VII. Складання архівних описів справ
Порядок складання річних розділів зведених описів справ установи
1. Підготовка річних розділів зведених описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) покладається на архів установи.
2. Якщо в установі створюється за рік до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п’ять років.
На специфічні для конкретної установи справи (судові, слідчі, наукові звіти тощо) складають окремі описи.
3. Зведені описи справ складають на основі річних розділів описів справ структурних підрозділів, у тому числі відокремлених структурних підрозділів без статусу юридичної особи, а в безструктурних установах - на основі зведеної номенклатури справ за той самий рік.
В установах, що не мають структурного поділу, архівні описи складаються за напрямами діяльності установи.
4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису - аналогічний порядку, зазначеному в пунктах 5 та 6 глави 3 розділу VI цих Правил.
Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до вимог, викладених у пункті 9 глави 3 розділу VI цих Правил.
5. Перш ніж включати заголовки справ до річного розділу зведеного опису, необхідно звірити заголовки справ з описами справ структурних підрозділів (для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік), перевірити правильність формування та оформлення справ.
|
|
|
6. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, включають до річного розділу під літерними номерами (наприклад, 10-а, 284-б тощо) або вміщують у кінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Вибір того чи того варіанту залежить від кількості таких справ.
7. Річні розділи зведених описів справ нумеруються у валовому порядку за вимогами, встановленими у главі 7 цього розділу, до них складаються підсумковий запис та засвідчувальний напис згідно з вимогами, визначеними у главі 5 цього розділу, а також передмова, що складається відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу.
Річні розділи зведених описів справ не підшивають і не оправляють; вони повинні зберігатися в теках з клапанами або зав’язками.
8. Річний зведений опис справ складається не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві.
Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, наведеною в додатку 20 до цих Правил. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку «ЕПК». Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
|
|
|
2. Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міської ради).
3. Установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архіві установи, а другий - у службі діловодства.
4. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 331; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!