Хронологічні межі архівного фонду
1. Хронологічними межами фонду є:
архівного фонду установи - офіційні дати створення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;
особового архівного фонду - дата народження і смерті фондоутворювача;
об’єднаного архівного фонду - дата утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим, та дата припинення фондоутворювача у часі пізніше за всіх утворювачів цього фонду;
архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.
2. Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду (вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві.
Організація документів у межах архівного фонду
1. Структурною та класифікаційною основою архівного фонду є справа. Справа включає документи, об’єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку.
Усередині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.
2. Розподіл документів усередині архівного фонду здійснюється на підставі погодженої з державною архівною установою, архівним відділом міської ради схемою, закріпленою описом справ фонду:
|
|
|
структурною (за структурою фондоутворювача, визначеною в штатному розпису);
хронологічною (за роками створення документів);
тематичною (за тематикою документів);
номінальною (за видами і значимістю документів);
функціональною (за функціями, напрямами діяльності фондоутворювача);
географічною (за адміністративно-територіальними одиницями);
кореспондентською (за найменуваннями адресатів, у результаті листування з якими утворилися документи);
авторською (за найменуваннями установ або прізвищами осіб, які є авторами документів).
3. Справи систематизуються за декількома ознаками, застосування яких найбільш раціональне для збереження у фонді логічних та історичних зв’язків між документами і створення найзручнішої для використання документів системи їх організації.
4. Найпоширений тип схеми систематизації в описах є хронологічно-структурний, що використовується для систематизації справ діючих фондоутворювачів, структура яких постійно змінюється; справи фонду групуються за роками, а в межах кожного року - за структурними підрозділами, наприклад:
|
|
|
2009 рік
Канцелярія
Плановий відділ
Виробничий відділ
Відділ праці та зарплати
Фінансово-економічний відділ
Відділ кадрів
Адміністративно-господарський відділ
2010 рік
Канцелярія
Планово-економічний відділ
Виробничо-технічний відділ
Бухгалтерія
Відділ кадрів
Адміністративно-господарський відділ
На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурною схемою, складається єдиний опис.
5. Структурно-хронологічний тип схеми застосовується для систематизації справ установ, що мали стабільну структуру та припинили свою діяльність. При цьому справи групуються за структурними підрозділами, а в межах цих підрозділів - за роками. Приклад:
Відділ діловодства
2010 рік
2011 рік
тощо.
Відділ кадрів
2010 рік
2011 рік
тощо.
6. Функціонально-хронологічна та хронологічно-функціональна схеми систематизації застосовуються при класифікації документів безструктурних установ.
При функціонально-хронологічній схемі заголовки справ розміщуються за функціями та роками:
Керівництво
2007 рік
2008 рік
2009 рік
тощо.
Навчально-виховна робота
2007 рік
2008 рік
2009 рік
тощо.
При хронологічно-функціональній схемі заголовки справ спочатку групуються за роками документів, далі - за функціями фондоутворювача, наприклад:
|
|
|
2010 рік
Керівництво
Планування
Фінансування
Капітальне будівництво
тощо.
7. При невеликому обсязі фонду можливе використання номінально-хронологічної або хронологічно-номінальної схеми. Приклад номінально-хронологічної схеми:
Накази
2010 рік
2011 рік
Плани
2010 рік
2011 рік
тощо.
Приклад хронологічно-номінальної схеми:
2011 рік
Накази
Плани
Звіти
тощо.
8. Документи, що ввійшли до об’єднаного архівного фонду, розташовуються згідно з функціонально-цільовим призначенням фондоутворювача, за хронологією їх створення, за алфавітом назв тощо. У межах кожного фонду, що ввійшов до об’єднаного архівного фонду, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретної установи, складом і обсягом документів. Для фондів однорідних установ використовується загальна схема систематизації.
9. Систематизація документів у колекції визначається тематикою та складом документів. Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, найменуваннями установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.
|
|
|
10. Документи з кадрових питань (особового складу) систематизуються відособлено і включаються в окремий опис за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). На особові справи звільнених працівників може складатися окремий опис.
11. Кожний архівний фонд має свій номер і назву, що відповідає офіційній назві фондоутворювача. Якщо установа - фондоутворювач передає справи на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), номер фонду присвоює відповідний архів. Цей номер присвоюється під час першого надходження документів і не змінюється.
Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, вона самостійно присвоює номери фондам, що зберігаються в архіві установи.
X. Облік документів в архіві
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 352; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!