Звітування та облік роботи архіву
1. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.
Один примірник звіту за необхідності може направлятися до відповідної архівної установи.
Звіти підписуються керівником архіву (особою, відповідальною за архів).
2. Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу за формою, встановленою для установи в цілому. В архівах, де працюють декілька працівників, додатково ведуться індивідуальні щоденники обліку праці, у яких зазначаються обсяги робіт, виконані кожного робочого дня.
Здійснення контролю за станом архівної справи
1. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:
за станом архівів і організацією документів у діловодстві в підвідомчих установах;
за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах установи, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.
2. Роботу архіву з підвідомчими установами фіксують у відповідних картках за формою, наведеною в додатку 48 до цих Правил.
3. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п’ять років, а в структурних підрозділах самої установи - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.
|
|
|
4. За підсумками перевіряння підвідомчих установ складається довідка або доповідна записка на ім’я керівника установи, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства в підвідомчих установах, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.
З висновками перевіряння ознайомлюють керівників підвідомчих установ та безпосередніх виконавців і керівників відповідних структурних підрозділів.
5. За підсумками перевіряння структурних підрозділів складається довідка або доповідна записка на ім’я керівника установи, у якій аналізуються стан збереженості документів у структурних підрозділах, відповідність формування справ зведеній номенклатурі справ, якість формування справ, стан підготовки справ на архівне зберігання, зазначаються виявлені недоліки і пропозиції щодо їх усунення.
З висновками перевіряння ознайомлюють безпосередніх виконавців і керівників відповідних структурних підрозділів. У разі виявлення суттєвих недоліків ініціюється перед керівництвом установи видання наказу про вжиття заходів щодо їх усунення.
|
|
|
Надання платних послуг
1. Архіви можуть надавати платні послуги відповідно до частини першої статті 35 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
2. Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюються архівом безоплатно відповідно до законодавства.
XIV. Передавання справ на постійне зберігання
Порядок передавання документів на постійне зберігання
1. Відповідно до законодавства державні і комунальні установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, зобов’язані передавати їх на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад після закінчення граничних строків зберігання в архіві установи, зазначених у главі 5 розділу VI цих Правил.
2. Юридичні особи, засновані на приватній формі власності, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, можуть передавати їх до державних та інших архівних установ на підставі договору.
3. Передавання документів НАФ на постійне зберігання здійснюється щороку згідно з графіками, затвердженими керівниками установи та відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради).
|
|
|
4. В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік), а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на постійне зберігання за погодженням з відповідним державним архівом (архівним відділом міської ради) здійснюється один раз на 3-5 років або після закінчення строків скликання.
5. Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником державної архівної установи (архівного відділу міської ради) проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи.
6. Документи установ передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи за описами, затвердженими в порядку, визначеному у главі 2 розділу VII цих Правил.
Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або продовження історичної довідки.
7. Документи до державної архівної установи (архівного відділу міської ради) доставляються транспортом за рахунок установи-здавальника.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 195; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!