Другая возможность сбора данных для диагностирования – организация специальной встречи
Лекция 4. Анализ и оценка организационной культуры. Методы диагностики
Организационной культуры
Для развития организационной культуры необходимо знать ее нынешние характеристики. Оценка имеющейся организационной культуры опирается на данные, полученные из разных источников и разными методами.
Анализ и оценка организационной культуры
Источники фактов
Фактические данные могут быть получены в трех формах: записи; события и условия; память. Любые из этих источников могут быть внутренними (в пределах данной организации» или внешними (официальные публикации, статистические отчеты, мнения людей вне организации).
Записи – факты, хранимые в форме, пригодной для считывания и преобразования. К ним относятся графики, документы (файлы, отчеты, публикации), компьютерные файлы, фильмы, микрофильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии и т.д. Факты из записей выявляются путем поиска и изучения.
События и условия – это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства.
Память – вся информация, хранящаяся в памяти людей, которые работают в компании, связаны с ней или могут дать информацию, полезную, например, для сравнения. Эта энциклопедия знаний охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубеждения и догадки. Мозг хранит все эти данные в виде слов, цифр и картин, которые нельзя видеть, но можно воспроизвести с помощью опроса людей, специальных отчетов и т.д.
|
|
|
Не нужно применять косвенные и трудоемкие методы сбора информации, если она может быть получена прямо и просто. Во многих случаях можно просто пойти и спросить. Люди на всех уровнях в промышленных фирмах и других организациях обладают огромным объемом знаний о месте своей работы и почти все имеют определенные идеи относительно необходимых и возможных усовершенствований, но не делятся информацией, если их не просят об этом.
Поиск информации по записям
Записи представляют собой обширный источник информации. Предпочтительно использовать уже отраженную в записях информацию, прежде чем начать искать другие пути получения данных.
Рекомендуется избегать ряда ошибок при поиске данных. Некоторые записи не надежны и дают искаженную картину действительности, это характерно для записей, касающихся поломки и остановки оборудования или нарушений норм безопасности. Планы и проекты часто ошибочно считаются соответствующими современным требованиям. В руководствах могут содержаться подробные описания методов, давно признанных устаревшими. Если возникают сомнения, следует проверять правильность записей, прежде чем использовать их.
|
|
|
Как в частных, так и в государственных организациях часто разные отделы имеют разные записи по одним и тем же событиям, издержкам и доходам. Они могут различаться по используемым критериям, по объему фиксированных данных. Критерии и ценности, используемые в записях, время от времени меняются, и при исследовании необходимо знать об этих изменениях.
Специальные записи
Специальные записи могут применяться, если в существующих источниках трудно найти нужную информацию или же на них нельзя положиться. Эти записи могут вестись в течение ограниченного периода времени, например, 1-2 месяца, в соответствии с предложенными критериями. Из соображений экономии, они должны быть простыми и храниться не долее, чем необходимо. Все участники исследования должны знать с самого начала, сколько будет длиться этот период и почему следует прибегать к специальным записям.
Наблюдение
Наблюдение – метод, используемый для получения информации, которая трудно поддается записи. Можно присутствовать на проводимых мероприятиях, например при инструктаже руководителем подчиненных или при выполнении рабочим своего задания, и с помощью зрения и слуха следить за ходом событий, чтобы позднее предложить, как все это сделать лучше.
|
|
|
Наблюдение за собраниями сотрудников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения, связанные с данной проблемой. Обычно наблюдают за группами, а не за отдельными лицами. Если, однако, задача состоит в том, чтобы помочь человеку повысить эффективность работы, наблюдение может концентрироваться преимущественно на нем. Это может иметь место в случае, если сотрудник высокого ранга испытывает межличностные проблемы. В таком случае целесообразно искать внешнего консультанта, который будет наблюдать его в действии в разных ситуациях и поможет улучшить межличностные аспекты его управленческой деятельности.
Можно наблюдать за характером социализации и коллективного общения. Где люди собираются, чтобы поговорить и обменяться информацией? Кто с кем поддерживает тесные служебные или неофициальные контакты? Каков характер этих контактов? Обычно с помощью наблюдения можно получить следующую информацию: схема размещения офисов, складских помещений и цехов; движение операций, людей, поток материалов, информации; методы работы; трудовая дисциплина и темп работы; условия работы (шум, освещение, температура, вентиляция, порядок, чистота); отношения и поведение руководителей старшего и среднего звена, контролеров, специалистов и рабочих; межличностные и межгрупповые отношения.
|
|
|
Поскольку многие люди чувствуют себя неловко, когда за ними наблюдают, следует особенно следить за тем, чтобы они расслабились, прежде чем начнется наблюдение за их деятельностью. Сначала надо объяснить им, что будет сделано. Нельзя начинать наблюдение за работниками без предупреждения. Необходимо разъяснить, зачем понадобилось исследование, и ясно показать, что цель – не критика, а просто четкая и надежная информация о выполняемой деятельности. Наладить сотрудничество помогает обмен мнениями с участниками, когда они могут указать все, что влияет на их деятельность, и предложить пути ее улучшения. Работники должны вести себя под наблюдением как можно естественнее и не пытаться работать лучше и быстрее или хуже и медленнее, чем обычно. Если происходит что-то необычное, наблюдение не следует принимать в расчет, его надо повторить, когда условия вновь станут нормальными.
Для наблюдения за процедурами, операциями и процессами можно выбрать один из методов, разработанных для этой цели и описанных в литературе.
Если исследование касается в первую очередь человеческих проблем и отношений между отдельными лицами и группами, возможно, придется глубоко изучить отношения и поведение персонала в организации. При других работах можно менее глубоко вникать в эти аспекты. Тем не менее, нужно наблюдать за склонностями, пристрастиями и предубеждениями персонала в той мере, которая необходима, чтобы понять их влияние на рассматриваемые проблемы и заручиться поддержкой. Такие наблюдения продолжаются все время исследования. Они начинаются с первых ознакомительных встреч, когда получаются первые впечатления. Потом их все время корректируют. Можно много узнать об отношениях и поведении при опросах, когда люди делятся воспоминаниями, обмениваются идеями, разрабатывают меры по совершенствованию работы. Во время опросов, непосредственно не связанных с личными чертами характера, исследователь будет отвлекаться, записывая свои впечатления, поэтому следует делать заметки в уме, лишь потом записывая их и классифицируя на бумаге.
Исследуется следующая информация: опыт; убеждения; особые интересы или мотивы; люди, которых опрашиваемый уважает и не уважает; симпатии и антипатии; общительность; степень уверенности в себе; желание сотрудничать; стиль руководства (диктаторский, совещательный, терпимый); степень новаторства и оригинального мышления; восприимчивость к новым идеям.
Если принять во внимание личные черты характера и отношения, повышаются шансы правильно понять факторы, влияющие на изменения в организации.
Специальные отчеты
Одного или нескольких человек в организации можно попросить помочь в выполнении исследования: изложить свои мысли по определенным аспектам проблемы и предложения на бумаге в виде специального отчета. Он может включать любую дополнительную информацию, которую может дать автор. Этот метод избирателен: вместе с руководством выбираются сотрудники, которые могут иметь специфические взгляды на рассматриваемую проблему, знают различные недостатки и знакомы с предыдущими попытками ее решить. Если же кто-либо в организации предлагает подготовить специальный отчет по собственной инициативе, это следует приветствовать, хотя и с осторожностью. Влияние отчетов можно усилить, заранее определяя их желаемую структуру.
Вопросники
В управлении вопросники позволяют получить ограниченное число фактов непосредственно от большого числа лиц (например, при исследовании рынка) или от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга (например, при изучении причин отказов в работе оборудования среди пользователей по всему региону). Они обычно пригодны для сбора только простых фактов.
Вопросник можно распространить среди опрашиваемых с объяснительной запиской, в которой просить заполнить его и выслать обратно, или же представитель фирмы может опрашивать людей и заносить их ответы в вопросник. В любом случае необходимо все объяснить и рассказать опрашиваемому: почему ему задают эти вопросы; кто их задает; что будет опрашивающий делать с ответами; кого еще опрашивают.
Прежде чем составить вопросник, надо точно определить, какая информация требуется, как она будет использоваться и как будут классифицироваться и обобщаться ответы. Затем формулируются простые, точные вопросы, свободные от двусмысленности. По возможности желательно получать ответы в виде «да» и «нет» или цифр. Если требуются длинные ответы, полезно приложить список возможных ответов и попросить отметить правильный. Вопросы следует располагать в логическом порядке, чтобы каждый ответ вел к следующему. Желательно группировать вопросы и строить вопросник таким образом, чтобы облегчить обобщение и табулирование ответов, особенно если для записи используются механические или электронные сортировщики и табуляторы. Если имеются какие-либо сомнения относительно способности отвечающего понять вопросы и дать ясные ответы, вопросник следует предварительно проверить.
Беседа
В вопросах управления беседа, несомненно, служит наиболее распространенным методом сбора данных вместе с поиском данных по записям.
Одно из преимуществ бесед перед вопросниками в том, что каждый ответ может быть Одно из преимуществ бесед перед вопросниками в том, что каждый ответ может быть проверен и отработан. Вопросы дополняют друг друга, подтверждая, исправляя или опровергая предыдущие ответы. Они раскрывают побочные факты, неожиданные взаимосвязи и ограничения. Беседой можно управлять: если одна линия опроса не дает результатов, можно попробовать другую, на это указывают ответы опрашиваемого лица. Информацию можно получить не только из прямых ответов, но также из замечаний, комментариев, высказываний, шуток и жестов, их сопровождающих, при условии внимательности и наблюдательности. Как известно, бессловесная, невербальная информация может быть очень существенной.
Существуют некоторые специфичные рекомендации, основанные на опыте проведения бесед в практике организационных исследований. При планировании беседы определяют, какие факты надо получить, от кого, когда, где и как.
Факты. Определяя, какие факты необходимы, принимают во внимание, что может знать опрашиваемый. Например, главный инженер вряд ли точно знает условия премий по продажам, а управляющий сбытовым районом едва ли информирован о системе оплаты труда рабочих. Для получения дополнительной информации может хватить и общего обсуждения. С другой стороны, сведения, которые могут помочь решить проблемы или разработать меры по совершенствованию работы, нужно тщательно проверить и изучить (например, отношение рабочих к упрощению операций для увеличения выхода продукции).
С кем следует беседовать. Ясно, что говорить надо с тем, кто связан с изучаемым видом деятельности. Например, лучший источник информации о начислении премий – служащий, который этим занимается. Чтобы заручиться полным сотрудничеством и никого не обидеть, неплохо попросить соответствующего руководителя назначить информаторов. Позднее можно обратиться к другим лицам, чтобы дополнить или подтвердить полученную информацию.
Когда проводить беседу. Информация, полученная во время беседы, имеет больше смысла, если поступает в логическом порядке. Следовательно, беседы должны проходить так, чтобы каждая последующая информация вытекала из предыдущей. Предварительно следует тщательно изучить имеющиеся записи, чтобы, истратив время на длительную беседу, не получить данные, имеющиеся в другой форме. Нельзя не принимать во внимание также, сколько времени на беседу может выделить опрашиваемый, и его настроение.
Где вести беседу. Выбор места встречи учитывает следующие факторы: близость к месту работы; удобство для опрашиваемого; отсутствие шума, помех.
Обычно люди чувствуют себя свободнее и более общительны в собственной среде. Они также располагают там всей нужной информацией. Только если место работы опрашиваемого имеет серьезные недостатки, такие как шум, теснота или необходимость часто прерывать беседу, лучше провести встречу в другом месте, возможно в отдельном кабинете.
Как вести беседу. Хотя многое зависит от характеров опрашиваемого и исследователя, их взаимоотношений и обстоятельств встречи, можно дать следующие общие рекомендации:
1) до начала беседы. Нужно подготовить список вопросов, которые могут выявить требуемые факты. Он будет служить руководством и гарантией того, что беседа охватит все необходимые моменты, но не помешает рассмотреть другие связанные с ними темы. Нужно знать личные качества собеседника, выполняемую им работу, при назначении встречи ему сообщается цель беседы.
2) во время беседы. В начале беседы нужно более подробно объяснить ее цель. Опрашиваемого просят помочь решить проблему, предлагают говорить свободно и спрашивают, согласен ли он на ведение записей.
Задаваемые вопросы должны вести к получению требуемой информации. Тем не менее они должны позволять опрашиваемому следовать собственному ходу мыслей до тех пор, пока он не начнет слишком отклоняться от изучаемого вопроса или говорить чересчур тривиальные вещи. Он сможет сказать больше, если будет свободно выражать мысли, не зажатый настойчивыми вопросами. Здравые замечания, дополняющие его заявления и связывающие их с нужными фактами, способствуют общению и позволяют его направлять. Нельзя прерывать ответов, ограничиваясь лишь поощрительными замечаниями, или критиковать текущий ход дел, что может вызвать антипатию, нежелание давать дальнейшую информацию. Не следует спорить, лезть со своими предложениями. Напротив, желательно, чтобы респондент сам указывал возможности совершенствования работы. Тщательная запись получаемой информации и предложений (с разграничением фактов и мнений) гарантирует, что не будет упущений, и показывает, что выражаемые мнения воспринимаются серьезно. Предложения по совершенствованию работы записываются без каких-либо обязательств, но если они позднее используются, за них следует выразить благодарность. Прежде чем уйти, исследователь подтверждает то, что записал, и уходит, тепло благодаря информатора за помощь, оставляя за собой, таким образом, право продолжить беседу, если возникнет необходимость.
Во время беседы можно встретиться с неожиданным сопротивлением, которое выражается в разных формах: на вопросы не отвечают, ответы уклончивы или слишком общи, сомневаются в полезности данной работы и методе и т.д. Если это происходит, следует быстро разобраться, не провоцирует ли сам исследователь такое сопротивление своим напором, бестактностью или вопросами, которые опрашиваемый считает банальными или поверхностными. Возможно, целесообразно прямо спросить информатора, как он воспринимает беседу; это может прояснить ситуацию. Однако нет большого смысла проводить беседу, когда опрашиваемый явно отказывается сотрудничать.
3) после беседы записи перечитываются, намечаются пункты, которые надо проверить, надежная информация переводится в систематизированный архив данных. В ряде случаев полезно послать опрашиваемому лицу отпечатанное резюме для сверки. Информация, полученная в ходе одной беседы, позволяет подготовить вопросы (например, для перепроверки) для других бесед.
Встречи для сбора данных
Другая возможность сбора данных для диагностирования – организация специальной встречи
Другая возможность сбора данных для диагностирования – организация специальной встречи с целью получения информации по рассматриваемой проблеме. Следует соблюдать осторожность, так как встреча может перейти в обсуждение возможных решений в целом и в деталях до того, как будет собран достаточный объем данных.
Сбор данных должен охватывать всех, кто так или иначе связан с данной проблемой. Иногда можно предложить включить других лиц, непосредственно не связанных с ней, но присутствие которых может помочь сбору необходимой информации. На встречах с целью сбора данных не должно присутствовать слишком много людей; в противном случае некоторые из них могут не пожелать делиться информацией. Желательно запланировать несколько небольших встреч, чтобы атмосфера для получения нужной информации была более интимной, а также отдельно встретиться с людьми, которые не хотят высказывать свои взгляды открыто в присутствии начальства или коллег (так, контролеры могут говорить более открыто на встрече, где не присутствуют главный инженер или начальник отдела кадров).
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 253; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!