Правила оформлення сторінки документа. Вимоги до тексту документа
Державотворча роль мови.Функції мови
Мова — носій культури, засіб нагромадження суспільно-історичного, культурного надбання народу — творця мови.
Функції мови:
1) Комунікативна - — найважливіший засіб спілкування людей і забезпечення інформаційних процесів у сучасному суспільстві
2) Експресивна функція мови полягає в тому, що вона є універсальним засобом вираження внутрішнього світу людини.
3) Культурологічна функція мови відіграє важливу роль у житті будь-якої нації.
4) Мисле творча функція реалізується в тому, що, формуючи думку, людина мислить мовними нормами.
5) Номінативна ( функція називання) Усе пізнане людиною одержує від неї свою назву і тільки так існує усвідомості.
6) Об’єднуюча
7) Пізнавальна функція мови виражається в тому, що вона є своєрідним засобом пізнання навколишнього світу.
8) Естетична функція мови полягає в тому, що вона є першим джерелом культури, знаряддям і водночас матеріалом створення культурних цінностей.
Документ – основний вид ділового мовлення. Загальні вимоги до складання документів.
Документ – вид ділового мовлення, що містить інформацію , «зафіксовану» на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігти і передати її у часі « та просторі».
вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.
Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю.
|
|
|
Літературна мова. Мовна норма.
Літературна мова – це унормована, загальноприйнята форма національної мови.
Мо́вна но́рма — сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі спілкування. Головні ознаки мовної норми — унормованість, обов'язкова правильність, точність, логічність, чистота і ясність, доступність і доцільність.
Головною ознакою літературної мови є унормованість, для якої обов'язкова правильність, точність, логічність, чистота та ясність, приступність і доцільність висловлювання.
Види документів та їх класифікація.
Класифікація
1) За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.
2) За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті документи, які містяться у приватному зібранні особи.
|
|
|
3) 3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.
4) 3а призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.
5) За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій
юридичній чи фізичній особі.
6) За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
|
|
|
7) За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою "дуже терміново".
8) За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
9) За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія". Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском.
|
|
|
10) За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.
11) За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
12) За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.
Основні види документів.
Види документів:
· За призначенням – організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розпис, Структура і штатна чисельність); розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, розпорядження, вказівки, Постанова, Рішення), інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);
· За часом створення – первинні та вторинні (реферат, анотація, огляд і т. д.);
· За способом виготовлення – чорновий, білової, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований (брошура, книга, журнал);
· За типом змісту – текстові, іконічні (графічні), Ідіографіческім (схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні;
· За способом представлення – електронний, на паперових носіях;
· За місцем видання – внутрішні, зовнішні;
· По напрямку відправки – вхідні, вихідні;
· З розповсюдження – опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні;
· За необхідності технічних засобів – человекочітаемие, машиночитаєми;
· За рівнем секретності – не секретні, секретні, з різним рівнем секретності.
В управлінській діяльності організацій найбільш часто застосовуються такі види документів:.
· Наказ - правовий акт, що видається з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією.
· Розпорядження -правовий акт, що видається одноосібно керівником з метою вирішення оперативних питань стосовно вузького кола посадових осіб.
· Вказівка - правовий акт, що видається організацією з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій, інформаційно-методичного характеру.
· Протокол - документ фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
· Лист - узагальнена назва різних за змістом документів на паперовому носії та пересилаються поштою.
· Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій.
· Доповідна записка - документ, що містить грунтовний виклад будь-якої інформації, з висновками і пропозиціями укладача.
· Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, проекту, звіту) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.
· План - документ, що встановлює точний перелік намічених до виконання заходів або робіт, їх послідовність, терміни, обсяг і конкретних виконавців.
· Звіт - документ, який містить відомості про виконання плану, завдання, доручень і заходів організації або посадовій особі.
Стилі,типи і форми мовлення
| Назва стилів | Види творів, у яких стиль реалізується | Основні ознаки стилів і жанрів мовлення | |||
| Мета мовлення | Сфера спілкування | Форма реалізації стилю | Мовні особливості стилю | ||
| Розмовний | обмінінформацією, думками, враженнями, прохання чи подання допомоги, виховний вплив | побутові стосунки з родичами, друзями, знайомими | діалог | широко використовуються побутова лексика,фразеологізми, емоційно забарвлені й просторічні слова, звертання, вставні слова, неповні речення тощо | |
| Науковий | дисертація, монографія, стаття,підручник, лекція, відгук, анотація | повідомлення про результати наукових досліджень | наука, техніка, освіта | монолог | характерні мовні засоби: терміни, спеціальна фразеологія, складні синтаксичні конструкції; повні речення; логічність, точність, обґрунтованість викладу |
| Офіційно-діловий | закон, кодекс, статут, наказ, указ, оголошення, доручення, розписка, протокол, акт, інструкція, лист тощо | регулювання офіційно-ділових стосунків | офіційно-ділові стосунки | монолог (діалог) | переважають стилістично нейтральні мовні засоби: стандартнаканцелярська лексика, складні речення, немає емоційно забарвлених слів; виклад гранично точний |
| Публіцистичний | виступ, нарис,публіцистичнастаття, памфлет,фейлетон, дискусія | обговорення, відстоювання та пропаганда важливих суспільно-політичних ідей, сприяння суспільному розвитку | громадсько-політичне життя | монолог (діалог) | використовуються суспільно-політична лексика, емоційно забарвлені слова, риторичні запитання, вигуки, повтори; тон мовлення пристрасний, оцінний |
| Художній | трагедія,комедія, драма, водевіль, роман,повість, поема, вірш, байка | різнобічний вплив на думки й почуття людей за допомогою художніх засобів | мистецтво слова | монолог | застосовуються всі мовні засоби, особливо широко —слово в переносному значенні |
Ро́зповідь — повідомлення про певні події, що відбуваються в часі. Загальна структура розповіді така:початок, розвиток та кінець події. Розповідь має такі різновиди: повідомлення, оповідання, відповідь, найменування, перелік, оголошення. До розповіді ставлять питання що відбувалося?
Опис — розповідь про властивості, ознаки певного предмета або явища. У ньому подається характеристика людини, предмета, явища природи шляхом перелічування їхніх суттєвих ознак.. Описи бувають: пейзажні, портретні, інтер'єру, явищ, предметів, людини. До опису ставлять питання який?
Ро́здум— висловлювання про причини якостей, ознак, подій. У роздумі обов'язково наявні три частини: теза, докази, висновок. Чисті описи, роздуми, розповіді використовуються рідко. До роздуму ставлять питання чому?
Бльшість сучасних мов існує у двох формах: усній і писемній.
Усне мовлення - це слухове сприймання певної інформації.
Усна і писемна форми мовлення мають свої особливості і розрізняються за такими ознаками:
За походженням. Усна форма мовлення первинна, а писемна -вторинна.
За сприйманням. Усна форма мовлення сприймається на слух ( крім жестів і міміки, які сприймаються зорово), а писемна - тільки зорово.
Правила оформлення сторінки документа. Вимоги до тексту документа
документи оформляють на папері формату А4 та А5. На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Вимоги до тексту документа
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 1073; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!