Как составить описание работы?

Объясните, какого исполнения вы ожидаете

 

Описание работы часто не дает полного представления о том, что Вы хотите от Вашего подчиненного. Это происходит из-за того, что многие могут выполнять ряд работ, а не одну специфическую. Например, все менеджеры по продажам на фирме могут иметь одинаковое описание работы, хотя, как у начальника этих ме­неджеров, у Вас могут быть специфические идеи, относящиеся к каждому из них. Например, описание работы менеджера может включать обязанности: “наблюдать за сбытом”, “отвечать за все фазы маркетинга товара подразделения” и т. д. Однако Вы, возможно, захотите, чтобы Ваш менеджер по продажам продавал лично товара на сумму не менее 600 000 долларов в год, управляя двумя огромными счетами под-

200

201

 

Проблемы могут возникнуть на любой стадии процесса оценивания. Вот некоторые подводные камни, которых следует избегать при аттестации:

1. Недостаточность норм. Без норм не может быть объективной оценки результатов — только субъективные предположения и догадки.

2. Неуместность или субъективность норм. Нормы устанавливают на основе анализа производительности, чтобы гарантировать их отношение к работе.

3. Нереальность норм. Нормы — это цели с мотивационным потенциалом. Тот, кто разумен и требователен, имеет наибольший мотивационный потенциал.

4. Плохое измерение обязанностей. Для объективного сравнения результатов деятельности требуются измеримые нормы, позволяющие количественно оценить интенсивность труда (например, 10 отказов из 1000 или 10 продаж на 100 телефонных звонков, или в процентах при измерении степени законченности проекта).

5. Ошибки в рейтингах. Ошибки в рейтингах включают пристрастие или предубеждение в оценке, эффект “ореола”, постоянную ошибку, общую тенденцию и страх конфронтации.

6. Плохая обратная связь с работающим. Нормы и/или рейтинги должны быть доведены до сведения работающего для того, чтобы оценка исполнения обязанностей была эффек­тивной.

7. Негативная коммуникация. Процессу оценки мешает негативная коммуникация, на­пример, негибкость, оборонительная позиция и неразвивающийся подход.

8. Неиспользование оценок. Неиспользование оценок при принятии решений по пер­соналу и его развитию сводит на нет первичную цель оценивания. Применение комплексно взвешенного критерия и частые оценивания также порождают ряд проблем.

 

Источник: John Е. Oliver, “Performance Appraisals That Fit”, Personnel Journal, Vol.64, no. 6 (June 1985), p.69.

Рис. 10.2. Общие проблемы оценки исполнения

 

разделений; поддерживал сбыт на хорошем уровне; не допускал покупателей к выс­шему руководству (включая Вас).

В этом случае полезно установить измеряемые нормы для каждой из обязаннос­тей. Деятельность, связанная с “личными продажами”, может измеряться количест­вом продаж (в долларах), которые менеджер осуществляет лично; “поддержание сбыта на хорошем уровне” — с точки зрения товарооборота, а показатель “не под­пускать покупателей к руководству” — на основании “жалоб покупателей, достиг­ших высшего руководства” с нормой “не более 10 жалоб в год”.

Оценка: методы оценивания

Графическая шкала оценивания

Графическая шкала оценивания (graphic rating scale) является наиболее простым и популярным методом аттестации. На рис. 10.3 показана типичная шкала оцени­вания. Она отображает характеристики (количественные и качественные), каждой из которых соответствует уровень исполнения обязанностей (от неудовлетворитель­ного до отличного). В свою очередь, каждый рейтинг выражается в определенных численных значениях, указанных в шкале оценки, которые затем суммируются.

Вместо того, чтобы оценивать все общие характеристики или факторы (такие как качество и количество), многие фирмы выделяют лишь некоторые из них (самые главные). На рис. 10.4 показана форма оценки должности управляющего секретаря, в которой отдано предпочтение пяти обязанностям из описания работы. Рейтинг каждой из обязанностей выражен в процентах. Предусмотрено также место для ком­ментариев и оценки общего исполнения обязанностей, таких как своевременный до­клад о проделанной работе и соблюдение правил работы.

201

202

 

АТТЕСТАЦИЯ

ФИО работающего

Отдел

Должность

Номер платежной ведомости

Причина аттестации:

· Годовая

· Заслуги

· Неудовлетворительное исполнение обязанностей

· Конец испытательного срока

· Продвижение

· Другое

Дата вступления в должность

Дата последней аттестации

Дата текущей аттестации

Инструкция: Тщательно оцените исполнение обязанностей работающим в отношении текущих требований работы. Проставьте рейтинг, указав оценки исполнения обязанностей. Обозначьте НД, если нет данных. Определите рейтинг внутри каждой шкалы и укажите в соответствующем квадратике. Значения будут суммироваться и усредняться для определения общего балла.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕЙТИНГА

О — отлично — отличное исполнениеобязанностей во всех областях, намного лучше других

OX — очень хорошо—результаты четко превосходят многие требования, относящиеся к должности. Исполнение обязанностей на высшем уровне и постоянно

Х — хорошо — достаточный и надежный уровень исполнения обязанностей

НУ —необходимо улучшение — неполное исполнение обязанностей в некоторых, областях. Необходимо улучшение,

Н —неудовлетворительное — в целом результаты неудовлетворительные и необходимо срочное улучшение. Невозможно никакое, повышение по заслугам.

 

НД — не аттестован — нет данных. Отвечает нормам исполнения обязанностей.

Общие факторы		Рейтинг	Шкала		Комментарии
1.	Качество — аккуратность, тщательность	О	100-90	Зна­-
	и приемлемость выполненной работы	ОХ	90-80	чение
		Х	80-70
		НУ	70-60
		Н	менее 60
2.	Производительность — количество и	О	100-90	Зна­-
	эффективность работы, выполненной в	ОХ	90-80	чение
	некоторый период времени	Х	80-70
		НУ	70-60
		Н	менее 60
3.	Знание работы — практические навыки	О	100-90	Зна­-
	и знания и информация, используемая	ОХ	90-80	чение
	при работе	Х	80-70
		НУ	70-60
		Н	менее 60
4.	Надежность — насколько можно	О	100-90	Зна­-
	положиться на этого работающего по	ОХ	90-80	чение
	завершении задачи	Х	80-70
		НУ	70-60
		Н	менее 60
5.	Пригодность — степень	О	100-90	Зна­-
	пунктуальности, соблюдения	ОХ	90-80	чение
	предписанной работы, перерывов на обед	Х	80-70
	и перекуров и общая посещаемость	НУ	70-60
		Н	менее 60
6.	Независимость — часть работы,	О	100-90	Зна­-
	выполненная с небольшим контролем	ОХ	90-80	чение
	или без него	Х	80-70
		НУ	70-60
		Н	менее 60

Рис. 10.3. Графическая шкала оценивания с местом для комментариев

 

ФИО Должность Период аттестации с по Тестирующий Должность тестирующего Отдел		Ключи к рейтинговой шкале 1. Не отвечает требованиям работы 2. В целом отвечает требованиям работы 3. Полностью отвечает требованиям работы 4. Отвечает требованиям работы с отличием 5. Превышает требования к работе
Часть 11. Шкалы рейтингов для спектра задач
Должность: Управляющий секретарь Обязанности и ответственность
А. Машинопись и стенография                            30%			Рейтинг	1	2	3	4	5
Аккуратная печать на машинке в соответствую­щем формате со скоростью 60 слов в минуту из различных источников, включая: печать под дик­товку, с диктофона, стенографированных запи­сей или записей обычного формата; расшифров­ка стенографированных записей для генерально­го менеджера; расшифровка стенографированных протоколов заседаний; печать записок, повесток дня, расписаний и другого внутреннего материа­ла; печать обзоров для торговых ассоциаций; со­ставление и печать действующих отчетов и дру­гих отчетов, включая тексты и таблицы; печать копий для журналов и газет по торговле; состав­ление и печать писем, меморандумов, копий и других документов в соответствии с обязанностя­ми или по требованию.			Комментарии
Б. Прием                                                                 25%			Рейтинг	1	2	3	4	5
Прием и запись первоначальных контактов персо­нально или по телефону и вежливая помощь звоня­щим и посетителям: ответы на телефонные звонки, прием сообщений, обеспечение информацией и переадресование звонков соответствующим лицам; приветствие посетителей, обеспечение информа­цией или направление в соответствующий отдел или к отдельным лицам; выполнение роли хозяйки и обеспечение ожидающих посетителей необходи­мыми услугами; умение обращаться с автоматизи­рованной службой ответов; поддержание связи со звонящими и посетителями.			Комментарии
В. Составление расписаний                                 20%			Рейтинг	1	2	3	4	5
Эффективное управление календарем, включая ор­ганизацию встреч, совещаний, поездок и подобных мероприятий; ведение календаря и назначение встреч для генерального менеджера, членов совета директоров и сотрудников штата; подготовка просьб о возмещении расходов, связанных с дело­выми поездками; помощь в организации ежегод­ных собраний; организация обучающих собраний для работников фирмы, включая выбор помеще­ний, перерывы на кофе и необходимое питание; составление графика использования организацион­ных средств; расселение, организация поездок и оплаты для консультантов и приезжих.			Комментарии
Г. Управление файлами и записями                    15%			Рейтинг	1	2	3	4	5
Создание и поддержание соответствующих файло­вых систем и правильное расположение и поиск не­обходимого материала по требованию; разработка плана файловых систем свободных мест и для кор­респонденции, протоколов, отчетов, инструкций и относящегося к ним материала; помещение мате­риала в соответствующее место в файле; поиск и извлечение материала из файлов; отбор, запись в файлы и перемещение материала в центральное месторасположение или их уничтожение при необ­ходимости; поддержание и хранение необходимых записей; организация удобного для использования формата данных из файла поиска.			Комментарии
Д. Общие офисные услуги                                  10%			Рейтинг	1	2	3	4	5
Выполнение необходимых обязанностей в офисе в соответствии с существующей практикой и предпи­санными процедурами; передача почты, чтение и отправление почты; прием и распределение входя­щей почты; копирование документов; поддержание небольшого фонда наличных денег; вырезание из газет и журналов статей, относящихся к организа­ции, составление бюллетеней совета директоров; выполнение других порученных обязанностей.			Комментарии
Часть III. Аттестационная форма
Является ли служащий на работу вовремя, остается ли на рабочем месте в соответствии с требованиями к работе? да нет Если нет, пожалуйста, объясните.
Следует ли служащий инструкциям и соблюдает ли правила работы? да " \—1 нет Если нет, пожалуйста, объясните.
Действует ли работник самостоятельно или сотрудничает с коллегами по работе? [И да 1—[нет Если нет, пожалуйста, объясните
Опишите все необходимые действия, которые могут улучшить исполнение обязанностей работающим.
Резюмируйте общее исполнение обязанностей служащим, достигнутое при обсуждении.
Часть IV. Подписи
Этот отчет основан на моем изучении и знании сотрудника и его работы.
Моя подпись означает, что я просмотрел эту оценку. Это не означает, что я согласен с результатами.
Тестирующий Дата
Рецензент Дата
Работник Дата
Источник: James Buford, Jr., Bettye Burkhalter, and Grover Jacobs, “Link Job Descriptions to Performance Appraisals”, Personnel Journal (June 1988), pp. 135-136.

Рис. 10.4. Пример аттестационной формы

 

---

Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 528; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!