Об утверждении Инструкции по делопроизводству
G0 Управление по делам архивов Краснодарского края Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Краснодарского края" Приказ От 28 мая 2003 г. N 30 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ГУ "Центр документации новейшей истории Краснодарского края" В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности приказываю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственном учреждении "Центр документации новейшей истории Краснодарского края". 2. Начальникам отделов Центра документации организовать изучение и внедрение Инструкции в подразделениях как в условиях автоматизированной обработки информации, так и в режиме традиционного делопроизводства; постоянно проводить организационно-методическую работу, обучение и повышение квалификации сотрудников по вопросам работы с документами. 3. Василенко Л.П., ведущему специалисту - секретарю Центра документации, на которого возложены функции по документационному обеспечению управления, совершенствовать систему учета и регистрации документов, позволяющую вести быстрый поиск сведений о документах, их нахождении, устанавливать всю совокупность документов по конкретному вопросу. Совместно с руководителями подразделений отработать четкую систему классификации и индексации документов, формирования их в дела. Учитывать это при ежегодной разработке номенклатуры дел, отборе дел на постоянное хранение и составлении описей дел архивных фондов. Директор Центра документации В.Е.Токарев
|
|
|
Приложение
к приказу директора ГУ "Центр
документации новейшей истории
Краснодарского края"
от 28.05.2003 N 30
Инструкция по делопроизводству в государственном учреждении
"Центр документации новейшей истории Краснодарского края"*1
_____
*1 Далее: Центр документации.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Центре документации новейшей истории Краснодарского края (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов*1.
_____
*1 Инструкция откорректирована в марте 2004 г. в соответствии с #M12291 982300865ГОСТ Р 6.30 - 2003#S и распоряжением главы администрации Краснодарского края от 15.01.2004 N 33-р.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", распоряжением главы администрации Краснодарского края от 15.01.2004 N 33-р "Об утверждении Правил оформления служебных документов в администрации Краснодарского края и органах исполнительной власти Краснодарского края".
|
|
|
В целях контроля за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Краснодарского края инструкция подлежит согласованию с управлением по делам архивов Краснодарского края, после чего утверждается директором Центра документации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые, в том числе и с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
|
|
|
1.4. Ответственность за правильную организацию системы документационного обеспечения управления, ее состояние, сохранность документов и обеспечение режима в работе с ними возлагается на директора Центра документации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Центра документации осуществляется ведущим специалистом - секретарем Центра документации, на которого возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) с участием главного специалиста по защите информации (подразделение по защите государственной тайны).
1.6. Сотрудники, работающие с документами, несут персональную ответственность за их сохранность.
Они обязаны знать и строго выполнять требования настоящей инструкции, обеспечивать надежное хранение документов, своевременно регистрировать, исполнять и приобщать к делам документы.
При временном убытии (в отпуск, командировку, на учебу, лечение) документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать по указанию непосредственного начальника - другим сотрудникам.
|
|
|
Сотрудникам, работающим с документами, запрещается разглашать сведения, содержащиеся в документах, вести разговоры на служебные темы в присутствии посторонних лиц, давать справки, передавать документы и знакомить с ними других лиц, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.7. При участии сотрудников Центра документации в подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений главы администрации края и актов, принимаемых Законодательным собранием Краснодарского края, следует руководствоваться Положением о порядке подготовки правовых актов главы администрации края, утвержденным постановлением главы администрации края от 09.09.2003 N 885, распоряжением главы администрации края от 26.08.1996 N 721-р "О сроках согласования проектов актов главы администрации и правительства Краснодарского края", постановлением Законодательного Собрания Краснодарского края от 20.11.2001 N 1221-п "О методических правилах подготовки и оформления актов, принимаемых Законодательным Собранием Краснодарского края, и образцах некоторых документов".
1.8. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word для Windows с использованием шрифта размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом.
II. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям #M12291 982301639государственной системы документационного обеспечения управления#S и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Содержание документа излагается в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах по материально-техническому снабжению, финансовых и других документах.
Формы таблиц используются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Некоторые общие нормы и правила оформления документов изложены в приложении 15.
Приказ, распоряжение
2.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся и вносятся руководящими должностными лицами на основании поручений директора Центра документации либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.
2.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые директору на подпись, визируются его заместителем в соответствии с распределением обязанностей.
2.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение N 1, 2) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.1.4. Приказ (распоряжение) печатается шрифтом размером N 14. Дата и номер центрируются относительно самой длинной строки.
Дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 17.03.2004 N 19. Допускается словесно-цифровой способ: 17 марта 2004 г. N 21;
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в государственном учреждении "Центр документации
новейшей истории Краснодарского края"
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,27 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов (распоряжений) завершается словом приказываю (предлагаю), которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
Приказы (распоряжения) подписывает директор Центра документации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 139; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!