архіву
1. Система довідкового апарату - це комплекс взаємозалежних і взаємодоповнюючих архівних довідників, баз даних про склад, зміст і місцезнаходження архівних фондів і (або) архівних документів, що створюється на єдиній науково-методичній основі для оперативного пошуку документів та найефективнішого використання інформації, що міститься в них.
2. Обов’язковими типами архівних довідників є описи, номенклатури, архівні каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників, а також покажчики, огляди архівних документів, історичні довідки до архівних фондів установи.
3. Склад архівних довідників і баз даних в архіві установи визначається видом архіву, кількістю фондів, складом і змістом архівних документів, характером і завданнями пошуку документів, інтенсивністю використання документів.
Описи та номенклатури справ
1. Архівні описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, послуговуються пошуковими даними, закріпленими описом справ: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.
Опис складається з описових статей, підсумкового запису, засвідчувального напису і довідкового апарату до опису.
Порядок складання архівних описів визначено в розділі VII цих Правил.
2. Номенклатури справ використовуються в архіві установи для визначення складу, змісту та місцезнаходження документів тимчасового (до 10 років) строку зберігання.
|
|
|
Для створення архівних довідників і (або) баз даних документів тимчасового (до 10 років) зберігання послуговуються сформованими в діловодстві картотеками, пов’язаними з пошуковими даними, номенклатурами справ, що заміняють в архіві установи описи.
Архівні каталоги та архівні картотеки
1. Архівні каталоги (архівні картотеки) створюють на ті документи фондів або їх частин, які використовуються найчастіше (постанови, рішення, накази, розпорядження, особові справи, наукові звіти тощо).
2. Об’єктами описування в каталозі чи картотеці можуть бути: документи (група документів, частини документів), одиниці зберігання (одиниці обліку), описи, фонди.
3. Архівні картотеки можуть від початку створюватися в архіві установи, а також можуть базуватися на довідкових картотеках, які сформовано в діловодстві установи та передано до архіву разом з документами, наприклад, журнали (картки) реєстрації наказів з основної діяльності.
4. Залежно від мети використання документів і змісту документів архіву установи створюють різні види картотек - предметні, тематичні тощо.
5. У предметній картотеці картки групують за алфавітом предметних понять (фактів, подій, географічних назв) і осіб. Подальша систематизація здійснюється в логічній або хронологічної послідовності. Різновидами предметної картотеки є іменна та географічна картотеки.
|
|
|
6. У тематичній картотеці картки групують у межах тем (відповідно до змісту документів, напрямів діяльності). Різновиди тематичної картотеки - картотека з історії установи і картотека назв фондів.
7. Кілька архівних картотек одного виду утворюють архівний каталог. Для формування архівних каталогів використовують каталожні картки. Залежно від побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні, предметні і їх різновиди (іменний, географічний, об’єктний).
Покажчики
1. Покажчики розробляють як самостійні архівні довідники (архівний покажчик) або вони можуть бути елементом довідкового апарату архіву установи (покажчики до описів справ, каталогів, оглядів архівних документів).
2. Покажчики складають до справ або документів одного опису, кількох описів фонду, усього фонду (пофондовий покажчик), кількох фондів (міжфондовий покажчик).
3. За формою покажчики можуть бути у вигляді аркушів, карток або в електронному вигляді. За структурою рубрик покажчики поділяють на глухі (предметні поняття та їх пошукові дані) та анотовані (предметні поняття мають пояснення та їх пошукові дані).
|
|
|
4. Основними видами покажчиків є предметний (його різновиди - тематичний, іменний, географічний) та хронологічний. За групуванням понять всередині покажчика розрізняються алфавітні, систематичні, хронологічні.
5. Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. Загальний предметний покажчик містить різнорідні предметні поняття різного характеру, спеціальний - однорідні предметні поняття (види документів, прізвища авторів, найменування установи та її структурних підрозділів, назви галузей тощо).
Загальний предметний покажчик за структурою рубрик може бути тільки глухим, спеціальний - глухим або анотованим.
6. У тематичному покажчику предметні поняття наводять в алфавітному порядку, назви рубрик зазначають у називному відмінку.
7. Іменний покажчик створюють за алфавітною ознакою. До нього включають прізвища, імена, по батькові (різночитання, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки). Іменний покажчик може бути глухим або анотованим.
8. Елементи географічного покажчика впорядковують за алфавітною ознакою. У ньому наводять назви держави, адміністративно-територіальних одиниць, морів, рік та інших географічних об’єктів.
|
|
|
Назви узагальнюючих географічних або адміністративно-територіальних одиниць включають до покажчика без конкретизації, у тому вигляді, в якому їх подано в заголовках справ або в архівних документах.
9. Хронологічний покажчик складається з рубрик, що включають дати історичних подій, явищ і фактів або дати документів. Такий покажчик є глухим.
10. У покажчику застосовується система загальних і окремих відсилок, за допомогою яких встановлюється зв’язок між тотожними поняттями.
Огляди архівних документів
1. Різновидами оглядів є: огляд фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного фонду) та тематичний (подає відомості про склад і зміст документів одного або кількох фондів з певної теми).
2. Обов’язковими елементами характеристики документів є індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані.
У групових анотаціях наводять стислий зміст груп справ, вказують основні види включених до них документів, подають відомості про авторів, хронологічні межі, оригінальність і пошукові дані. Часом групові анотації доповнюють індивідуальними, в яких повніше розкривають зміст найважливіших документів.
3. В огляді фонду та тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст документів одного фонду, пошукові дані складаються з номерів описів, справ, аркушів справ. У тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст архівних документів кількох фондів, пошукові дані доповнюються номерами цих фондів.
4. До складу довідкового апарату огляду входять титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, покажчики. До тематичного огляду повинен бути складений список фондів, інформація про які міститься в огляді, та бібліографія за темою.
У передмові до огляду наводять відомості про історію фондоутворювача (фондоутворювачів) та фонду (фондів), структуру огляду, склад довідкового апарату.
5. Схемами побудови оглядів є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна.
Історична довідка до фонду
1. Архів установи складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.
Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.
Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.
2. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.
3. У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:
дата створення установи (з посиланням на акти);
підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни;
структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);
система або галузь, до складу якої належить установа на момент створення довідки;
зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);
причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.
4. У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:
дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;
відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);
зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);
особливості формування, описування і систематизації документів;
відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;
ступінь збереженості документів фонду;
відомості про склад довідкового апарату до фонду;
відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи);
умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);
дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).
5. У третій частині подають відомості про:
склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;
особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);
повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;
особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).
6. В історичній довідці обов’язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.
7. Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує керівник архіву або особа, відповідальна за архів в установі.
8. Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.
Якщо установа є джерелом формування НАФ, історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 354; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!