Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение объемных или сходных по характеру заданий.
Тому, кто постоянно вынужден отвлекаться на решение текущих вопросов, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении конкретной работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если же объединить выполнение сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприёмные часы.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Но чтобы вы всегда были доступны для телефонного разговора, следует переключить телефон на заместителей или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно ответить позднее.
При проведении совещаний устанавливайте регламент.
Следует устанавливать жесткие временные рамки для проведения совещаний. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения.
|
|
|
Придерживайтесь принципа установления приоритета при выполнении всех видов работ.
Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным является стремление выполнить сразу слишком много дел. Однако в сутках только 24 часа. Чтобы растянуть свой рабочий день, некоторые руководители «прихватывают», в случае крайней необходимости, часть своего личного времени. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (принцип Парето).
Еще в XIX в. Вильфредо Парето, итальянский экономист и социолог, обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, только в 20 % текста статьи или циркулярного письма содержится 80 % всей информации. Значит, рационально используя лишь 20 % своего рабочего времени, мы можем получить 80 % результата. Главная же трудность заключается в том, чтобы правильно определить те 20 %, от которых зависит успех.
|
|
|
В полной мере используйте делегирование.
Ни один руководитель не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие сотрудники, непременно должны делегироваться им. Если же сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует позаботиться об их обучении.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
Из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день, отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
|
|
|
8.Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (конкретные цифры, даты и факты).
В благих намерениях, как правило, недостатка нет, есть недостаток времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Поэтому следует заранее, например, в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения задуманных начинаний и воспринимать их как запланированные деловые встречи или совещания, к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех важных дел, это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых совещаний, то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Только так можно заставить себя выделить в расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А». Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 528; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!