Створення нового файла бази даних
Для створення нового файла бази даних слід виконати такі дії:
ü запустити програму MS ACCESS;
ü із запропонованих способів початку роботи з програмою (Новая база данных,, Запуск мастера, открыть базу данных) вибрати опцію Новая база данных;
ü у вікні Создание базы данных ввести ім’я нового файлу, у полі Папка вибрати папку, в якій зберігатиметься файл, натиснути кнопку Создать.
Після створення нового файла на екран виводиться вікно бази даних. Це вікно має кілька закладок, що відповідають об’єктам бази даних (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули).
Об'єкти бази даних подаються у вікні піктограмами з підписами. Як і інші об'єкти Windows, об'єкти бази даних зручно опрацьовувати за допомогою контекстного меню. Крім цього, на кожній закладці є власне меню і спеціальні кнопки управління об'єктами: Откpыть, або Просмотр (кнопку Запуск використовують залежно від особливостей об'єкта
Кнопка Конструктор призначена для відкриття об'єкта в режимі Конструктора, що дає змогу створювати і змінювати структуру об'єкта. Перехід між режимами конструктора і власне об'єкта можна здійснити в будь-який момент роботи з об'єктом, скориставшись кнопкою Вид на стандартній панелі інструментів.
Робота з таблицями бази даних
Загальні прийоми роботи з об'єктами бази даних можна засвоїти на прикладі роботи з таблицями.
ACCESS пропонує кілька способів створення таблиць, проте найбільш доцільно використовувати двохетапну схему, що передбачає: а) створення структури таблиці; б) заповнення таблиці даними. Перший етап відбувається в режимі конструктора, а другий - у режимі таблиці.
|
|
|
Для створення нової таблиці необхідно виконати такі дії:
- на закладці Таблицы натиснути кнопку Создать, а у вікні, де запропоновано різні способи створення таблиць, слід вибрати Конструктор і натиснути Ок:;
- у вікні Конструктора таблиць ввести імена полів, їхні типи і властивості, а також визначити ключові поля;
- зберегти таблицю у файлі бази даних, вказавши її ім'я;
- перейти в режим таблиці, натиснувши кнопку Вид на стандартній панелі
інструментів;
- внести у таблицю необхідні дані;
- закрити вікно таблиці.
Верхня частина є таблицею, в якій обов'язково потрібно заповнити стовпці Имяполя і Тип данныx відповідно до запланованої структури таблиці. При цьому імена полів вводять вручну, а тип даних для кожного введеного поля ACCESS автоматично позначає як текстовий. Щоб встановити інший тип даних, слід перейти у клітинку з назвою типу. В клітинці з'являється кнопка перегляду переліку, що містить всі доступні в ACCESS типи даних. Переглянувши перелік, слід вибрати потрібний тип.
|
|
|
До основних типів даних СУБД ACCESS належать: - - --- текстовий (рядки завдовжки до 255 символів);
- числовий (охоплює різні числові типи, зокрема байт, ціле, довге ціле, дійсне тощо);
- дата/час (можна встановлювати різні формати подання дати і часу);
- грошовий (до введених чисел автоматично дописуються десяткові знаки і позначення грошової одиниці);
- лічильник (порядковий номер запису);
- логічний (має ~Ba значення: істинне і хибне);
- МЕМО (для зберігання великих обсягів текстових даних);
- об'єкт OLE (для збереження об'єктів, створених в інших програмах: графічних зображень, звукових і відеофрагментів тощо);
- гіперпосилання (для збереження адреси в мережі Інтернету);
- майстер підстановок (для вибору даних у полі з іншої таблиці або
переліку).
Крім імені і типу, поле таблиці може мати низку властивостей, перелік яких можна проглянути або встановити в нижній частині вікна Конструктора таблиць. Для роботи з властивостями певного поля потрібно попередньо активізувати це поле у верхній частині Конструн:тора.
Основними властивостями полів таблиць є: розмір поля, формат поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку, обов'язкове поле, порожні рядки, індексоване поле.
|
|
|
Схема даних
Між таблицями, що утворюють базу даних, як правило, існують логічні зв'язки (один-до-одного, один-до-багатьох тощо). У СУБД ACCESS міжтабличні зв'язки фіксуються, автоматично контролюються і візуально подаються завдяки спеціальному об'єкту бази даних, що має назву «схема даних». На відміну від інших об'єктів БД, схему даних не подано у вікні бази даних. Для виклику її вікна потрібно виконати команду з меню Сервис - Схема данных - або скористатися однойменною кнопкою на стандартній панелі інструментів.
При першому відкритті порожньої схеми даних на екран видається вікно Добавление таблицы, де слід вибрати назви таблиць, між якими будуть встановлені зв'язки, і натисненням кнопки Добавить розмістити графічні позначення цих таблиць у вікні схеми даних. Після розміщення всіх потрібних таблиць необхідно закрити вікно Добавление таблицы.
Запити
Запит у СУБД ACCESS - об'єкт бази даних, призначений для вибірки даних із таблиць за певними критеріями, виконання обчислень над даними з таблиць, додавання, вилучення і зміни даних у таблицях, подання даних у компактному вигляді, подібному до електронних таблиць
Всі дії із запитами у СУБД ACCESS виконують на закладці запросы вікна бази даних. Кожен запит, що зберігається у файлі, зображується піктограмою з назвою запиту. Для опрацювання запиту можна використовувати контекстне меню і кнопки управління запитами
|
|
|
Запити бувають:
1)Запити на вибірку даних
Запити на вибірку - найпростіший тип запитів у СУБД ACCESS. Так. запити створюють за замовчуванням, і вони дають змогу вибирати з таблиць та інших запитів дані, що відповідають певним критеріям.
Конструктор запитів складається з двох частин (рис. 54). У верхній частині розміщуються графічні зображення таблиць, до яких роблять запит. Якщо між таблицями існують зв'язки, то вони зображуються так само, як на схемі даних. При цьому можна створити і нові зв'язки. В нижній частині розташований власне бланк запиту, що підлягає заповненню
Для кожного стовпця бланка слід встановити такі характеристики:
- Поле: вказується ім'я поля таблиці, що братиме участь у запиті. Д:І) введення імені можна клацнути у клітинці бланка і, скориставшись кнопкою перегляду переліку, вибрати потрібне ім'я поля. Крім цього, можна перетягти потрібне поле з графічного зображення таблиці у верхній частині конструктора в клітинку бланка;
- Имя таблицы: автоматично встановлюється у клітинці під назвою поля
- Сортировка: у цій клітинці бланка можна переглянути перелік, що змогу вибрати спосіб сортування даних у вказаному полі: По возрастанию, По убыванию,, Отсутствует;
- Групповая операция (цей рядок виводиться у бланку, якщо на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Групповая операция) дає змогу логічно групувати однакові дані у полі (елемент переглянутого переліку Группировка) або виконувати над даними з поля певні підсумкові обчислення (Sum - сума, Avg - середнє арифметичне, Міп - мінімальне значення у полі, Мах - максимальне значення у полі та ін.);
- Bывод на зкран: у цій клітинці встановлюється прапорець, якщо по. :: має бути виведене на екран у результаті запиту. При розміщенні ново поля на бланку прапорець встановлюється автоматично;
- Условие отбора: в цій клітинці записується умова для відбору даних ;
- Или: записується складова умови «або», що стосується даних в одно. І. або різних полях.
2)Запити до зв'язаних таблиць
За потреби створити запит до кількох таблиць (або запитів) їх слід вибрати у вікні Добавление таблицы так, як при створенні схеми даних. Вибрані таблиці зображуються у верхній частині Конструктора запитів; якщо між ними є зв'язки, то вони також відображуються. Вибір полів на бланку запиту відбувається, так само як при створенні запиту до однієї таблиці.
3)Запити 3 параметрами
СУБД ACCESS дає змогу формувати умови відбору даних у процесі виконання запиту. Така «інтерактивність» запитів реалізується завдяки використанню параметрів. Щоб створити такий запит, потрібно у бланку запиту в рядку Условие отбора вказати не константу певного типу, з якою будуть порівнюватись дані, а пояснювальний текст в квадратних дужках. Синтаксис цього текст: довільний, а його зміст призначений для повідомлення користувачеві, яке значення для відбору даних він має ввести. При виконанні такого запиту на екран виводиться вікно з назвою «Введите значение параметра», в якому подано пояснювальний текст і розміщено поле для введення значення параметра
4)Запити на модифікацію таблиць
СУБД ACCESS дає змогу створювати три типи запитів, результатами ЯКИ. є не нові таблиці, а зміни, внесені у вихідні таблиці бази даних.
5)Запити на оновлення даних
Запити на оновлення дають змогу змінювати значення окремих полів вихідної таблиці. Для полів, що підлягають зміні, можуть бути вказані певні умови.
6)Запити на вилучення даних із таблиць
Такі запити дають змогу вилучати з таблиці записи, в яких значення певних полів відповідають вказаним умовам.
7)Запити на додавання даних до таблиць
Запити на додавання дають змогу поповнювати таблицю даними з іншої таблиці або введеними безпосередньо у бланк запиту.
Форми
Робота з формами у СУБД ACCESS відбувається на закладці ФОРМЬІ вікна бази даних. Як і розглянуті вище об'єкти бази даних, форми можна створювати в режимі конструктора. Проте цей процес доволі трудомісткий і потребує розвинених навичок, тому при розробці навчальних форм доцільніше навчитися створювати простіші форми з використанням засобів автоматизації, які надає система ACCESS, а основи роботи з КОНСТРУІСТОРОМ розглядати на прикладі готових форм. Повністю автоматизується процес створення так званих автоформ, а частково - процес створення форм за допомогою майстра форм. Автоформа - стандартизована форма, що створюється для однієї таблиці чи запиту, містить всі наявні поля і має один з трьох видів.
Види автоформ:
Автоформа В столбец відображає всі поля одного запису в стовпець. Така форма зручна для введення і редагування даних,
Ленточная автоформа показує одночасно групу записів, Її зручно використовувати для виведення даних.
Табличная автоформа має такий самий вигляд, як вихідна таблиця
Создание формы с помощью мастера. У процесі роботи з Мастером виконують такі дії:
- на першому етапі вибирають таблиці і поля, що увійдуть до форми;
- на другому етапі вибирають зовнішній вигляд форми;
- на третьому етапі вибирають дизайн форми;
- на останньому етапі зберігають форму під потрібним ім'ям
Звіти
Звіт у СУБД ACCESS - об'єкт бази даних, призначений для групування, форматування, обчислення підсумкових значень та підготовки до друку даних з однієї або кількох таблиць чи запитів
Робота зі звітами у СУБД ACCESS відбувається на закладці Отчеты вікна бази даних і загалом аналогічна до роботи з формами
Існує можливість створення автозвітів двох типів (ленточный і В столбец
Стандартизовані звіти зручно створювати за допомогою Мастера звітів. Мастер звітів працює у шість етапів. При його роботі здійснюється вибір таблиць або запитів, на основі даних з яких створюється звіт, вибір полів. відображених у звіті, вибір полів, за якими відбувається групування даних. вибір полів і методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення
Структура готового звіту відрізняється від структури форми збільшеною кількістю розділів. Крім розділів: заголовок, область примітки і область даних .. звіт може містити розділи: верхній та нижній колонтитули.
Лекція №9
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 375; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!