Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, наведеною в додатку 21 до цих Правил. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання «До ліквідації установи» (окрім документів з кадрових питань (особового складу)). Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
2. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках та схвалюються ЕК установи. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подаються на схвалення ЕК органу вищого рівня (за наявності).
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання подаються на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради за рішенням цих комісій.
3. У разі ліквідації установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, опис тривалого (понад 10 років) зберігання документів переробляється з метою виокремлення документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, та після схвалення ЕК установи та ЕК органу вищого рівня (за наявності) обов’язково подається на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради.
|
|
|
4. Схвалені та погоджені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
5. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999.
Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)
1. Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за формою, наведеною в додатку 22 до цих Правил. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці установи, та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.
2. Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:
накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);
облікові документи (списки працівників установи);
|
|
|
книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);
картки з обліку особового складу;
особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;
контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);
бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
нагородна документація;
документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).
3. Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.
4. Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:
21. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «К».
|
|
|
22. Те саме, з прізвищами з літери «Л» по літеру «Я».
5. У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку заведено справу.
6. Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:
Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери «А» по літеру «Н».
7. Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом, наприклад:
Особові рахунки працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «М».
Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту.
8. Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.
9. Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають у трьох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа.
|
|
|
10. Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради їх затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
11. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 294; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!