Выдача денежных средств на командировочные расходы. 68 страница
Документооборот представляет собой создание документа самой организацией или получение его от других организаций, принятие документа к учету, обработку и передачу на хранение в архив. Такое понятие документооборота содержит Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение о документообороте).
Движение первичных документов в бухгалтерском учете, иначе документооборот, регламентируется графиком, работу по составлению которого организует главный бухгалтер и который утверждает руководитель строительной организации. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, то есть устанавливать рациональный документооборот, что определено пунктом 5.3 Положения о документообороте.
Лица, создавшие и подписавшие первичные учетные документы, в соответствии с пунктом 5.6 Положения о документообороте, несут ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
Движение материалов в строительной организации начинается с их поступления на склады или непосредственно на строительные площадки. Строительные материалы, поступившие в организацию от поставщиков, следует своевременно принять к учету. Складские работники, отвечающие за прием материалов, должны проверить их ассортимент и количество, указанные в документах поставщиков, а также качество поступивших стройматериалов.
|
|
|
Если в ходе приемки не выявлено количественных и качественных расхождений фактических данных с данными поставщиков, в соответствии с пунктом 49 Методических указаний N 119н оформляется приходный ордер (форма N М-4), унифицированная форма которого утверждена Постановлением N 71а.
В течение дня от одного и того же поставщика могут поступать массовые однородные грузы. В этом случае можно составить один приходный ордер за день. Данные о каждой приемке стройматериалов фиксируются на обороте приходного ордера, а в конце дня подводится итог, который и переносится в приходный ордер.
Вместо составления ордера пункт 49 Методических указаний N 119н разрешает ставить на документе поставщика штамп, который приравнивается к приходному ордеру, но при условии, что он содержит необходимые реквизиты и порядковый номер приходного ордера. Если строительная организация в целях сокращения документооборота примет решение именно таким способом оформлять поступление стройматериалов, она должна закрепить его в приказе по учетной политике в целях бухгалтерского учета.
|
|
|
В крупных строительных организациях, осуществляющих строительство или капитальный ремонт сразу нескольких объектов, строительные материалы нередко завозятся непосредственно на эти объекты, минуя склады, что позволяет избежать дополнительных операций по разгрузке и сокращает время движения материалов внутри организации. Если движение стройматериалов организовано именно таким образом, то, согласно пункту 51 Методических указаний N 119н, в приходных и расходных документах склада и в приходных документах подразделений делаются отметки о том, что материалы выданы транзитом, минуя склад. Перечень строительных материалов, которые могут таким образом завозиться на стройплощадки, должен быть утвержден распорядительным документом организации.
Если же при приемке стройматериалов выявлено несоответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщиков, приходный ордер формы N М-4 не составляется. В этом случае приемной комиссией оформляется акт о приемке материалов (форма N М-7).
Акт формы N М-7 является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Составляется документ в двух экземплярах в присутствии материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Первый экземпляр этого первичного документа передается в бухгалтерию для принятия поступивших строительных материалов к учету, а второй экземпляр передается отделу снабжения, бухгалтерии или иному отделу организации для направления претензионного письма поставщику.
|
|
|
Еще одним случаем, когда необходимо составить акт формы N М-7, является приемка стройматериалов, поступивших без документов. Такие материалы на основании пункта 36 Методических указаний N 119н именуются неотфактурованными поставками и принимаются к учету по учетным ценам, установленным в организации. После того как документы от поставщиков будут получены, учетная цена подлежит корректировке, но только в том случае, если документы поступили в том же календарном году. Если документы поступают в следующем году после составления и представления бухгалтерской отчетности, учетная стоимость изменению не подлежит. Такой порядок установлен пунктом 41 Методических указаний N 119н.
После принятия строительного материала необходимо внести записи в карточку учета материалов (форма N М-17), применяемую для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру и открываемую на календарный год. Карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре или книге и выдаются материально ответственным лицам (заведующему складом, кладовщику) под расписку.
|
|
|
Записи в карточки вносятся на основании составленных приходных ордеров либо документов поставщиков, на которых проставлен штамп с реквизитами приходного ордера. Записи делаются в день совершения операции, указывается дата операции, наименование и номер документа, краткое содержание операции.
Если в день совершается несколько однородных операций (по нескольким документам), в карточке может быть сделана одна запись, отражающая общее количество стройматериалов. В содержании записи перечисляются номера всех документов либо составляется реестр. Остатки в карточках выводятся ежедневно.
Поскольку карточка открывается на календарный год, то при большом документообороте одного листа карточки может не хватить для ведения записей. В этом случае следует открыть дополнительные листы той же карточки, которые нумеруются и скрепляются. По окончании календарного года выводятся остатки на 1 января следующего года, делается отметка о том, что остаток перенесен в новую карточку, карточки подшиваются и сдаются в архив организации.
В организациях, где складской учет материалов ведется с помощью средств компьютерной техники, карточки могут не вестись, что допускает пункт 275 Методических указаний N 119н. Информация, предусмотренная в карточках, вносится непосредственно в используемые компьютерные бухгалтерские программы.
Документом, применяемым для учета движения материалов между структурными подразделениями организации или материально ответственными лицами, является требование-накладная (форма N М-11). В строительных организациях этот документ оформляется при отпуске стройматериалов со склада, расположенного непосредственно на строительной площадке. Требование составляется в двух экземплярах кладовщиком. На основании одного экземпляра материалы списываются сдающим подразделением, на основании второго - принимаются на учет подразделением, получившим материалы. Оформленные требования сдаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.
Обратите внимание, что списки лиц, имеющих право на получение материалов, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации. Образцы подписей этих лиц должны быть на каждом складе, отпускающем материалы.
Отпуск материалов на отдаленные строительные площадки осуществляется на основании накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). То есть накладная применяется при передаче материалов с одного склада организации на другой склад, а также при передаче строительных материалов с одного объекта строительства на другой объект.
Накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых передается складу и является основанием для отпуска материалов, второй - передается получателю.
На основании требования формы N М-11 и накладной формы N М-15 производятся записи о выдаче материалов в карточке учета материалов (форма N М-17).
Завершая статью, напомним основные положения, касающиеся порядка оформления первичных учетных документов.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если сделать это невозможно, документ следует оформить сразу после завершения операции. Нумерация каждого вида первичных документов производится в соответствии с принятой в организации системой нумерации документов.
В первичных документах по учету строительных материалов содержится такой реквизит, как измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Единица бухгалтерского учета материалов, в соответствии с пунктом 3 ПБУ 5/01, выбирается строительной организацией самостоятельно. Принятие материалов к учету производится в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных и так далее). При заполнении реквизита "единица измерения" необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366.
Согласно пункту 12 Методических указаний N 119н в первичных документах должны быть заполнены все реквизиты и должны быть соответствующие подписи. Если показатели по каким-либо отдельным реквизитам отсутствуют, то соответствующие строки прочеркиваются.
Каких-либо жестких норм в части конкретных сроков заполнения отдельных реквизитов в нормативных документах по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов не содержится. По мнению Минфина России, содержащемуся в Письме от 7 июня 2002 г. N 16-00-14/203, организация вправе самостоятельно устанавливать конкретный график документооборота.
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для совершения бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение 5 лет, что установлено Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.
АКТ О ПРИЕМКЕ МАТЕРИАЛОВ
Обязанность по обеспечению строительства материалами, в том числе деталями и конструкциями, несет подрядчик, если договором строительного подряда не предусмотрено, что обеспечение строительства в целом или в определенной части осуществляет заказчик. Иными словами, обязанность по обеспечению строительства материалами договором строительного подряда может быть возложена как на подрядчика, так и на заказчика либо на каждую из сторон договора в определенной части.
Материалы для строительства могут приобретаться заказчиком (подрядчиком) по договорам купли-продажи, поставки или иным договорам. При приемке материалов должна проводиться их проверка на соответствие указанному в сопроводительных документах ассортименту, количеству и качеству.
В этой статье мы расскажем о документе, который может применяться в случае выявления какого-либо несоответствия при приемке материалов.
Прежде всего скажем о том, что к документам в области регулирования бухгалтерского учета согласно пункту 1 статьи 21 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) относятся федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухгалтерского учета, а также стандарты экономического субъекта. До утверждения федеральных и отраслевых стандартов применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ.
Таким образом, в настоящее время организации информацию о своих материально-производственных запасах по-прежнему формируют в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.
Помимо названного бухгалтерского стандарта следует руководствоваться и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Указания N 119н), согласно которым материалы представляют собой вид запасов.
К материалам в соответствии с пунктом 42 Указаний N 119н относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.
С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), в силу подпункта 4 пункта 1 статьи 2 которого вести бухгалтерский учет обязаны все организации (независимо от режима налогообложения) и индивидуальные предприниматели. Но не все так плохо для предпринимателей. Поскольку пунктом 2 статьи 6 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что индивидуальные предприниматели имеют право не вести бухгалтерский учет, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, причем не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (пункт 1 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).
Если до недавнего времени организации обязаны были применять унифицированные формы первичной учетной документации, то Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Пунктом 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ прямо предусмотрено, что формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Вместе с тем требование об обязательных реквизитах, которые должны содержать самостоятельно разработанные организацией первичные документы, осталось (пункт 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).
Обратите внимание! Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Данные разъяснения приведены в Письме Минфина России, направленном Письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. N ГД-4-3/2104@ "О направлении Письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. N 03-03-10/4547 о несущественности ошибок в первичных учетных документах".
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации с 1 января 2013 г. могут применяться хозяйствующими субъектами по усмотрению.
Акт о приемке материалов формы N М-7, наряду с другими формами первичных учетных документов по учету материалов, был утвержден Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". Этим же документом утверждены Указания по применению и заполнению форм (далее - Указания N 71а).
Материалы, приобретенные стороной, ответственной по условиям договора за обеспечение строительства материалами, должны быть своевременно приняты к учету. При приемке проводится проверка материалов на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах, о чем мы уже сказали в начале статьи.
Для учета материалов, поступающих от поставщиков, применяется приходный ордер (форма N М-4). Если же в процессе приемки материалов выявлено их несоответствие тому ассортименту, количеству и качеству, которые указаны в документах поставщика, форма N М-4 не составляется.
Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, применяется акт о приемке материалов (форма N М-7).
Осуществляя приемку материально-производственных запасов, не следует забывать о естественной убыли. Нормы естественной убыли, согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли, утвержденным Приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003 г. N 95, применяются для определения величины потерь при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей, которые приравниваются к материальным расходам для целей налогообложения при исчислении и уплате налога на прибыль. Норма естественной убыли, применяющаяся при транспортировке товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.
Строительные организации могут применять, в частности:
Нормы естественной убыли строительных материалов при перевозках автомобильным транспортом, утвержденные Постановлением Госснаба СССР от 8 июня 1987 г. N 78;
Нормы потерь (боя) строительной керамики при транспортировке по железной дороге, водным и автомобильным транспортом, утвержденные Приказом Минторга СССР от 25 января 1985 г. N 20;
Нормы естественной убыли лакокрасочных материалов при сливе из металлических фляг, барабанов и бочек, утвержденные Приказом Минпромторга России от 8 ноября 2010 г. N 1000 "Об утверждении Норм естественной убыли при хранении (сливе, наливе) химической продукции";
Нормы боя кирпича красного при транспортировании, утвержденные Минпромстройматериалов СССР 10 мая 1982 г.;
Нормы боя кирпича силикатного при транспортировании, утвержденные Минпромстройматериалов СССР 10 марта 1983 г.;
Нормы боя строительной керамики при транспортировании железнодорожным, водным и автомобильным транспортом, утвержденные Приказом Минторга СССР от 25 января 1985 г. N 20 "О нормах потерь (боя) строительной керамики при транспортировке по железной дороге, водным и автомобильным транспортом";
Нормы боя стекла при перевозке железнодорожным, водным транспортом или смешанном сообщении, утвержденные Минпромстройматериалов СССР 21 октября 1982 г.;
Нормы боя облицовочных материалов из природного камня и плит декоративных из природного камня при хранении, утвержденные Минпромстройматериалов СССР 10 сентября 1980 г.
Форма N М-7 применяется не только в случае выявления отклонений при приемке материалов, но и при приемке материалов, поступивших без документов. Материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком), считаются неотфактурованными поставками (пункт 36 Указаний N 119н).
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 234; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!