Study the rules of business letters writing (envelope / cover, business letters)
ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА
Адрес на конверте печатается следующим образом: номер дома, название улицы, город, страна. Реквизиты и адрес получателя располагается в левом верхнем углу. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:
Registered (Заказное),
Air-Mail (Авиа),
Express Delivery (Co срочнойдоставкой),
То Be Called ForилиPoste Restante (Довостребования).
Образцы адресов на конвертах:
| REGISTERED Penguin Books Ltd., 27 Wrights Lane, London W8 5TZ, England. | AIR-MAIL Co. Knigomir, 30 Korolev Street, Moscow, Russia, 600700 |
Реквизиты и адрес отправителя располагается в нижней части лицевой стороны конверта или на его оборотной стороне.
Ему часто предшествует следующая надпись:
If not delivered, please return to ... В случае недоставки просьба вернуть письмо ... (далее следует адрес отправителя).
Если письмо адресуется лицу, чей точный адрес неизвестен, то оно часто направляется какой-либо организации, с которой данное лицо поддерживает деловую связь и которая может передать или переслать ему это письмо. В этом случае перед названием организации пишутся слова In care ofилиCare of (сокращенноc/о), означающие на попечение и употребляющиеся в смысле по адресу, через.
Схематично конверт к письму будет выглядеть следующим образом:
AIR-MAIL
If not delivered, please return to ... Mr. Peterson, Manager Penguin Books Ltd., 27 Wrights Lane, London W8 5TZ, England
|
Обратите внимание!
Если письмо адресуется в США, то необходимо после названия города указать название штата. Объясняется это тем, что в разных штатах США имеются города с одним и тем же названием. Это же касается указания графства в Англии.
СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Деловые и коммерческие письма пишутся по установленной форме, чаще на напечатанных типографским способом бланках.
Обратите внимание!
Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответствующему делу. В деловых письмах стремятся, по возможности, избегать переноса слов. В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.
Деловое письмо имеет следующие части:
1. Шапка письма
2. Внутренний адрес
3. Строка: Внимание (не обязательно)
4. Дата
5. Приветствие
6. Ссылка
7. Основной текст письма
8. Комплементарная концовка
9. Подпись, должность, отдел
10. Посылочные инициалы, вложения, копии
| Penguin Books Ltd 27 Wrights Lane, London W8 5TZ, England(1) Sales Department, Co. Knigomir, 30 Korolev Street, Moscow, Russia, 600700(2) Attention: P. Ivanov (3) 20th September 2006 (4) Dear Sir: (5) Ref: PC Program analyst (6) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxхххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxхххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxx хххххххххххххххххххxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (7) Yours sincerely,(8) B. Peterson B. Peterson Manager(9) AP/CL Encl. (10) cc: D.Dube |
(1)Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и пр. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности. Названия российских фирм и компаний не переводятся на иностранные языки. Они пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.
(2) Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
(3)Выражение Attention: P. Ivanov (Вниманию такого-то)включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Или пишется на конверте в нижнем левом углу.
(4)Дата обычно пишется следующим образом:
вСША - September 20, 2006,
вАнглии - 20 th September, 2006 / 20 September 2006 / 20 Sep., 2006.
В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты - 20th September, 2006. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от российских организаций.
Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:
January - Jan., February - Feb.,
April – Apr., August - Aug.,
September - Sept., October — Oct.,
November - Nov., December - Dec.
Обратите внимание!
Следует избегать употребления в датах цифр вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть понято в различных странах по-разному. Так, дата 6.2.2014 будет понята в США как 2 июня 2014 г. ввиду того, что в этой стране принято указывать в датах сначала месяц, а затем число. В Англии, как и в России, такая дата означает 6 февраля 2014 г.
(5)Формыприветствия:
DearSir, \DearSir:
Dear Sirs, \Gentlemen:
Dear Madam, \ Dear Madam:
Dear Mrs. Smith,\ Dear Mrs. Smith:
For the attention of Mr. E. Wilson\Attention: Mr. E.G. Wilson
За приветствием стоит двоеточие или запятая.
(6)Ref. (сокращ. от reference - ссылка; справка) заимствовано из служебных записок, но в письмах используется редко.
(7)Основной текст делового письма может состоять из одного абзаца. Текст делового письма должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил этикета, быть точным (следует избегать лишних слов и фраз), законченным, грамотным с точки зрения языковых норм.
(8)Обычныеконцовки:
ИскреннеВаш,… Yours sincerely,… / Yours faithfully, …/ Sincerely yours,…
(9) Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:
ррDiana
PriceDavidBradly
ManagingDirector,
где рр (сокращ. от per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.
(10) Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал/переводил письмо и/или печатал его (AP/CL: AP - кто диктовал, CL – кто печатал).
Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов (Encl. = Enclosure:)
Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 382; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!