Загальні вимоги до обліку документів
1. Облік здійснюється з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом документів шляхом визначення кількості і складу в установлених одиницях обліку і фіксації (реєстрації) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та їх загальної кількості в облікових документах.
2. Під обліковим документом розуміється документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Облікові документи повинні зберігатись у робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у сейфі або металевій шафі, що опечатується.
Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву в присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів). Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видаються.
3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві установи, у тому числі неописані і непрофільні, страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності), описи справ.
4. Архів установи здійснює централізований облік фондів і документів. За наявності кількох архівосховищ облік також ведеться в кожному архівосховищі.
5. Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.
Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку й ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду або архівної колекції, опису, одиниці зберігання.
|
|
|
Номер архівного фонду присвоюється відповідно до порядку, визначеного в пункті 11глави 4 розділу IX цих Правил.
Одиниці обліку
1. Основними обліковими одиницями для документів незалежно від матеріального носія інформації є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання (од. зб.).
2. Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа (див. пункт 1 глави 4 розділу IX).
3. Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).
4. Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - у неописаних справах та аркушах.
Система облікових документів архіву
1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.
2. Облік документів в архіві ведеться за основними та допоміжними обліковими документами.
3. Склад і форми основних облікових документів є обов’язковими для кожного архіву установи. До основних облікових документів належать:
|
|
|
книга надходження та вибуття документів;
список фондів;
справа фонду;
описи справ;
реєстри описів;
анотовані переліки унікальних документів Національного архівного фонду.
4. Необхідність ведення і види допоміжних облікових документів визначаються установою самостійно. Форми цих облікових документів встановлюються установою.
До допоміжних облікових документів належать: листи фонду, картки і книги обліку руху фондів, книги обліку документів з кадрових питань (особового складу), книга обліку документів, вилучених для знищення, книги обліку документів, переданих до інших архівів, тощо.
5. Для централізованого державного обліку документів НАФ складається паспорт архіву.
6. Обліковим документом для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву, є номенклатура справ.
Порядок ведення основних облікових документів
1. У книзі обліку надходження та вибуття документів архіву, форма якої наведена вдодатку 37 до цих Правил, ведеться облік усіх справ, прийнятих архівом від структурних підрозділів організації, вилучених для знищення, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших установ. Кожне надходження та вибуття позначаються самостійним номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.
|
|
|
На перше січня кожного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.
Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.
2. Список фондів архіву, форма якого наведена в додатку 38 до цих Правил, ведеться в архіві, що зберігає документи двох і більше фондів (колекцій). Кожному фонду, що надходить на зберігання, присвоюється порядковий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. Якщо фонд підлягає передачі на постійне зберігання, то через косу риску вказується номер цього фонду в державній архівній установі (архівному відділі міської ради) (у випадку, якщо документи фонду раніше передавалися до цих архівних установ). У списку фондів фіксуються повна назва та скорочена назва фондоутворювача на момент надходження фонду в архівосховище. Номер вибулого фонду не присвоюється фонду, що надійшов на зберігання. При надходженні на зберігання фонду ліквідованої установи фонду надається назва на дату ліквідації. Об’єднаний фонд вноситься під узагальненою назвою. Об’єднаному фонду, створеному в архіві установи, надається один з номерів архівного фонду, включеного до складу об’єднаного, як правило, найбільшого за обсягом справ. Для архівної колекції, створеної в архіві установи, надається узагальнена назва включених до неї документів, а для колекції, сформованої колекціонером, - її назва.
|
|
|
На 01 січня кожного року до списку фондів складається підсумковий запис, в якому зазначаються кількість фондів, що вибули, що надійшли протягом року, та загальна кількість фондів, що знаходяться на зберіганні.
3. Справа фонду ведеться на кожний фонд архіву. Вона містить документи, що відображають історію установи-фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку або передмови до описів, схему систематизації фонду, методичні посібники з науково-технічного опрацювання документів фонду, створення облікового та довідкового апарату, реставрації і консервації, створення страхового фонду та фонду користування, акти перевірок наявності та стану справ, акти про невиправні пошкодження, акти передачі фонду на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), акти вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, тощо.
Документи, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, включають до справи фонду тільки з відміткою про внесення змін в усі облікові документи архіву установи. Документи в справі фонду розміщують у хронологічній послідовності. Усі аркуші документів, вміщені до справи фонду, мають бути пронумеровані. Складаються внутрішній опис і підсумковий запис. До них вносяться зміни в міру поповнення справи новими документами. Кожній справі фонду присвоюється номер відповідного фонду. Справа фонду зберігається в архіві установи у порядку збільшення номерів фондів.
4. Описи справ є первинними обліковими документами для поодиничного і сумарного обліку справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (з особового складу), що складаються відповідно до вимог, визначених у главі 3 розділу VI та розділі VII цих Правил.
Поодиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою (одиницею зберігання) самостійного номера, а сумарний облік - складення підсумкового запису до опису, який є підставою для ведення інших облікових документів.
Усі зміни в обсязі справ в опису, пов’язані з вибуттям, надходженням, об’єднанням або розформуванням справ, відображаються в підсумковому запису до зведеного або закінченого опису з посиланням на документ, що підтверджує ці зміни.
Описи справ структурних підрозділів є обліковими документами до складення річного розділу відповідного зведеного опису. Описи структурних підрозділів постійного зберігання, що передають свої документи до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), зберігаються у справі фонду до передавання документів за ці роки на зберігання до відповідних архівних установ. Якщо установа не передає документи постійного строку зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), то описи справ структурних підрозділів вміщуються у справу фонду.
Описи справ структурних підрозділів з кадрових питань (особового складу) зберігаються до погодження річного розділу зведеного опису справ установи з кадрових питань (особового складу) з ЕПК (ЕК) державного архіву або ЕК архівного відділу міської ради.
5. Реєстр описів, форма якого наведена в додатку 39 до цих Правил, ведеться в архіві установи за наявності двох і більше описів.
Описи вносять до реєстру в хронологічній послідовності їх надходження під відповідним порядковим номером. У реєстрі описів фіксуються основні відомості про склад кожного опису, що надійшов до архіву: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ, кількість аркушів в опису і кількість його примірників.
6. Облік унікальних документів НАФ ведеться в архіві установи за анотованим переліком, погодженим ЦЕПК Укрдержархіву.
7. Паспорт архівного підрозділу складають установи, які є джерелами формування НАФ, за формою, наведеною в додатку 40 до цих Правил, щороку у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.
Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.
У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).
Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховуються з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи). Наприклад, установа обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного зберігання тимчасово зберігаються 10 років) подає паспорт до державного архіву області станом на 01 грудня 2012 року, при цьому вона має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів у структурних підрозділах (2010-2011) і зазначити 10 років зберігання документів в архіві (2000-2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені роки, тобто до 2000 року, у графі зазначаються їх кількість і крайні дати (наприклад, 100 справ постійного зберігання за 1998-1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).
8. Номенклатура справ установи застосовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву за рішенням керівника. Для сумарного обліку справ усіх категорій до номенклатури справ складається підсумковий запис. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення «Н» (номенклатура), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи, наприклад:
Н - 2014, спр. № 21.
9. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві зберігаються:
за порядком номерів фондів;
усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.
10. У разі створення страхового фонду та фонду користування їх облік в архіві ведеться на підставі книги обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (додаток 41) та опису страхового фонду (додаток 42) для поодиничного обліку страхових копій.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 564; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!