Для заданий, которые должны быть выполнены к определенному сроку, этот срок должен быть указан в списке дел для соответствующей записи.
В первую очередь должны выполняться задания с ярлыками: горит – очень важно, очень срочно – очень важно, очень срочно – важно (это сектор кризисов I), во вторую очередь: не срочно – очень важно, нет срока – очень важно (это сектор II - качества жизни и развития), в третью очередь: горит – неважно, очень срочно – неважно (это сектор III – призрак сектора I). Причем дела из сектора III лучше делегировать другим исполнителям (переводить «стрелку»). Виды деятельности из сектора IV (сектора наркотической зависимости и деградации личности) лучше вообще исключить из своей жизни.
ДЕЙСТВУЙ – означает непосредственное выполнение в первую очередь главных задач. Эти главные задачи должны быть привязаны к определенным отрезкам времени в дневном плане. При этом должны быть выполнены следующие условия:
Один временной отрезок предназначен для одной задачи
Избегайте потерь времени на подготовительно-заключительные операции, неизбежные при смене задач (не должно быть большого количество задач, запланированных на день, тщательно продумывайте оптимальные маршруты при планировании цепочки дел, объединяйте однородные дела в группы (категории) и организовывайте их выполнение в пакетном режиме)
Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни.
Почти все мы чувствуем, что разрываемся на части между тем, что мы хотим делать, и требованиями, предъявляемыми нам со стороны многочисленными внешними обстоятельствами. Всем нам приходится решать множество неотложных проблем и повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении и истощают нашу нервную систему.
|
|
|
Та внутренняя борьба, которую мы ведем за то, чтобы главное сделать главным, характеризуется контрастом между двумя стимулами, направляющими нас на нашем пути: «часами» и «компасом».
«Часы» олицетворяют наши обязательства, задачи, графики, цели, конкретные дела – все то, что необходимо выполнить к определенному сроку.
«Компас» же – это наше мировоззрение, ценности, наше предназначение, наша совесть, все то, что определяет направление нашего движения по жизни, то, что нам кажется главным, то, как мы руководим своей жизнью.
Наша внутренняя борьба обостряется, когда мы ощущаем разницу между «часами» и «компасом», когда наша деятельность не способствует тому, что мы считаем главным в своей жизни.
В качестве фильтра для определения приоритетов можно использовать матрицу управления временем по Стивену Кови. Этот инструмент состоит из четырех секторов, которые помогают не забывать о главном в нашей жизни.
Рассмотрим параметры дел (заданий), на основании комбинации которых формируются секторы:
|
|
|
• ВАЖНО Дела, связанные с вашей Миссией и стратегическими целями Дела, дающие глубокое удовлетворение Дела, поддерживающие и развивающие вашу жизнь
• НЕ ВАЖНО Дела, не дающие долгосрочных результатов Дела, умаляющие значение вашей жизни
• СРОЧНО Дела, требующие немедленного внимания
• НЕ СРОЧНО Нет неотложных (немедленных) сроков
Как видно из матрицы управления временем, виды нашей деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.
Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Часто они общеизвестны. Часто они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными.
Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши важнейшие цели.
Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны. Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.
|
|
|
Сектор I одновременно срочный и важный. Наши дела из этого сектора связаны с «кризисами» и «проблемами». У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к сектору I. Однако многие люди оказываются полностью им поглощенными. Когда вы сосредотачиваетесь на секторе I, он становится все больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Некоторые люди изо дня в день оказываются в таком состоянии и истощают свои ресурсы. Единственное облегчение они видят в бегстве к делам из сектора IV.
Есть люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный сектор III, думая, что пребывают в секторе I, большую часть времени они тратят, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей..
Люди эффективные держатся в стороне от секторов III и IV. При этом эффективные люди уменьшают размер сектора I, проводя больше времени в секторе II. Сектор II – это сердце эффективного персонального управления. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят упреждающе.
РЕКОМЕНДАЦИИ: Необходимо научиться говорить «НЕТ» делам из секторов III и IV и этот ресурс времени использовать для планирования и выполнения дел из сектора II (сектора качества) За счет перераспределения времени в пользу сектора II и включения режима опережающего управления, постепенно уменьшать объем кризисных ситуаций в секторе I.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 190; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!