Створення страхового фонду та фонду користування
1. На унікальні документи установи, що внесені до анотованих переліків унікальних документів, шляхом мікрофільмування створюють страхові копії (негативи першого покоління на рулонній плівці або мікрофішах).
Сукупність страхових копій документів, що зберігаються в архіві, складає страховий фонд. Страховий фонд створюється з метою збереження документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів.
2. Одначасно зі створенням страхового фонду створюється фонд користування (позитивні мікрофільми та мікрофіши).
3. Фонд користування може створюватися також у цільовому порядку на документальні комплекси, які найбільш використовуються, шляхом ксерокопіювання або створення документів на електронних носіях (цифрові копії), що забезпечують ідентичність копії оригіналам.
4. Страховий фонд і фонд користування створюються в порядку, визначеному законодавством.
IX. Організація документів в архіві
Документаційний та архівний фонди установи
1. Документаційний фонд установи складають:
документи постійного (довічного) зберігання, які є складовою частиною НАФ (у разі створення таких документів в установі);
документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Строки зберігання документів встановлюються на підставі експертизи їх цінності; порядок експертизи цінності документів визначається у розділі V цих Правил.
|
|
|
2. Архівний фонд, сформований в архіві установи, поділяється на такі види:
архівний фонд установи, що складається з документів, створених у процесі її діяльності;
об’єднаний архівний фонд, що є сукупністю цілісних комплексів архівних документів, утворених у процесі діяльності двох або більше установ - фондоутворювачів;
архівний фонд особового походження, фондоутворювачем(ами) якого є одна чи декілька фізичних осіб, прийнятий до архіву установи.
3. В архіві установи може зберігатись архівна колекція (колекції) - сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів і об’єднаних за однією або декількома ознаками, наприклад: тематичною, номінальною, авторською, хронологічною, об’єктною тощо. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.
4. Ознакою установи - фондоутворювача є її юридична та організаційна самостійність, що підтверджується наявністю:
акта (закону, постанови, наказу, розпорядження, свідоцтва, статуту, положення) про утворення, реєстрацію, компетенцію, порядок діяльності, функції тощо;
самостійного балансу (кошторису);
розрахункового рахунку в банках;
штатного розпису;
|
|
|
печаток;
атрибутів власного діловодства.
Визначення фондової належності архівних документів і створення архівного фонду
1. Визначення фондової належності документів установи полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи - фондоутворювача з урахуванням хронологічних меж її діяльності.
2. На визначення фондової належності документів установи впливають такі чинники:
зміна конституційного ладу держави;
зміна адміністративно-територіального поділу;
зміна форми власності фондоутворювача;
припинення фондоутворювача.
3. Визначення фондової належності документів установи в разі зміни конституційного ладу держави, зміни адміністративно-територіального поділу, зміни форми власності фондоутворювача визначаються на підставі рекомендацій державної архівної установи.
4. Під час визначення фондової належності документів установи враховують таке:
вхідні документи відносяться до фонду установи, яка їх отримала;
копії вихідних документів відносяться до фонду установи, яка є їх автором;
внутрішні документи відносяться до фонду установи, в якій вони були складені.
5. Під час визначення фондової належності необхідно дотримуватися таких правил:
|
|
|
документи установи та громадських організацій (профспілкових тощо), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об’єднання, фондуються разом;
документи установи та профспілкової організації, що існує вже з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об’єднаного архівного фонду;
справи, що велися послідовно у двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були завершені в діловодстві;
розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставами для розмежування її документів на два архівних фонди;
виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установ, що реорганізуються, до і після реорганізації фондуються разом;
у разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам документи кожної з них утворюють нові архівні фонди;
документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через злиття, приєднання, поділ, перетворення або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди;
особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв’язку з переведенням працівників, долучаються до фонду останньої установи.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 281; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!