Организация поисковой системы по документам
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Центре документации при необходимости может создаваться поисковая система по документам в соответствии с требованиями, изложенными в #M12291 982300280"Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"#S.
5.2.2. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством.
VI. Контроль исполнения документов
6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается директором Центра документации.
При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
6.3. Контроль исполнения обеспечивает директор Центра документации и служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
|
|
|
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.
6.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
6.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих организаций и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других учреждений, организации и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются директором Центра документации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 5-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по депутатскому запросу - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
|
|
|
по поручениям, связанным с рассмотрением проектов постановлений и распоряжений и их доработкой, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по обращениям граждан, поступившим в учреждение и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции директора Центра документации и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
6.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Центра документации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручений главы администрации Краснодарского края, председателя законодательного собрания Краснодарского края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае директор Центра документации представляет автору поручения через Управление по делам архивов мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
|
|
|
6.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
6.8. Снятие документа с контроля осуществляет директор Центра документации или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (см п. 3.2.12).
6.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
|
|
|
VII. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Центра документации (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Управления по делам архивов Краснодарского края, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Центра документации.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Центре документации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом о Центре документации и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Центра документации, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Центре документации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 7) и сводная номенклатура дел (приложении 8).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
7.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертно-методической комиссией (ЭМК), с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Краснодарского края, и утверждается директором Центра документации. С Управлением по делам архивов Краснодарского края номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Центра документации. Четвертый - в управлении по делам архивов Краснодарского края.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Центра документации.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Центра документации.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Центра документации.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Центре документации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1-05, где 1 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы (справки, информации, докладные записки, обзоры, акты проверок) по основным направлениям деятельности".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с органами государственной власти, архивными учреждениями и другими организациями по вопросам деятельности Центра документации".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Управлением по делам архивов Краснодарского края срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для продолжения и др.
7.1.14. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 291; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!