Підсумковий запис та засвідчувальний напис до архівних описів справ
1. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів). Наприклад:
У цей опис включено 250 (двісті п’ятдесят) справ з № 1 по № 250, у тому числі:
літерні номери: 50а, 145а, 145б;
пропущені номери: 170, 205.
2. Кожну зміну загальної кількості справ в опису, пов’язану з надходженням, вибуттям, об’єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису. Приклади:
До опису включено справу № 78-а. Підстава: акт про перевіряння наявності і стану справ від 17.01.2015 № 3;
Справи з № 112 по № 115 виключено з опису. Підстава: акт про нестачу архівних справ (документів) від 12.06.2014 № 2;
Справи №№ 50, 58, 70 вилучено. Підстава: акт про вилучення справ з НАФ від 12.01.2014 № 1;
Справу № 200 розформовано. Документи справи № 200 частково включено в справу № 180. Справи 134 та 136 об’єднано. Підстава: акт від 20.01.2015 № 1.
3. Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі «Примітка» проти кожної справи, що вибула, роблять позначку «Вибула».
4. Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису. Форма засвідчувального напису до розділу опису наведена у додатку 17 до цих Правил.
|
|
|
Передмова до зведених архівних описів справ
1. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.
2. Передмова до опису складається з двох частин:
перша - історія установи-фондоутворювача;
друга - історія фонду.
У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності установи, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).
3. Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.
|
|
|
Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується з державною архівною установою (архівним відділом міської ради), у зоні комплектування якої перебуває установа.
Нумерація зведених архівних описів
1. У межах архівного фонду першому річному розділу зведеного опису справ кожного виду надається номер. До опису з кадрових питань (особового складу) додають літерні індекси «к» або «о/с», описам справ тривалого (понад 10 років) зберігання - літерний індекс «т», наприклад:
опис № 1 справ постійного зберігання,
опис № 2-к з кадрових питань (особового складу),
опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання.
2. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ будуть мати цей самий номер до складення закінченого опису, при цьому після номера кожного наступного річного розділу опису справ у дужках зазначається слово «продовження», наприклад: «Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання».
3. Не дозволяється надавати описам однакові облікові номери, наприклад, два описи № 1 постійного строку зберігання, а також надавати їм літерні індекси «а», «б» тощо.
|
|
|
4. Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.
5. Облік описів справ в архіві установи здійснюється відповідно до пункту 5 глави 4 розділу X цих Правил.
Закінчений архівний опис справ
1. Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.
Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.
2. Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.
3. Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис, складений відповідно до пунктів 1 - 3 глави 5 цього розділу. Якщо опис складається з кількох томів, то підсумковий запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.
|
|
|
4. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис відповідно до додатка 17 до цих Правил та аналогічно згаданому реквізиту, наведеному впункті 7 глави 2 розділу VI цих Правил. У загальному засвідчувальному написі відображаються всі зміни в обсязі справ, внесених до опису, пов’язані з вибуттям, надходженням, об’єднанням і розформуванням справ (на підставі відповідних документів). Відтак засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведеного опису, вилучають.
5. Обов’язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, що складається за формою, наведеною в додатку 23 до цих Правил, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.
6. До складу титульного аркуша входять дані для пошуку опису в архіві: остання офіційна назва установи-фондоутворювача (із зазначенням на окремому аркуші відомостей про перейменування та зміни в підпорядкуванні, що відбулися протягом періоду, за який документи включено до опису), номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати справ.
7. У змісті до закінченого опису справ перелічують (із зазначенням номерів відповідних аркушів) такі елементи: передмова (загальна); доповнення до передмови, що вміщувалися в кожному річному розділі опису; назви розділів і підрозділів опису; назви інших груп документів, включених до опису (їх подають відповідно до схеми систематизації опису); список скорочень (у разі наявності у річних розділах). Зміст розташовують на початку закінченого опису справ.
8. Передмову складають відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу. Для її написання послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву організації, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.
9. Список скорочень складають, якщо в закінченому опису справ вжито скорочені назви, абревіатури, характерні для сфери діяльності установи. Підставою слугують списки скорочень до річних розділів зведених описів. Розташовують скорочення за абеткою. Розшифрування наводять через тире після скорочень. До списку не включають загальноприйняті скорочення слів (р. - рік, м. - місто, арк. - аркуш тощо), а також складноскорочені назви організацій (профспілка, облдержадміністрація, сільрада тощо).
Списки скорочень до річних розділів зведених описів справ вилучають.
10. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 637; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!