Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Центра документации обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.2.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. В проекте документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 ноября 2003 г. следует оформлять 05.11.2003.
В служебных документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 ноября 2003 г. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.11.05.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа.
3.2.2. Адресование документа.
|
|
|
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
| #G0 | Государственное учреждение |
| "Государственный архив | |
| Краснодарского края" | |
| Ведущему специалисту | |
| А.И. Петрову |
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
| #G0 | Генеральному директору |
| объединения "Агропром" | |
| В.Д. Иванову |
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
|
|
|
При направлении письма более чем в четыре адреса, составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| #G0 | Калинину И.П. |
| ул. Садовая, д. 5, кв. 12 | |
| г. Новороссийск Краснодар- | |
| ского края, 353900 |
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы исполнительной власти Краснодарского края, а также при переписке между структурными подразделениями высшего исполнительного органа государственной власти Краснодарского края - администрации Краснодарского края.
Реквизит "адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
3.2.3. Утверждение документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
|
|
| #G0 | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Директор государственного учреждения | |||
| "Центр документации новейшей истории | |||
| Краснодарского края" | |||
|
| П.П. Матющенко | ||
| "17" | марта 2004 г. | ||
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
| #G0 | УТВЕРЖДЕНО |
| Приказом директора государственного | |
| учреждения "Центр документации | |
| новейшей истории Краснодарского края" | |
| от 17.03 .2004 N 19 |
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
3.2.4. Резолюция.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
|
|
|
| #G0 | Петрову Н.В. |
| Корнеевой Т.Н. | |
| Прошу подготовить проект | |
| договора с ... к 25.03.2004 | |
| Личная подпись | |
| 20.03.2004 |
Резолюция располагается на первой странице документа справа между адресатом и текстом документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
3.2.5. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос о чем (о ком)? - "О выделении...", "Об изменении..." или чего (кого)? - "Должностная инструкция ведущего специалиста".
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
3.2.6. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за его содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Они оформляются на отдельных листах с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных для текста документов.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
| #G0Приложение: на 8 л. в 2 экз. |
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| #G0Приложение: | 1. Справка о... на 3 л. в 1 экз. |
| 2. Проект... на 8 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
| #G0Приложение: письмо Управления по делам архивов от 05.02.2004 N 03-5/121 и приложение к нему, всего на 3 л. |
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
| #G0Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. |
В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
| #G0 | Приложение N 1 |
| к приказу директора ГУ "Центр | |
| документации новейшей истории | |
| Краснодарского края" | |
| от 17.01. 2004 N 19 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа через 2 межстрочных интервала после текста документа.
3.2.7. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и исполнительной власти, в правоохранительные и контролирующие органы государственной власти и управления, подписываются директором Центра документации.
Документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, подписываются директором Центра документации, его заместителем, руководителями структурных подразделений или исполнителями в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Допускается наименование должности лица, подписавшего документ, центрировать относительно самой длинной строки, например:
| #G0Директор Центра документации | ||
| новейшей истории Краснодарского края | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| #G0Председатель комиссии | личная подпись | А.А.Савельев |
| Члены комиссии: | личная подпись | К.И.Кузьмин |
| личная подпись | И.М.Мысак |
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
3.2.8. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам учреждения, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
| #G0Замечания прилагаются | |
| Начальник отдела | |
| Личная подпись | А.С. Иванов |
| 25.03.2004 | |
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
| #G0СОГЛАСОВАНО | |
| Начальник Управления по делам архивов | |
| Личная подпись | В.В. Горковенко |
| 25.03.2004 | |
|
| |
| СОГЛАСОВАНО | |
| Письмо Управления по делам архивов | |
| Краснодарского края | |
| от 25.03.2004 N 01-15 | |
Гриф согласования печатается от границы левого поля и располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
- с должностными лицами учреждения;
- с органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.2.9. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
3.2.10. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
3.2.11. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу, например:
| #G0Н.С. Максимова |
| 68-88-14 |
На документе, подготовленном по поручению директора группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.2.12. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
3.2.13. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
IV. Организация документооборота и исполнения документов
Организация документооборота
4.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.
4.1.3. Доставка документов в Центр документации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи (телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы и т.д.).
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 172; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!