Тема 14. Экономия, продуктивность, качество и эффективность в деятельности государственных учреждений
1. Базовые понятия темы
2. Подход к оценке деятельности органов управления
3. Проблема повышения результативности и эффективности государственных учреждений
Базовые понятия темы
Государственные учреждения, желая улучшить показатели работы, сосредоточивают внимание на росте экономии, продуктивности, качества, эффективности.
Экономия связана с вкладом в процесс, стремлением сделать минимальной цену добытых или используемых ресурсов. В таком случае говорят о бережливости, бережливом расходовании народных средств в общественно значимых социальных сферах.
Продуктивностьсвязана с соотношением между затратами и выпуском. С учетом имеющихся целей и средств их достижения ее можно определить как минимизацию затрат на программу (скажем, образовательную, оздоровительно-экологическую и т. п.) по сравнению с выгодами от нее. Если заданнаяполитической властью, правительством (программа выполнена по возможности с минимальной затратой средств, то о такой программе говорят как о продуктивной или рентабельной. То есть речь идет о том, чтобы потратить меньше, а получить больше. Этого можно добиться, сделав минимальными затраты, средства (на входе) по сравнению с выгодами (на выходе) или, наоборот, максимальными выгодами по сравнению с затратами, или и то и другое сразу. Решающий фактор в этом соотношении – процесс преобразования затрат в выгоды. Если затрат больше, чем выгоды в процессе реализации программы, говорят о затратной программе (непродуктивной, нерентабельной).
|
|
|
Качествовыпускаемых товаров (услуг) оценивается как степень соответствия (товара или услуги) предварительно установленному стандарту и обоснованным требованиям всех потребителей.
Когда говорят о качестве предоставляемых государством услуг, то подчеркивают и используют такие термины, как надежность, долговечность, удобство обслуживания, эффективность работы, внешнее оформление. Множественность характеристик качества объясняет существование часто конкурирующих целей и планов в области качества, исходящих от разных подразделений одной организации. Термин «цепная реакция качества» определяет эти взаимоотношения характеристик.
Эффективность(от лат. еffectus – исполнение, действие как результат, следствие каких-то мер, шагов) – синоним «действенность» – относится к достижению того, чего мы хотим добиться. Это согласованность результата с целью.Эффективной программа будет такая, цели которой реализуются. Если речь идет об экономической программе, то эффективной ее назовут, если предполагаемая выгода не меньше реальной выгоды. Если речь идет о социальной программе, то ее эффективность будет определяться достижением какого-либо заданного результата в процессе действия (воздействия) государственных органов (чистота в городе, порядок в подъездах).
|
|
|
Концепция экономики, продуктивности и эффективности и ее базовые термины работают в экономической сфере, характеризуют рыночные отношения.
Подход к оценке деятельности органов управления
Данный подход часто страдает двумя крайностями:
1) анализируется уровень учреждения, его материально-техническое, кадровое обеспечение, заслуги, отмеченные правительством, а итоги управленческой деятельности остаются в тени;
2) все внимание направлено на результаты деятельности учреждения, практически без учета затрат (в соотношении: «затраты – выпуск»).
Чтобы осуществить замеры и оценку деятельности государственных учреждений, нужно иметь критерии (греч. кriterio – отличительные признаки, мерило, «пробный камень») и показатели для соотношения, замера.
Наиболее распространенными показателями оценки работы предприятий и менеджмента считаются следующие: показатели себестоимости, показатели производительности труда, часто и степень использования производственных мощностей, материальных ресурсов, контрольное время на выполнение конкретного задания, объем, общее количество выполненной работы, показатели соотношения между спросом и предоставлением услуг. Так, в понятии экономия в управлении девизом при определении затрат на управление должно стать: государство может оказывать людям услуги по приемлемым для них ценам.
|
|
|
Затраты на управляющие структуры – немаловажный критерий при определении экономичности управления.
Затраты имеют определенную структуру и различное значение по степени влияния на конечный объект управления. Сюда входят расходы на оплату труда управленческих работников, социальное обеспечение работников аппарата, командировочные расходы, расходы на оргтехнику и ЭВМ и т. д., которые надо соотносить с реальным влиянием соответствующих управляющих воздействий на общественное развитие. К сожалению, этого пока нет, а значит, нет и материальной заинтересованности персонала государственного органа в результатах своего труда. Зависимость нужна в прямо пропорциональном измерении, идет речь об экономичности каждой структуры, каждого участника управления, каждого единичного управленческого решения, действия, отношения. Есть влияние и положительный результат конкретного управленческого воздействия – должна в прямой пропорции возрасти заработанная оплата (доплата, премии вознаграждение). Сюда же входят затраты (средства) на подготовку и переподготовку служащих, повышение их квалификации, развитие профессионального, интеллектуального, творческого и других видов личностного потенциала персонала управления. При некоторой опосредованности влияние этого фактора на конечную эффективность.
|
|
|
В целом показатель экономичности (затратности) выявляет, во сколько обходится служба, или подразделение.
Конечно, оценивать место и роль в обществе, эффективность государственного органа (службы, подразделения) только путем измерения уровня затрат на него – в высшей степени примитивный метод, по определению не учитывающий продуктивности (как совокупности экономии и результативности), эффективности управления. Главный акцент переносится на учет интересов граждан, потребителей и налогоплательщиков.
Продуктивность в управлении – это критерий оценки самого процесса управления, производительность труда управленцев, определяется соотношением между результатами, фактически полученными с помощью имеющихся ресурсов, и максимальными результатами, которые можно получать с их помощью, т.е.:
1) оценить управление по достигнутым результатам;
2) и в соответствии с ценой, которую за них пришлось платить, издержками в управленческом производстве.
Необходимо оценить продуктивность с помощью таких понятий, как «усилия», «работа» и «результаты».
Усилияотносятся к тому, что считается трудозатратами, измеряемыми, например, в человеко-часах (например, сколько стоит обработать заявку на жилищное пособие?).
Работа – результат приложения усилий, она относится к деятельности, выполняемой в течение определенного количества человеко-часов. Это показатели объема проделанной работы, без определения качества или того, насколько она соответствует желаемым целям. Например, сколько заявок на пособие обрабатывает за час один работник?
Результат измеряет и усилия и работу, но при этом указывает на эффект этого усилия или работы при выполнении стоящей задачи. Таким образом, системная цепочка определения продуктивности выглядит следующим образом: затраты – усилия – работа – результаты.
Результатами деятельности государственной организации является как прямой внешний «выпуск» (услуги – например, выписанные чеки или количество дней нахождения пациента в государственной больнице), так и внешние косвенные результаты (повышение качества жизни клиентов или их возможность обеспечить собственную занятость). Кроме того, к результатам деятельности этих организаций относится «внутренний продукт» (обычно это услуги типа повышения квалификации и переподготовки кадров, эксплуатации и ремонта зданий и оборудования), что является необходимым условием обеспечения внешних выходов и косвенных результатов. Оценка деятельности должна охватывать все три стадии: оказание внешних услуг, внутренние услуги и достижение косвенных результатов с использованием концепции «пакетного анализа данных».
Оценка деятельности любого коллектива будет субъективной и произвольной без надежной системы измерения результатов работы. Оценивая выпуск управленческой продукции, необходимо четко разграничить и сопоставить фактически предоставленные услуги и характеристики услуг, имеющие первостепенное значение для граждан – потребителей. Можно выделить пять векторов: вектор затрат; вектор фактического выпуска товаров и услуг; вектор последствий прямых результатов выпуска (речь идет о степени безопасности, о бесперебойности работы транспортных магистралей и т. п.); вектор внешних условий, характеризующих условия жизни местного населения.
Эффективная характеристика продуктивности трудоемких управленческих работ представляется на двух уровнях:
· конкретной деятельности, когда рассматривается распределение рабочего времени при выполнении специальных, четко определенных типов работ или решаемых задач;
· трудовых процессов, когда, например, подсчитывают все время, потраченное на означенную работу, телефонные разговоры, проведенное на собраниях и т. п.
Чтобы отыскать возможности повышения производительности профессиональной деятельности необходимо ввести еще два уровня:
· функциональный, на котором решаемые задачи распределяются по широким функциям с учетом общих целей деятельности. Функциональное распределение времени позволяет выявить, насколько рационально с точки зрения целей и задач организации персонал распределяет и использует рабочее время.
· квалификационный,который показывает, какой процент времени тратится на высокопрофессиональные задачи, требующие независимого суждения и знаний, и какой на работу более низкого уровня.
Здесь необходима стратегическая классификация задач по профессиональным функциям и уровням квалификации. Квалификационный анализ позволит выявить потенциальные возможности информатизации, исключающие низкоквалифицированные работы, передачи соответствующих функций (операций) низкооплачиваемому низкоквалифицированному персоналу.
Важнейшим специальным критерием продуктивности (и одновременно качества, эффективности) управления являются затраты времени на решение управленческих вопросов и осуществление управленческих операций. К сожалению, часто бывает так, что принимается очень важное для людей управленческое решение, указывается срок исполнения, но, увы, он нарушается и задача переходит на следующие сроки. «Долгострой» в принятии и реализации управленческих актов – это показатель неэффективности власти. Люди устают ждать и появляется недоверие к власти. Таким образом, появляются издержки социально-экономического и морального, политического характера.
При оценке продуктивности управленческой деятельности важна оценить стиль и методы работы.
Стиль функционирования субъектов управления, который характеризуется соотношением между нормоустановительной, нормоприменительной и непосредственно организаторской деятельностью, содержанием и количеством принимаемых решений, смыслом и числом совещаний, заседаний, проверок и других организационных действий, сосредоточением управленческих усилий на деятельности управленческого органа или управляемых объектах и иными элементами. Стиль зависит не только от личности руководителя и функционирования соответствующей системы и подсистемы управления, но и от того, насколько в них четко «описаны» цели, как распределены функции, как обеспечены они организационными ресурсами и т. д.
Сокращение числа и продолжительности различного рода заседаний, совещаний, представительских и пиаровских акций, излишней отчетности положительным образом отражается на производительности труда руководителей и служащих.
Качество – важнейший критерий при оценке продуктов и услуг, предоставляемых государственным сектором гражданам и обществу. Ориентация на качество может быть выгодна тем, что:
· борясь между собой за подряд, ведомства станут более конкурентоспособными по сравнению с соперниками;
· улучшаются отношения е заказчиками, поскольку они довольны обслуживанием;
В целом при включении качества как оценочного критерия управления трудно бывает разделить понятия результативности и эффективности, может произойти «загрязнение» данных, снизится внимание к материальным результатам деятельности как таковым, а ведь именно они воплощают в себе то, что используется и потребляется.
Прибыль, продуктивность работы в государственных учреждениях становится известной только после составления отчета об исполнении бюджета. Но служащим нужна информация и в промежутке между этим им нужно «ощущать» эффективность своей работы.
Эффективность в управлении можно измерить, если:
а) цель четко сформулирована и ее понимают те, перед кем она поставлена;
б) есть критерии оценки, шкала показателей результатовэффективности.
Сами по себе цели бессмысленны, если нет возможности оценить их выполнение. Такой конкретной целью может быть программа, предусматривающая четкие показатели, которые можно оценить, измерить, увидеть.
Поскольку государственное управление осуществляется в виде воздействия одних людей на других во имя их интересов, то во внимание должны приниматься главным образом социальные результатыи последствия, не просто производственные, технологические, экономические показатели, а их преломление, с одной стороны, через обеспечение потребностей общества и поддержание его целостности и динамики, а с другой – через удовлетворение запросов людей, созданий им условий для трудовой и благополучной жизни, сохранение здоровья и нравственной чистоты.
Внимание только к тому, что легко поддается измерению, приводит к нежелательным результатам.
Во-первых, из-за того, что затраты легче измерить, чем выгоду, эффективность часто низводят до экономии. Экономия денежных средств и рабочей силы становится единственным показателем улучшения; погоня за эффективностью превращается в стремление к сокращениям затрат. Во-вторых, из-за того, что общественно необходимые затраты труднее определить, чем экономические затраты, часто оставляют без внимания внешние факторы. Отдельные подразделения стремятся улучшить у себя соотношение «затраты/выгоды», даже если общий эффект ниже оптимального. В-третьих, экономические выгоды легче указать, чем общественные, и когда стараются повысить эффективность, то подменяют одни критерии другими, легче определяемыми. Борьба за эффективность перерождается в махинации с числами.
Выполнение любой работы должно измеряться не тем, сколько затрачено денежных средств или сколько было, занято сотрудников, а тем, насколько хорошо поставлялись товары и в какой мере удовлетворялись нужды потребителей услуг. Таким образом, в центре внимания окажется эффективность управления.
Итак, можно выделить три аспекта в определении эффективности управления. Первый – выяснение того, действительно ли возник результат управления, а не действия каких-то других общественных компонентов, проявления саморегулятивного механизма управляемых объектов. Второй – поиск источника результата управления (профессионализм и талант управляющих, качество правовых документов и т. д.), с тем чтобы активнее и шире его использовать в последующих управленческих циклах. Третий – установление взаимозависимости, сочлененности между целями, задачами, представлениями и моделями, заложенными в управленческих решениях, и реально полученными результатами управления. Итоговая информация как характеристика результата управления выступает предпосылкой и основой для последующего сравнительного измерения издержек на Управление и результатов управления и получения соответствующих представлений о социальной эффективности управления.
Комплексная характеристика результатов управления позволяет увидеть его влияние и значение для общества в целом и назвать три уровня критериев социальной эффективности управления. Прежде всего, имеются в виду критерии общей социальной эффективности систем управления, которые связаны с потребностями, интересами и целями общественного развития (как общенационального, так и регионального) и позволяют увидеть (измерить) меру удовлетворения искомых потребностей. В качестве показателей учитываются:
· расширенное воспроизводство территориального социума;
· устойчивость региональной социально-экономической системы;
· уровень жизни населения (включая индивидуальное благосостояние, занятость, социальную защиту, экологическую обстановку, среднюю продолжительность жизни, прирост населения, обеспеченность больницами и медперсоналом, калорийность питания и др.);
· экономическое развитие, т. е. рост общей экономической деятельности и валового внутреннего продукта. Такое развитие может измеряться национальным производством в расчете на душу населения;
· социальная мобилизация, результат которой проявляется в постепенной смене пластов предпочтений, ценностей, когда подвергаются эрозии и разрушению старые и складывается восприимчивость к новым моделям социализации и поведения.
Точная оценка эффективности услуг гражданам, предоставляемых конкретным государственным (муниципальным) органом и привлекаемыми к этому профессионалами, предполагает учитывать ряд важных аспектов:
· как отражается определенный вид услуг на состоянии общества, сфере управления или положений потребителей, т. е. какие изменения под его влиянием происходят в обществе, сфере деятельности, положении или состояния клиента;
· каковы конкретные конечные результаты, полученные специалистами, оказывающими данный вид услуг;
· каково качество профессиональных услуг:
· какова оперативность профессиональных услуг;
· какова степень удовлетворенности и мнение общественности или клиентов об оказанных услугах;
· каковы побочные эффекты профессиональных услуг.
Важная роль в анализе и оценке управления принадлежит критериям конкретной социальной эффективности деятельности каждой структуры, каждого участника управления, каждого единичного управленческого решения, действия, отношения.
Если система измерения и оценки разработана с должной тщательностью, показатели используются аудиторами и аналитиками в управлении, которые осуществляют:
· сравнение показателей деятельности организаций или отдельных подразделений с показателями деятельности аналогичных организационных единиц или с уровнем прошлых достижений;
· выяснение истинных причин достигнутых успехов или отсутствия таковых;
· прогнозирование периодов недогрузки или перегрузки тех или иных коллективов (производственных мощностей);
· увязка возрастающих объемов выделяемых ресурсов с результатами принятия политических решений или важными проблемами стоящими перед данной системой (организацией);
· усиление действия факторов, обеспечивающих эффективную взаимосвязь между затратами и результатами;
· улучшение методов измерения и оценки.
Применение различного рода графиков и диаграмм способствует быстрому и легкому восприятию аналитических показателей, информации по существующей и прогнозируемой ситуации.
Есть попытки количественного подсчета эффективности государственного управления – по конечным результатам изменения качества жизни в отчетный период.
Так, А. М. Брячихин в бытность свою префектом СЗАО г. Москвы предлагал формулу:
Эф = Кж / Рп,
где Эф – эффективность деятельности органов управления территориального округа за определенный период;
Кж – прирост (снижение) качества жизни населения;
Рп – имеющийся ресурсный потенциал округа за данный период времени.
Конечно, реальное положение дел в части повышения эффективности управляющего воздействия можно выяснить, сопоставляя данные между собой. Применяются следующие сравнения.
1. Сравнение на протяжении какого-то времени. Например, сравниваются цены этого года с ценами прошлого года, или процент успешно выдержавших экзамены по сравнению с процентом прежних лет.
2. Стандарты. Сравнивается норма прибыли на капиталовложения с контрольными цифрами правительства. Например, бригаде «помощи на дому» устанавливаются контрольные цифры обслуживания больных и начальство по ним может оценивать работу различных бригад.
3. «Внутрислужебные сравнения». Сравнивается одно подразделение учреждения, с аналогичной службой в этом же учреждении. Например, сколько уходит времени на обработку заявления о предоставлении пособия по безработице у одних и сколько у других.
4. Сравнение с частным сектором. Работу организации сравнивают с работой организаций в частном секторе.
5. Сравнение с другими местными органами власти. Сравнивают или со всеми или с ближайшими соседями, или же отбираются для сравнения те органы власти, с которыми больше всего сходства.
Для каждого государственного учреждения целесообразно выбрать и нормативно утвердить критерии и показатели качества, эффективности с учетом характера решаемых задач, ресурсных затрат, предпочтений потребителей, клиентов, услуг и товаров. Критерии социальной эффективности, если их регулярно использовать для анализа управленческих проявлений, могут при всей их ограниченности приносить вполне достоверные знания о том, как в обществе осуществляется управление. В этом и содержится их теоретический и практический смысл.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 478; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!