Положение, правила, инструкция
2.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Центра документации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором Центра документации, или как акты, утверждаемые в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
2.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем (о ком)?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "чего (кого)?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
|
|
|
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Протокол
2.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена их подготовка.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностными лицами, ответственными за подготовку.
2.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель.
|
|
|
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
|
|
|
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
2.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных комиссий и др.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
2.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке формата А4 (приложение 3) и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
|
|
|
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Служебные письма
2.4.1. Служебные письма Центра документации новейшей истории готовятся:
- как ответы о выполнении поручений органов исполнительной власти Краснодарского края (в том числе по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти);
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц*1;
_____
*1 Архивные справки, архивные копии и архивные выписки оформляются в соответствии с #M12291 982300743"Основными правилами работы государственных архивов" (М. 2002 г.)#S.
- как инициативные письма.
2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение 4); При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.4.4. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("Центр документации не возражает", "ЦДНИКК считает возможным").
При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Михаил Петрович!
Допускается также обращение с использованием "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются, например:
Уважаемый господин Федоров! или Господин Федоров!
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).
В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы от левой границы текстового поля документа, знаки препинания после них не ставятся.
2.4.5. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
III. Правила оформления документов
Бланки документов
3.1.1. Документы Центра документации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения А, 1-4. В приложении А ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Распорядительные документы и письма Центра документации оформляются на бланках в соответствии с #M12291 982300865ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"#S.
В Центре документации бланки документов имеют угловой штамп и изготавливаются двух видов:
- бланк письма (приложение N 4);
- бланк конкретного документа (приложения N 1, 2, 3, 11 и др.).
В угловом штампе код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Наименование вида документа проставляется в соответствии с уставом Центра документации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных #M12291 982301147Общероссийским классификатором управленческой документации#S (ОКУД, #M12293 0 982301147 1998954975 2249773744 1377368797 1102862228 396013004 76 2681690027 3464класс 0200000#S).
3.1.2. Изготовление бланков документов Центра документации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.
3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) директора Центра документации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 149; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!