Обработка поступивших документов
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пятнадцать минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Один раз.
Теперь мы поговорим о хранении документов — но не пропускайте это упражнение, скука вас не уморит. Бумаги можно хранить на лотках, в шкафах, в грудах на полу (не забывайте того, что в первой части книги было сказано о внешнем виде рабочего места) — делайте с ними что вам угодно. В качестве первой части упражнения пометьте для разных надобностей несколько лотков для бумаг (или других емкостей, в которых вы их храните). Чаще всего возникает необходимость в лотках «Входящие», «Исходящие», «Прочесть сегодня», «Работа на неделю» и «На хранение». Возможно, у вас будут и другие надобности. Я завел себе лотки «Расходы» и «Налоги», поскольку веду небольшое дело.
Теперь вам нужно приучить себя к двум требованиям. Во-первых, используйте лотки по назначению. Когда документы попадают к вам, они должны оказаться в лотке «Входящие». Когда вы работаете с документами (как вы уже узнали из занятия 13.5. «Бумажные горы»), они должны распределяться по соответствующим лоткам (или отправляться в корзину для мусора). В лотке «Входящие» ничего не должно застревать; также ни одна бумага не должна остаться нераспределенной. Кроме того, ежедневно проверяйте, не пришла ли пора переложить какие-нибудь документы из лотка «Работа на неделю» в лоток «Прочесть сегодня». Второе, к чему вы должны приучиться, — это хранение документов. Этим следует заниматься регулярно, но не очень часто: скажем, раз в неделю. Просматривая лоток «На хранение», постарайтесь освободить его: многие судебные процессы показали, что хранение лишних документов может дорого обойтись. Если бумагу нужно хранить, подшейте ее в соответствующую папку, если такой папки нет — заведите ее, а если для этой бумаги папку заводить не стоит, отправьте документ в мусорную корзину.
|
|
|
280
Интенсивный курс личного развития
Обратная связь
Эта система лотков может показаться мечтой бюрократа. На самом деле она ею не является: вы ведь только сортируете бумаги. Распределив документы по лоткам, вы сможете от них освободиться и приступить к действительно важной работе.
Результат
Это упражнение призвано помочь вам освободиться от вороха входящих документов. С его помощью можно упорядочить поступающие материалы, чтобы с ними было проще работать.
Варианты
Если ваши потребности в хранении документов невелики, обрабатывайте их сразу, не откладывая в папку «На хранение».
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
|
|
|
Интенсивный курс
20.3
Техника:
План работы с документами
Подготовка: Выполните предыдущее упражнение. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Ежедневно или еженедельно.
Если вы хотите все держать под контролем, вам потребуется максимум определенности в работе с документами. Прежде чем приступать к этому упражнению, вы должны выполнить предыдущее («Обработка поступивших документов») и обзавестись аккуратной системой лотков для бумаг. Поступите с ними следующим образом: для каждого рабочего дня укажите в ежедневнике время для обработки документов, телефонных звонков и электронной почты. Не забывайте также выделять особое время для чтения — вы можете запланировать его заранее (я предпочитаю читать за обедом) или просто отвлекаться на хорошую книгу, когда у вас пропадет охота чем-либо заниматься (в таком случае постарайтесь, чтобы желание работать не пропадало у вас окончательно).
Но ваш рабочий день далеко не закончится после того, как вы рассортируете документы по лоткам (если только это не является основным занятием). В начале каждой недели составляйте примерный план работ на предстоящие дни; сверяйтесь для этого со своим списком задач и просматривайте все документ ты, которые уже лежат в лотке «Работа на неделю». Вчерне наметьте в своем ежедневнике «окна» для работы с документами. В начале каждого дня, прежде чем браться задела, уточните свой план работ на этот день, приняв к сведению содержимое лотка «Входящие» и свой план задач. Ставьте себе следующую цель: разобраться к концу рабочего дня со всеми бумагами, запланированными для обработки. Это не всегда будет вам удаваться (безукоризненного планирования не бывает), но по крайней мере у вас будет цель, к которой следует стремиться.
|
|
|
Обратная связь
Это упражнение выглядит страшно, но выполняется просто — примените его на практике.
282
Интенсивный курс личного развития
Результат
Систематичная работа делает возможным управление временем. В противном случае вас завалит лавина бумажных дел или вы не сможете справляться с ними, испытывая регулярные кризисы в работе.
Варианты
То, как именно вы организуете обработку документов, зависит от вашего личного подхода к этому вопросу. Попробуйте запланировать эту работу на те периоды времени, которые совпадают со спадом вашей интеллектуальной активности (об этом — в занятии 21.1. «Пики работоспособности»).
|
|
|
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс
20.4
Техника:
Дайте отпор бюрократии
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Время от времени.
Бюрократия обычно порождает у нас стрессы. Почти все бюрократические системы сначала бывают вполне безобидными, но когда цель их работы тонет во всевозможной волоките, стресс оказывается тут как тут. Попробуйте провести одно мероприятие по борьбе с бюрократизмом: вы можете сделать это собственными силами или на собрании деловой команды, если вы работаете с ней. Меры, которые вам предстоит принять, зависят от того, какую должность вы занимаете в компании и как будет использован материал, порождаемый бюрократической машиной. Вот основные варианты действий:
|
|
Вы бездействуете (материал, порождаемый бюрократической системой, часто оставляют без внимания): что произойдет, если вы ничего не станете предпринимать? Вы делаете все по-своему: не исключено, что вам удастся достичь результатов, требуемых бюрократической системой, избегая при этом процессов, на которые она рассчитывает.
Поручите бумажную рутину кому-то еще: это особенно полезно, когда кто-то пытается навязать вам всевозможный бюрократизм.
Усовершенствуйте систему в целом: получайте результаты, которые нужны вам, а не такие, на которые рассчитана система.
Уведомите руководство о том, что бюрократическая система не отвечает поставленным требованиям. Предложите сократить бюрократические процедуры (или, что еще лучше, боритесь с ними сами).
Конечно, по юридическим причинам или ради безопасности минимум бюрократизма необходим — а вот в оставшейся его части никакой необходимости нет.
284
Интенсивный курс личного развития
Обратная связь
С бюрократией вполне можно бороться и в масштабах всей компании. Доступная всем информация в сочетании со всеобщей осведомленностью о ваших мерах по искоренению бюрократии — самое эффективное средство в борьбе с такими системами.
Представьте себе, что вам в вашей компании предстоит провести для этого самые радикальные меры. Избавьтесь от всех и всяческих процедур, правил и форм, попробовав для начала выписать, почему те или иные из них оказались неэффективными. Затем для каждой формальности, от которой вы отказались, придумайте альтернативу — если задаться целью, это всегда можно сделать. Конечно, по юридическим критериям или ради безопасности минимум бюрократизма необходим.
Результат
Невероятная бессмысленность бюрократии вызывает у нас подавленность и стресс одновременно, поэтому всем, кто желает расстаться с профессиональными стрессами, как нельзя лучше - помогут меры по отпору бюрократии.
Варианты Отсутствуют.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс
20.5
Техника:
Распределение обязанностей
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Время от времени.
В течение одной-двух минут подумайте о нескольких своих типичных днях; постарайтесь определить, какие, из ваших дел вам не нравятся, несмотря на то что в конечном счете вы всегда их делаете. Это могут быть домашние хлопоты (заботы о детях, которых вы собираете в школу, мытье посуды, глажение белья и вынос мусора) или рабочая рутина (сбор почты, уборка, поливка растений).
Подумайте теперь о том, как можно было бы передать часть этой работы другим. Иногда достаточно бывает обменяться с кем-нибудь обязанностями: выполнение чужих дел может стать на удивление приятным по сравнению с выполнением своих собственных. Может быть, вам придется заново договориться о разделении труда, в этом случае подходите к проблеме позитивно и легко: любая попытка наступления на чьи-то права может настроить их обладателя негативно.
Обратная связь
Разделение обязанностей необязательно должно быть равным. Не исключено, что вам нравятся те или иные хозяйственные хлопоты, несмотря на всю их приземленность, но вы все же не желаете заниматься ими постоянно. В таком случае каждые несколько недель вы можете внезапно отказываться от таких работ: это будет не менее полезно, чем график дежурств, но не так рутинно.
Иногда мы бываем единственными людьми, берущимися за грязную работу лишь потому, что считаем ее важной (в то время как все остальные так не считают). В таком случае попробуйте от казаться от этой работы. Если окажется, что вы обходитесь и без нее, — прекрасно, а если выяснится, что другие не могут без нее обойтись, тогда пригласите их с этого момента участвовать в ней.
286
Интенсивный курс личного развития
Результат
Обязанности — это, как правило, небольшие и не особенно важные дела. Однако если вся грязная работа неизменно достается вам, подавленность и стрессы вы себе обеспечите: пусть кто-нибудь разделит с вами эти обязанности, и ваше состояние значительно улучшится.
Варианты
Вы можете использовать и график дежурств (иногда это неизбежно), однако сначала попробуйте обойтись без него. Строго придерживаться таких графиков могут очень немногие, поэтому приберегите это средство для тех случаев, когда ничто больше не поможет вам выполнить работу.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс
ТЕМА 21
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 149; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!