Подготовка и передача документов на государственное хранение
В отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов
8.2.1. В отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.5. Прием каждого дела производится заведующим архивохранилищем в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаются отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивохранилищем и лица, передавшего дела.
|
|
|
8.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в службу ДОУ, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Главный специалист
по защите информации A.M.Беляев
СОГЛАСОВАНО
Письмо управления по делам архивов
Краснодарского края
от 23.05.2003 N 217
Приложение А
(по #M12291 982300865ГОСТ Р 6.30-2003#S справочное)
к п. 3.1
Схема расположения реквизитов документов и границы зон
на формате А4 углового бланка
Приложение N 1
к п. 2.1, 3.1
Образец оформления приказа
| #G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
| Гриф ограничения | ||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Экз. N 00
| ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| Государственное учреждение |
|
| ||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| ||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| ПРИКАЗ |
|
| ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| 00.00.0000 N 00 |
|
| ||||||||
| г. Краснодар |
|
| ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| Заголовок к тексту начинается с предлога |
|
| ||||||||
| "О", отвечает на вопрос "о чем?" |
|
| ||||||||
|
| ||||||||||
| В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается, распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. 2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т.д.) В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы. | ||||||||||
| 3. Признать утратившим силу приказ |
| |||||||||
| 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ... (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).
| ||||||||||
|
| ||||||||||
| Директор Центра документации | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| Визы заинтересованных лиц |
|
| ||||||||
| Должность |
|
| ||||||||
| подпись | инициалы, фамилия |
| ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| ||||||||
| В дело 00-00 | идентификатор |
| ||||||||
| (подпись) | электронной копии |
| ||||||||
| 00.00.0000 | документа |
| ||||||||
Приложение N 2
к п. 2.1, 3.1
Образец оформления распоряжения
| #G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
|
| ||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Государственное учреждение |
|
| ||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| ||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| РАСПОРЯЖЕНИЕ |
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| 00.00.0000 | N 00 |
|
| |||||||||
| г. Краснодар |
|
| ||||||||||
|
| ||||||||||||
| Текст констатирующей части начинается формулировками: "В соответствии", "В целях", "Во исполнение". | ||||||||||||
| Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может не быть.
| ||||||||||||
| 1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия) - действие (начинается с глагола в неопределенной форме) - срок исполнения. | ||||||||||||
| 2. Утвердить |
| |||||||||||
| 3. Признать утратившим силу |
| |||||||||||
| В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. | ||||||||||||
|
| ||||||||||||
| Директор | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Визы заинтересованных лиц |
|
| ||||||||||
| Должность |
|
| ||||||||||
| подпись | инициалы, фамилия |
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| В дело 00-00 | идентификатор |
| ||||||||||
| (подпись) | электронной копии |
| ||||||||||
| 00.00.0000 | документа |
| ||||||||||
Приложение N 3
к п. 2.3, 3.1
Образец оформления протокола
| #G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ | ||||||
|
| ||||||
| Государственное учреждение | ||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ | ||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ | ||||||
|
| ||||||
| ПРОТОКОЛ | ||||||
| заседания комиссии по... | ||||||
|
| ||||||
| г. Краснодар | ||||||
|
| 00.00.0000 | N 00 | ||||
|
| ||||||
| Председатель | инициалы, фамилия | |||||
| Секретарь | инициалы, фамилия | |||||
| Присутствовали 00 чел. | (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом). | |||||
|
| ||||||
| Повестка дня: | ||||||
| 1. Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, инициалы, фамилия в родительном падеже). | ||||||
| 2. Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное). | ||||||
|
| ||||||
| 1. СЛУШАЛИ: | ||||||
| Инициалы, фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица). | ||||||
|
| ||||||
| ВЫСТУПИЛИ: | ||||||
| Инициалы, фамилия - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). | ||||||
|
| ||||||
| ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): | ||||||
| 1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения. | ||||||
| 1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления (решения) по первому вопросу. | ||||||
|
| ||||||
| 2. СЛУШАЛИ: Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому. | ||||||
|
| ||||||
| Председатель | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||
| Секретарь | (подпись) | инициалы, фамилия | ||||
Приложение N 4
к п. 2.4, 3.1
Макет служебного письма
| #G0УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ |
| Указание | Гриф ограничения | ||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| о контроле | Экз. N 00 | ||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||||||||||||||||
| Государственное учреждение |
| Адресат: Наименование | |||||||||||||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| должности | |||||||||||||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| Инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| (все в дательном падеже) | |||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||
| Ул. им. Академика Павлова, 122, г.Краснодар |
| ул. Название, N дома, | |||||||||||||||||||||||
| 350001, Тел./факс 55-89-32 |
| г. Город, почтовый индекс | |||||||||||||||||||||||
| ОКПО 39749599, ОГРН 1022301430777 |
|
| |||||||||||||||||||||||
| ИНН/КПП 2309078817 / 230901001 |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
|
| РЕЗОЛЮЦИЯ: | |||||||||||||||||||||||
|
| N | На |
|
| Фамилия, инициалы ответствен- | ||||||||||||||||||||
|
|
|
| ного лица. | ||||||||||||||||||||||
|
|
|
| Содержание поручения (при | ||||||||||||||||||||||
| Заголовок к тексту (отвечает на |
| необходимости), срок исполнения. | |||||||||||||||||||||||
| вопрос "О чем?", начинается с |
| Личная подпись, дата. | |||||||||||||||||||||||
| предлога "О") |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||
| Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора). Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательственную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на ... л., в ... экз. | |||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности |
|
| |||||||||||||||||||||||
| руководителя | (подпись) | инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||
| Визы: |
|
| |||||||||||||||||||||||
| Должность | (подпись) | инициалы, фамилия | |||||||||||||||||||||||
| 00.00.0000 |
|
| |||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||
| Исполнитель (инициалы, фамилия) |
|
| |||||||||||||||||||||||
| телефон 00.00.00 |
|
|
| ||||||||||||||||||||||
| В дело 00-00 | Идентификатор |
| ГУ "Центр документации | ||||||||||||||||||||||
| 00.00.0000 (подпись) | электронной копии |
| Вх. N |
| |||||||||||||||||||||
|
| документа |
| " |
| " |
| 200 |
| г. | ||||||||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||
Приложение N 5
к п. 4.6
Форма справки о документообороте
| #G0 | СПРАВКА | |||||||||||
| ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА | ||||||||||||
|
| за |
| 200 |
|
| |||||||
|
| (месяц) |
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Документы | Количество документов | Всего | ||||||||||
|
| подлинники | тираж |
| |||||||||
| поступающие |
|
|
| |||||||||
| отправляемые |
|
|
| |||||||||
| внутренние |
|
|
| |||||||||
| Итого |
|
|
| |||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||
| руководителя службы ДОУ |
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Дата |
|
| ||||||||||
Приложение N 6
к п. 5.1.8
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
| #G0Реквизиты | Комментарий по заполнению |
| 1 | 2 |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа |
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение N 7
к п. 7.1.3
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Центра документации
| #G0Государственное учреждение |
| ||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| ||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| ||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| ||||||||||||
|
|
| ||||||||||||
| отдел информационно-поисковых |
| ||||||||||||
| систем и использования |
| ||||||||||||
| архивных документов |
| ||||||||||||
|
|
| ||||||||||||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
| ||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| 00.00.0000 | N 00 |
| |||||||||||
| г. Краснодар |
| ||||||||||||
| На |
| год |
| ||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
| руководителя структурного |
|
| |||||||||||
| подразделения |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| СОГЛАСОВАНО |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||
|
| |||||||||||||
| Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в |
| году в | |||||||||||
| структурном подразделении | |||||||||||||
|
| |||||||||||||
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |||||||||||
|
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||||||||
| Постоянного |
|
|
| ||||||||||
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
| ||||||||||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
| ||||||||||
| ИТОГО: |
|
|
| ||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Наименование должности ответственного за делопроизводство | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Итоговые сведения переданы в службу ДОУ |
|
| |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Наименование должности передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||
Приложение N 8
к п. 7.1.3
Форма номенклатуры дел Центра документации новейшей истории Краснодарского края
| #G0Государственное учреждение |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| новейшей истории Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||
| 00.00.0000 |
| N 00 |
|
| |||||||||||||||||||||||||
| г. Краснодар |
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||
|
| На |
| год |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание | |||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||||||||||||||||||
| Название раздела | |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||
| руководителя службы ДОУ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Виза начальника отдела обеспечения | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||
| сохранности и государственного учета |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| архивных документов |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО |
| СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Протокол ЭМК Центра документации |
| Протокол ЭПК управления по делам | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| архивов Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||
| от |
| N |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
| от |
| N |
| ||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в |
| году в | |||||||||||||||||||||||||||
| структурном подразделении | |||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||||||||||||||||||||||||||
| Постоянного |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
| Итого: |
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности руководителя | Подпись | расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||
| службы ДОУ |
| подписи | |||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||
Приложение N 9
к п. 7.2.8
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 10
к п. 7.2.8
Форма листа-заверителя дела
| #G0ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА | |||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||
| Фонд N |
| Опись N |
| Дело N |
| ||||||||||||
|
| |||||||||||||||||
| В деле подшито и пронумеровано |
| листов | |||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью) |
| |||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||
| в том числе: | |||||||||||||||||
| литерные номера листов |
|
| |||||||||||||||
| пропущенные номера листов |
|
| |||||||||||||||
| + листов внутренней описи |
|
| |||||||||||||||
| Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих | |||||||||||||||||
| нумерации |
|
| |||||||||||||||
| (разновидности документов и их количество) | |||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела |
Номера дел | ||||||||||||||||
| 1. Брошюры, др. печатные издания |
| ||||||||||||||||
| 2. Листовки |
| ||||||||||||||||
| 3. Вырезки из газет |
| ||||||||||||||||
| 4. Открытки |
| ||||||||||||||||
| 5. Конверты, в т.ч. с вложениями |
| ||||||||||||||||
| 6. Секретки |
| ||||||||||||||||
| 7. Марки почтовые |
| ||||||||||||||||
| 8. Марки гербовые |
| ||||||||||||||||
| 9. Штемпели почтовые и другие |
| ||||||||||||||||
| 10. Специальные почтовые отметки |
| ||||||||||||||||
| 11. Сургучные, мастичные печати |
| ||||||||||||||||
| 12. Оттиски печатей |
| ||||||||||||||||
| 13. Фотодокументы |
| ||||||||||||||||
| 14. Карты, планы, чертежи и др. НТД |
| ||||||||||||||||
| 15. Рисунки, гравюры и акварели |
| ||||||||||||||||
| 16. Автографы видных деятелей |
| ||||||||||||||||
| 17. Склеенные листы |
| ||||||||||||||||
| 18. Утрата части листа |
| ||||||||||||||||
| 19. Чистые листы |
| ||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||
| Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||
| работника |
|
| |||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||
Приложение N 11
к п. 7.3.2
Форма акта о выдаче документов во временное пользование
| #G0Государственное учреждение |
| Гриф ограничения | |||||||||||||||||||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
| Экз. N 00 | |||||||||||||||||||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Ул. им. Академика Павлова, 122, г.Краснодар, |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| 350001, Тел./факс 55-89-32 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| ОКПО 39749599, ОГРН 1022301430777 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| ИНН/КПП 2309078817 / 230901001 |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| АКТ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| N |
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| о выдаче документов |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| во временное пользование |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| (наименование организации) |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| (почтовый индекс, адрес) |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Основание |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| Для какой цели выдаются документы |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| Выдаются следующие ед. хранения из фонда |
| ||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (название, номер) | ||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок ед. хр. | Кол-во листов | Примечание | |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| Всего выдается |
| ед. хр. ( |
| листов) на срок |
| . | |||||||||||||||||||||||||
| Документы выдаются в упорядоченном состоянии. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения Центра документации новейшей истории Краснодарского края. | |||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов. | |||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Документы сдал |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Зав. хранилищем | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Нач. отдела обеспечения |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| сохранности и государс- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| твенного учета архивных |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Директор |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Центра документации | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| м.п. |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Документы принял |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель организации- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| получателя | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Документы сдал |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель организации- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| получателя | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Документы принял |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Зав. хранилищем | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Нач. отдела обеспечения |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| сохранности и государс- |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| твенного учета архивных |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
| документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| " | " |
| 200 |
| г. |
|
| ||||||||||||||||||||||||
Приложение N 12
к п. 7.2.8
Форма внутренней описи документов дела
| #G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ | ||||||||||
|
| ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N |
|
| |||||||
|
| ||||||||||
| N п/п | Индекс документа | Дата документа |
Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||
|
|
|
|
| |||||||
|
| ||||||||||
| Итого |
| документов | ||||||||
|
| (цифрами и прописью) | |||||||||
| Количество листов внутренней описи |
| |||||||||
|
| (цифрами и прописью) | |||||||||
Приложение N 13
к п. 9.1.12
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
| #G0Государственное учреждение |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| новейшей истории Краснодарского края | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Фонд N |
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ОПИСЬ N |
|
|
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| дел постоянного хранения |
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| за |
| год |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
N п/п | Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6*1 | 7 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Название раздела | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| В данную опись внесено |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| дел с N |
| по N |
| , в том числе: литерные номера |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| пропущенные номера |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности со- | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ставителя описи |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО |
| СОГЛАСОВАНО*2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности руководителя |
| Протокол ЭК структурного | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| службы ДОУ |
| подразделения | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Подпись | Расшифровка подписи |
| от |
| N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Передал |
| дел | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| и |
| регистрационно-контрольных карточек к документам*3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| сотрудника структурного | Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| подразделения |
| Подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принял |
| дел и |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью) |
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| регистрационно-контрольных карточек к документам. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности работника архи- | Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ва учреждения |
| Подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата |
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
_____
*1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
*2 При наличии ЭК структурного подразделения.
*3 Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 14
к п. 9.1.18
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Формат А4 (210 х 297 мм)
| #G0Государственное учреждение |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ |
| УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ |
| Директор ГУ "Центр документации | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| новейшей истории Краснодарского края" | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| АКТ |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| N |
|
|
| Подпись | Расшифровка | |||||||||||||||||||||||||||
| Краснодар |
|
| подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| Дата |
| |||||||||||||||||||||||||||||||
| о выделении к уничтожению |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| документов, не подлежащих |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| хранению |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| К уничтожению отобраны: документы фонда N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (название фонда) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| на основании: |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (ссылки на нормативно-методические документы | |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| для проведения экспертизы) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| N пп | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера ед. хр. по описям | Коли- чество ед. хр. |
Примечания | ||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Итого |
| ед. хр. за |
| год(ы) | ||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остаю- | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| щихся на хранении |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Заведующий отделом |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| (архивохранилищем) | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| должности работника | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| Документы сданы |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (название организации) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| на переработку по приемо-сдаточной накладной |
| N |
| |||||||||||||||||||||||||||||||
|
| (дата) |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
| (подпись хранителя фондов) |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Изменения в учетные документы внесены | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование |
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| должности работника | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| УТВЕРЖДЕНО |
| СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| Протокол ЭПК Управления по де- |
| Протокол ЭМК Центра документации | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| лам архивов Краснодарского края |
| новейшей истории Краснодарского края | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| от |
| N |
|
| от |
| N |
| ||||||||||||||||||||||||||
Приложение N 15
к разд. 2
Некоторые общие нормы и правила оформления документов
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 453; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!