Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах или комнатах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются и соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются во временное пользование на основании их письменных запросов с разрешения директора Центра документации по актам о выдаче документов во временное пользование (приложение 12).
|
|
|
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Центра документации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Центра документации являются государственной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда Краснодарского края.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
|
|
|
8.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертно-методическая комиссия (ЭМК).
8.1.4. Функции и права ЭМК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается директором Центра документации. Положение о ЭМК до его утверждения подлежит согласованию с Управлением по делам архивов Краснодарского края.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭМК под непосредственным методическим руководством отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
|
|
|
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭМК.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
|
|
|
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
8.1.11. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Центра документации, которую готовит служба ДОУ под непосредственным методическим руководством отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов. По этим описям документы оформляются в архив на государственное хранение.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 13) и представляются в отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов через два года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭМК одновременно. Согласованные ЭМК акты утверждаются директором Центра документации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края описей дел постоянною хранения; после этого имеется право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всех подразделений Центра документации. Названия структурных подразделений указываются перед группой заголовков дел этих подразделений.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 135; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!