Проверка правильности вода остатков
После ввода входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого следует составить стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков. Период устанавливается в режиме «Сервис – Параметры – Бухгалтерские итоги» таким образом, чтобы либо его началом была дата начала ведения учета, либо его конечная дата совпала с датой ввода входящих остатков. В первом случае входящие остатки будут являться начальными остатками по этому периоду, а во втором случае – конечными остатками по этому же периоду.
Следует обратить внимание на то, что остаток по использованному фиктивному счету «00» должен быть нулевым, что означает совпадение суммы дебетовых остатков с суммой кредитовых остатков, а это, в свою очередь, свидетельствует о правильном вводе остатков.
Кроме этого следует просмотреть получившиеся остатки по субсчетам и валютам, если таковые вводились.
Особое внимание следует уделить проверке остатков по аналитике. Для их получения обычно следует воспользоваться составлением специального отчета «Оборотно – сальдовая ведомость по счету».
Ввод данных до текущей даты.
После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты.
Предпочтительнее ввести в журнал операции так, как они происходили. В этом случае будут иметь место детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета.
|
|
|
Если данных много, то операции можно вводить «укрупнено», то есть суммируя одинаковые проводки в одну. Например, все проводки за период с кредита счета 51 в дебет счета 50 можно ввести одной проводкой в операции с датой, относящейся к этому периоду (месяцу). Однако, при этом должны быть соблюдены следующие правила: суммироваться должны проводки одного месяца с полностью совпадающими значениями счетов, субконто и валюты.
Правильность введенных данных можно проверить, составив отчеты «Оборотно – сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто» и сверив шифры в отчетах с теми, что имеются в документах пользователя.
Порядок работы с журналом операций и проводок.
Операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Проводки в свою очередь могут состоять из одной или нескольких корреспонденций, т.е. быть соответственно простыми (развернутыми) или сложными (свёрнутыми). Операция включат в себя кроме проводки определенные реквизиты, характеризующие ее: содержание операции, общая сумма, дата, номер.
Существуют две возможности ввода хозяйственных операций: ручной ввод или автоматический ввод через формирование документов.
|
|
|
Для просмотра и ввода новых операций в программе предусмотрено два вида журналов – журнал операций и журнал проводок.
Журнал операций.
Позволяет просмотреть список, при этом каждая операция отображается в нем одной строчкой. Операцию характеризуют следующие реквизиты: дата, время, документ, номер, содержание, сумма. Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций, причем можно просматривать как все операции, так и выборочно, руководствуясь при этом заданными критериями, например, сделать выборку операций за определенным интервал времени (за месяц, за день и т.д.)
Вызвать на экран журнал операций можно следующими способами:
· используя Журнал операций главного меню Журналы;
· кнопку Операции панели инструментов.
При этом на экране появляется окно, в которое вводятся основные данные об операции.
В заголовке окна журнала указывается интервал, за который просматриваются операции в журнале. Если задано какое-либо условие отбора, то оно также выводится в заголовке журнала операций.
Самая левая графа журнала является служебной и отражает состояние операции:
· операция, введенная вручную
· операция сформирована уже проведенным документом
|
|
|
· операция сформирована документом, но документ пока не поведен
Если значок – состояния перечёркнут, то это значит, что операция помечена на удаление.
В графу «Документ» вводится наименование документа, отражающего операцию. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида «Операция».
Для просмотра журнала операций используется приемы работы с табличной частью формы.
Для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:
· Ctrl+] – перемещение к операции со следующей датой
· Ctrl+[ – перемещение к операции с предыдущей датой
Операции в журнале всегда вводятся в хронометрической последовательности. Внутри даты операции упорядочены во времени.
Объем операций, выводимых для просмотра в журнале можно ограничить двумя способами: Интервалом видимости; Условием отбора .
Интервал видимости.
Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала и устанавливается двумя способами – автоматически и вручную.
Автоматически интервал видимости устанавливается в соответствии с настройкой в пункте Параметры меню Сервис главного меню программы – закладка «Журналы».
|
|
|
Для изменения интервала видимости журнала необходимо выбрать пункт Интервал из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку на панели инструментов окна журнала. При этих действиях на экран будет выдан запрос «Параметры журнала», в соответствующих полях которого следует указать начальную и конечную дату интервала видимости операций. Вместо ввода даты вручную нажатием кнопки можно вызвать календарь и выбрать нужные даты мышью. Далее следует нажать кнопку ОК. При просмотре журнала будут видны только те операции, даты которых попадают в установленный интервал.
При желании в журнале операций можно показывать и проводки, принадлежащие текущей операции. Для этого следует выбрать пункт Показывать проводки меню Действия. При этом в верхней части окна будут показаны данные по операциям, а в нижней части – проводки той операции, на которой установлен курсор.
Кроме показа проводок в нижней части окна журнала операций существует возможность синхронного показа проводок в отдельном окне. Для этого нужно выбрать в меню Действия пункт Проводки операции или нажать на панели инструментов журнала кнопку. При этом будет открыто отдельное окно для отображения проводок текущей операции журнала операций.
В обоих режимах список проводок, принадлежащих операции будет являться журналом проводок, вид которого определяется в конфигурации.
Условия отбора.
С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу, отобранную по определенным критериям.
Отбор операций характеризуется видом отбора и значением отбора.
Виды отбора: задаются на этапе конфигурирования и могут представлять собой сумму операции или реквизит документа, совокупность реквизитов или объектов аналитики. Можно выбрать, например, операции, которые проводились с определенной организацией – поставщиком или клиентом.
Значением отбора может являться любое из имеющихся значений этого вида отбора, например, конкретная сумма операции или конкретная организация.
Существуют определенные виды отбора, по которым не используется значение отбора, например, отбор по виду документа «Платежное поручение» позволяет отобрать все документы данного вида.
Отбор записей в журнале операций может быть установлен несколькими способами:
Ручная установка отбора
Для ручной установки отбора записей в журнале операций следует выбрать пункт Отбор по значению – Отобрать меню Действия или нажать кнопку панели инструментов в верхней части журнала.
При входе в режим установки отбора открывается диалог для выбора вида отбора и значения отбора. В верхней части диалога выводится список видов отбора, установленных в конфигурации, из которого следует сделать выбор. Для ввода значения существует два способа:
· ввести непосредственно значение
· получить список присутствующих в журнале значений и выбрать одно из них
Справа от списка видов отбора в диалоге расположено поле для непосредственного ввода значения отбора, формат ввода которого зависит от типа значения (число, строка ,реквизит из списка и т.д.). После ввода значения следует нажать кнопку Установить отбор по значению. При этом диалог будет закрыт, а в журнале операций будет установлен необходимый отбор. Обор по виду документа может быть выбран двойным щелчком мыши в списке видов отбора.
В нижней части окна диалога помещается набор элементов для получения списка существующих значений отбора. Список заполняется при нажатии кнопки Получить список. При этом список будет содержать те значения, которые реально существуют в журнале операций по выбранному виду отбора.
Установка «Получить по…значений» ограничивает число значений, которые будут выбираться при заполнении списка существующих значений до выдачи предупреждения «Обработано…значений. Продолжить?» Пользователь может либо прервать, либо продолжить отбор.
Если во всех видах отбора количество значений небольшое, то целесообразно использовать установку «Получить автоматически», включение которой позволяет заполнять список существующих значений автоматически без использования кнопки Получить список.
Установка «В интервале журнала» позволяет включать в список значений отбора только значения из операций, находящихся в выбранном интервале журнала операций.
Установка «В диапазоне с…по…» ограничивает полученный список существующих числовых значений, когда нужно, например, быстро получить определенный разброс сумм операций, а потом выбрать одну из них. Предположим, клиент не помнит точную сумму оплаченного платежного поручения, где-то в пределах 3-4 тысяч рублей. В этом случае выбирается вид отбора «Сумма операции», установка «В диапазоне с 3000 по 4000 руб.», затем нажимается кнопка Получить список.
Для строковых значений также предусмотрено ускорение заполнения списка существующих значений. В реквизите «Значение отбора» можно задать начало искомой строки, затем включить установку «В пределах значения» и нажать кнопку Получить список. При этом в список попадут лишь те значения, которые начинаются с заданного фрагмента строки, например, выбрав вид отбора «Содержание» и записав в реквизит «Значение отбора – зарплата», можно получить список из строк: «Зарплата за октябрь», «Зарплата за ноябрь» и т.д.
После того, как список значений получен можно выбрать одно из значений списка, нажав кнопку Установить отбор или дважды щелкнуть мышью на конкретном значении в списке. После этих действий диалог закрывается, и журнал переключается в режим отбора по выбранному значению.
Для отключения отбора следует вновь войти в режим установки отбора и нажать кнопку Отключить отбор при этом журнал будет показывать все имеющиеся записи.
Не входя в режим «Отбор по значению»можно отключить установленный ранее отбор нажатием кнопки на панели инструментов окна журнала операций или выбрав пункт Отбор по значению – отключить в меню Действия главного меню программы.
Кнопка Отмена диалога режима установки отбора позволяет отказаться от выбора нового условия отбора, но не отключает текущий отбор.
Отбор по кнопке позволяет, не входя в диалог отбора, установив курсор на текущей колонке журнала операций, осуществить отбор. При этом отбор будет производиться в том случае, если текущая кнопка является критерием отбора, т.е. включена в виды отбора, задаваемые в конфигурации. Отбираемыми значениями будут являться текущие значения колонки журнала операций, например, если установить курсор на колонку «Сумма» журнала операций и вызвать отбор по колонке, то будет установлен отбор по значению суммы операции, на которой в данный момент находится курсор.
Для отбора операции по значению колонки журнала следует поместить курсор на выбранное значение в графе журнала и нажать мышью на кнопку панели инструментов окна журнала или выбрать пункт Отобрать по колонкев меню Действия главного меню программы, при этом в журнале будут выведены только те записи, которые удовлетворяют условиям отбора.
Является ли кнопка журнала операций колонкой отбора легко определить - кнопка отбора по колонке и соответствующий пункт меню активны, при этом не появляется окно диалога отбора, а отбор производится сразу. Данный режим, по сути, не отличается от установки отбора через диалог, а предназначен для быстрого указания системе вида и значения отбора.
История отбора хранится на протяжении всего сеанса работы пользователя, давая возможность вернуться к проводившемуся ранее отбору и выбрать его еще раз. Для этого следует нажать кнопку на панели инструментов или выбрать пункт Отбор по значению - История в меню Действия. На экран будет выведен диалог, содержащий список ранее использованных отборов. Установите курсора на нужный отбор и нажмите на кнопку ОКили дважды щелкните мышью в списке историй отборов.
Окно истории при этих действиях будет закрыто, а в журнале операций будет установлен нужный отбор. Данный режим предназначен для быстрого указания системе вида и значения отбора.
Отбор записей в журнале может быть включен принудительно на этапе конфигурирования. В этом случае при работе с Журналом операции пользователь всегда будет работать со списком операций, отобранных по некоторому значению, например, только с операциями, введенными им самим через документы. При этом операции, введенные другими пользователями, ему будут недоступны.
Поиск в журнале операций
Может быть нескольких видов: быстрый поиск, поиск по номеру документа и произвольный поиск.
Быстрый поиск.Имеет смысл использовать для поиска по дате документа (операции). Для этого необходимо клавишами или мышью поместить курсор в колонку журнала, в которой необходимо найти какое- либо значение, и набрать на клавиатуре искомое значение. В случае даты следует указать цифрами без разделительной точки две последние цифры года, далее - номер месяца и число. При поиске курсор будет устанавливаться на первую операцию, относящуюся к искомой дате.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace. Быстрый поиск можно продолжить нажатием клавиши , после чего набрать на клавиатуре искомые символы.
Поиск по номеру документа. Осуществляется путем нажатия клавиш CTRL + F5, или выбором пункта Найти по номеру меню Действияглавного меню программы. На экран выдается запрос, верхняя часть которого содержит список видов документов, которые могут присутствовать в журнале операций. Щелкнув мышью на документе из списка пользователь задает направление поиска. Повторным кликом мыши можно отказаться от поиска документа этого вида.
При нажатии кнопок Вкл. Все и Откл. Все, расположенных справа от списка видов документов, будут соответственно выделены все виды документов или снято выделение со всех видов документов.
В поле «Номер документа» необходимо ввести номер, который необходимо найти, а затем нажать кнопку Найти.
По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списка «Найденные документы», в котором мышью можно выбрать необходимый документ. После нажатия кнопки Выбрать окно запроса будет закрыто, а курсор в журнале установится на строке с операцией выбранного документа.
В любой момент можно отказаться от поиска, нажав кнопку Отмена или закрыв окно запроса.
Произвольный поиск. Выполняется стандартным для всех поисков образом.
Журнал проводок.
Журнал проводок позволяет посмотреть список проводок, принадлежащих той или иной операции, и вызывается на экран при выборе пункта Журнал проводок главного меню Операцииили главного меню Журналы.
Журнал проводок представляет собой таблицу, каждая строка которой является корреспонденцией счетов, отражающей проводку.
В колонке «Номер проводки» указывается номер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала представляет собой часть сложной проводки, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть будет указывать на номер проводки, а вторая часть, отделенная дробью, будет указывать на номер корреспонденции. Например, 3/2 – это вторая корреспонденция третьей проводки.
Самая левая графа журнала проводок является служебной и содержит пиктограмму, поясняющую содержимое строки:
· проводка операции, введенной вручную
· проводка операции, введенной через документ
· главная корреспонденция сложной проводки, введенной вручную
· главная корреспонденция сложной проводки, введенной через документ
· подчиненная корреспонденция сложной проводки, введенной через документ
· подчиненная корреспонденция сложной проводки введенной вручную
При отображении субконто в проводках специальной строкой «<….>» указываются пустые (не выбранные) значения субконто, что позволяет отличить их от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.
Журнал проводок имеет практически одинаковый с журналом операций набор действий над операциями: просмотр проводок, отбор проводок, поиск проводок.
Видом отбора в журнале проводок может быть, например, «Сумма проводок» или «Счет», или дополнительные реквизиты проводки, а также субконто определенных видов.
Необходимо обратить внимание на особенность работы режима «Отбор по колонке». В случае, если в качестве отбора выбраны колонки «Счет дебета» или «Счет кредита», что связано с необходимостью выбора всех проводок, в которых имеется какой- либо один счет, на экране появляется окно диалога. В окне «Счет»появляется текущее значение счета, выбранное в графе «Дебет» или «Кредит» журнала проводок. Если текущее значение являлось субсчетом, то в окне «Счет» появится наряду с текущим значением общее значение счета. Например, текущее значение счета- 69,5, а общее значение счета- 69.
Если выбрать текущее значение в окне «Счет» и нажать кнопку ОК, то в журнале будут отобраны проводки с данными значением субсчета. Если выбрать общее значение счета, то будут выбраны проводки, содержащие все субсчета данного счета.
В окне «Вид отбора» предлагаются способы отбора счета. Если выбрать вид отбора «Счет», то в журнал будут выведены проводки содержащие выбранный счет в колонке «Дебет» или «Кредит». Если выбрать вид отбора «СчетДт», то в журнал попадут только проводки, содержащие нужный счет по дебету. Аналогичная ситуация произойдет в случае выбора вида «СчетКт».
Комбинируя варианты, предложенные в окне «Счет» и «Вид отбора», можно получить различные выборки по текущему счету.
Наиболее полную информацию по выбранному счету можно получить, если выбрать в окне «Счет» общее значение счета, а в окне «Вид отбора» - «Счет». Такого же результата можно добиться, нажав кнопку Полный.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 428; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!