Переговоры проводятся в специальной комнате и не мешают тем, кто находится в рабочем помещении

Основные причины, заставляющие корпорации пересматривать привычные взгляды на устройство и дизайн офиса, – это новые возможности компьютерных технологий и либеральные взгляды современных руководителей на такие составляющие «старой» корпорации, как строгая иерархия, наличие определенного места у каждого человека, контроль за присутствием сотрудников.

Небольшой компании довольно невыгодно постоянно снимать реальный офис, особенно если ее основная штаб-квартира находится за пределами Москвы. Таким фирмам целесообразнее иметь в столице просто имиджевое представительство. Как правило, в этом офисе постоянно работает только секретарь. Адрес в солидном бизнес-центре и возможность провести там переговоры (аренда помещения для переговоров обходится в среднем в 40-50 долларов в час) подчеркивают солидность компании и прочность ее финансового положения.

Заменять штат сотрудников одним секретарем и арендовать комнаты для переговоров на час придумали, конечно, не москвичи. Мода на «виртуальные офисы» пришла к нам с Запада. Там оказание услуг по системе «виртуальных офисов» стало целой индустрией. У нас в России этим пользуются немногие.

Виртуальный офис можно создать и в Интернете. Другое рациональное и радикальное решение сокращения расходов по аренде предлагают архитекторы. Они также называют его «виртуальный офис»,т. е. пространство, где у человека нет закрепленного за ним места. Благодаря развитию компьютерных сетей и связи люди получают возможность работать дома или в дороге, а деловые встречи все чаще проводятся вне офиса. Дизайнеры приходят к выводу, что выделять постоянное место человеку нерационально и к тому же просто дорого.

Виртуальный офис может на 40% уменьшить расходы компании за счет сокращения площади и затрат на оформление и эксплуатацию помещений. Создание приличного офисного интерьера обходится московским фирмам в 800 долларов за 1 кв. м, примерно столько же стоит годовая аренда офисного помещения в престижном здании в центре города.

Скорее всего, офис сохранит лишь представительские функции. Офис –это некоторое шоу, которое должно поразить и заинтриговать посетителя. Руководители поймут, что всех сотрудников необязательно заставлять приходить на работу и изображать бурную деятельность. Общение с офисом и обмен информацией будет осуществляться через компьютерные сети.

Полный вариант виртуального офиса выглядит так. Сотрудник заранее бронирует для себя рабочее место в офисе на определенный день и срок. Ему сообщают номер места, и к прибытию человека там, как в хорошей гостинице, будет все, что необходимо, вплоть до нужных материалов, личной тумбочки и имени на двери. Компьютер на рабочем столе подключен к Интернету и, конечно, к внутренней сети самой компании и ее базам данных. Сотрудник подтверждает свое прибытие с помощью магнитной карты, на рабочее место переводится его номер телефона. Покидая офис, сотрудник предупреждает с помощью той же карты, что место освободилось.

Одними из первых этой идеей воспользовались юристы и консультанты, ведь собственный офис им нужен только время от времени. Подобным образом устроены некоторые американские офисы компаний «Артур Андерсен» и «Эрнст энд Янг». Нужно время, чтобы привыкнуть к такому стилю. Однако экономия времени и сил перевешивает чувство привязанности к собственному столу.

Есть и более упрощенные варианты, которые хороши для сотрудников с ежедневно меняющимися задачами: менеджеров по рекламе, PR-менеджеров. Рабочее место человека воплощает лишь его портативный компьютер и любая розетка в офисе. Если сегодня сотруднику нужно, скажем, что-то найти в архиве, он оказывается именно там. А завтра его рабочее место будет в переговорной комнате. Вся информация при этом хранится на сервере, к которому можно подключиться из любой точки офиса.

В России из-за несовершенства телекоммуникаций виртуальный офис по полной программе вряд ли возможен. Однако компании, где сотрудники (например, менеджеры по продажам) проводят много времени в разъездах, используют один из его вариантов: сотрудники сидят за общим столом, куда легко прикатывается собственная тумбочка. Освободив место, менеджер ставит тумбочку в специальную комнату (так устроен офис, например, в фирме Rank Xerox).

Однако для большинства служащих офис еще очень долго будет оставаться вторым домом, поэтому главным является рациональное и эргономичное использование дорогого офисного пространства. Есть разработки «кочевого офиса», когда рабочее место может легко и быстро трансформироваться (чаще всего это возможно в офисах, созданных по принципу открытого плана).

Мебель также оценивается с точки зрения ее мобильности и способности к реорганизации. Почти вся мебель снабжена колесиками, часть легко раскладывается: например, из тумбочки может получиться стол и шкаф.

Мы поможем в написании ваших работ!