Оформлення приймання-передавання справ на постійне зберігання
1. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 49 до цих Правил, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, а другий залишається у справі фонду архіву установи.
2. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві установи.
3. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.
Установа зобов’язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ у строки, встановлені державною архівною установою (архівним відділом міської ради). На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.
4. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.
XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи
|
|
|
Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи
1. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.
2. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.
Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)
1. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 50 до цих Правил.
2. Для приймання-передавання архіву наказом керівника установи призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.
|
|
|
3. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:
справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);
облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);
печаток і штампів, якими користується архів;
стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;
умов зберігання документів.
4. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується керівником установи.
5. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує керівника установи для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.
Передавання документів у разі припинення установи
1. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.
Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна.
|
|
|
2. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.
3. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, усі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), або інших архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, які відповідно до законодавства можуть здійснювати зберігання документів, що не належать державі та територіальним громадам (далі - приватні архіви).
|
|
|
4. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.
5. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, усі справи і документи установи-фондоутворювача передаються до трудових архівів або приватних архівів.
Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.
6. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.
7. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом».
| Директор Департаменту взаємодії з органами влади та інформаційно-аналітичної роботи | Н.А. Козловська |
| Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 6 глави 2 розділу ІІ) |
ЖУРНАЛ
реєстрації бланків документів*
| Надходження | Видавання | ||||||||||
| дата надходження | дата, реєстраційний індекс супровідного листа | звідки надійшли | кількість примірників | серія і номери бланків | дата видавання | найменування підрозділу | прізвище та ініціали працівника, який отримав бланк | кількість примірників | серія і номери бланків | розписка про отримання | примітка (відмітка про повернення, знищення) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 2 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 9 глави 3 розділу ІІ) |
ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*
| № з/п | Відбиток печаток і штампів | Кому видано | Дата повернення і розписка про приймання | Примітка (відмітка про знищення) | ||
| найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи | прізвище та ініціали відповідальної особи | дата і розписка про отримання | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 3 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 9 глави 1 розділу ІIІ) |
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ року
| Документи | Кількість документів | ||||
| оригінали | копії | усього | |||
| Вхідні | |||||
| Вихідні | |||||
| Внутрішні | |||||
| Усього | |||||
| Посада керівника служби діловодства | _________ | _____________________________ | |||
| ___ ________________ 20__ року | |||||
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 4 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 3 глави 3 розділу ІIІ) |
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
Формат А4 (210х297).
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установи (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
| Додаток 5 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 3 розділу ІIІ) |
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
| Дата надходження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція, відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 6 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 3 розділу ІIІ) |
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 7 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 3 розділу ІIІ) |
ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів*
| Дата та індекс документа | Короткий зміст | Резолюція або відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 437; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!