Как одолеть бюрократизм и бумажную работу
Джон Голл, автор замечательной книги о системах под названием «Систематика», которая уже стала библиографической редкостью, недаром снабдил свой труд следующим подзаголовком: «Как системы действуют, и в особенности как они рушатся». Как указывает Голл, системы обнаруживают склонность разрастаться своими собственными усилиями, так что в отдельных случаях ограничивать систему бесполезно и лучше начать все с самого начала.
Бюрократия — именно такая система. Начинается она с разумных мер, принимаемых для выполнения той или иной работы, но вот она разрастается и становится все более сложной. Затем бюрократизм утрачивает свою первоначальную цель, но система продолжает работать — теперь уже только для поддержания своего собственного существования. В своей незначительной части бюрократизм, с которым мы сталкиваемся, необходим; такие бумажные процедуры (часто это скучные обязанности) мы выполняем, зная, что они оказывают минимальное воздействие на наши «настоящие» занятия. Что касается всего остального, от этого нужно избавляться — так вы не только сэкономите время, но и сделаете свою жизнь более насыщенной.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
Интенсивный курс
20.1
Упражнение-техника: Пресекайте бумагомарание
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Ежегодно.
Это упражнение следует выполнять нечасто (может быть, раз в год), но ценность его велика. Уделите несколько минут размышлениям о непроизводительной работе, которой вы занимаетесь. Это может быть заполнение всяческих форм, управленческая работа и все прочее. Составьте список главных из этих занятий и подчеркните те из них, которые всплывают у вас слишком часто или требуют больших затрат времени.
Теперь займемся делами, которые вы подчеркнули. Для каждого из них постарайтесь рассмотреть три варианта. Во-первых, нельзя ли вам совершенно прекратить это делать? Может быть, небо упадет на землю, если вы не будете заполнять документы для ухода в отпуск, а просто отправите своему боссу электронное сообщение? Или ваша компания рискует развалиться оттого, что вы самостоятельно купите в супермаркете коробку скрепок вместо того, чтобы заполнять три требования на них в трех экземплярах, а затем ждать шесть недель? Отметьте, какие из этих занятий вы можете никогда больше не выполнять.
Во-вторых, определите, какие дела вы могли бы переложить на плечи кого-то другого. Если уж вам действительно необходимо заполнять документы для ухода в отпуск, то, может быть, ваш персонал будет заполнять их самостоятельно? А если вам все-таки придется прикладывать к этому руку, то нельзя ли делать это пореже или выполнять меньше работы? Не можете ли вы составлять расписание отпусков раз в год, для чего от вас потребуется только подписать документ? Так ли уж вам необходимо принимать участие в покупке скрепок? Может быть, вы (или кто-то еще) сможете просто заказать их через Интернет?
Обратная связь
Не тратьте на это упражнение слишком много часов. Когда вы расправитесь с главными пожирателями своего времени,
278
Интенсивный курс личного развития
остановитесь: нет смысла разбираться со всем до последней мелочи. Кроме того, не выполняйте это упражнение слишком часто: инерция бюрократии велика, и изменения в бюрократической системе случаются крайне редко.
Результат
Время, сэкономленное за счет бюрократизма, принесет пользу и вам, поскольку вы будете меньше утомляться, и вашей компании, поскольку вы станете заниматься более производительной работой. Кроме того, работать вам будет интереснее.
Варианты
Если вы — глава компании, то можете открытым текстом запретить весь подобный бюрократизм. Если вы — рядовой сотрудник, не желающий навлечь на себя неприятности, то, вероятно, будет мудрее тихо игнорировать этот канцелярский стиль, не поднимая по этому поводу шума.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс
20.2
Упражнение:
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 164; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!