Минимизация устной информации

Почему использование в бизнес-процессе устной информации приво­дит к несоответствиям и неэффектив­ности? Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажаться при передаче ее от одного участника бизнес-процесса к другому. Особенно велико искажение в управленческих бизнес-процессах, имеющих дело со сложной информацией. Первый ска­зал второму, второй интерпретиро­вал полученное информационное со­общение по-своему, и возникшее ис­кажение стало усиливаться далее по цепочке бизнес-процесса. Статистика показывает, что при прохождении информации через два звена степень ее искажения достигает более 50% (рис. 14).

Вторая причина вызвана тем, что за устную информацию нельзя назна­чить ответственного. Поэтому нужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные пото­ки были по возможности документиро­ваны. Это, в свою очередь, приводит к увеличению бюрократии и замедляет ход течения бизнес-процессов. Тем не менее, как показывает практика, ра­циональная бюрократия оказывается полезной.

Использование рациональной бю­рократии в первую очередь позволяет повысить ответственность всех участ­ников бизнес-процесса, так как они начинают осознавать, что их деятель­ность фиксируется и в случае совер­шения ими ошибок имеется докумен­тальное тому подтверждение.

Большинство компаний, в особен­ности относящихся к малому и сред­нему бизнесу, недостаточно использу­ют документированный обмен инфор­мацией. При увеличении количества участников бизнес-процесса это при­водит к увеличению несоответствий, возникающих в бизнес-процессе и со­ответственно к снижению качества.

Мы поможем в написании ваших работ!