ЭЛЕКТРОННЫЙ БЛАНК ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПИСКОВ
В электронной форме «Структура дел» необходимо отмечать текущее состояние целей, задач и мероприятий. Для этого предлагается использовать следующие цвета для закрашивания строк:
Дело отложено, пока неактуально для исполнения на следующей неделе (белый цвет)
Дело, перенесено в список актуальных задач на следующую неделю. Такому делу должен быть присвоен уникальный идентификатор - номер от 1 до 100. (рекомендуется заливка записи желтым цветом)
Дело архи-важное, которое надо делать обязательно и это дело перенесено в список актуальных задач на неделю (заливка записи розовым цветом)
Дело выполнено, № в списке задач на неделю освобожден. В списке «Структура дел» должны быть сделаны соответствующие записи в полях «Дата» (начало, конец) и «Время» (заливка записи серым цветом)
Дело не очень важное, второстепенное, которое можно не делать – «Корзина» (шрифт серого цвета)
Важно сразу записывать новые дела, задания, мысли, идеи на лист бумаги, который может быть вкладышем в ТАЙМ-Органайзере, накапливать такие записи по мере поступления, в неструктурированном виде. Каждый день, вечером перед сном, рекомендуется эти записи переносить в электронную таблицу «Структура дел». При этом надо вносить эти записи в таблицу по правилам построения иерархического списка.
Кроме того, предлагается периодически выполнять декомпозицию целей и задач, раскладывая их на простые действия и мероприятия.
|
|
|
СПИСОК АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ
(выписка из иерархического списка «Структура дел»)
Частично записи в таблицу можно сразу внести в процессе планирования на неделю на основе просмотра иерархического списка «Структура дел». Затем список задач может пополняться в течение недели, так как могут возникать такие виды деятельности, которые мы выполняем спонтанно и их необходимо сразу фиксировать в учетной форме, присваивая при этом уникальный номер. Кроме того могут создаваться кризисные, аварийные ситуации, требующие нашей немедленной реакции. Справа от списка задач добавлена матрица, в которой представлено семь полей. Эти ячейки используются для привязки заданий из списка дел к конкретным дням в недельном цикле для решения задач оперативного планирования.
В списке дел могут быть представлены «лягушки» и «бифштексы». «Лягушки» нам неприятны, поэтому мы их обычно откладываем, пока они не превратятся в «жаб» или «слонов». Рекомендуется каждое утро съедать хотя бы по одной «лягушке» и тогда мы можем уменьшить негативное психологическое давление от таких дел. «Слоны» - это крупные дела, сложные задачи, проекты, которые невозможно выполнить за один раз. Они требуют значительных затрат времени. Поэтому такие дела требуется предварительно расчленить на фрагменты «бифштексы», после чего применить метод «швейцарского сыра». Расчленение «слонов» на «бифштексы» производится на этапе формирования иерархического списка «Структура дел».
|
|
|
Недельная матрица является великолепным мотиватором и контролером, если ее использовать правильно. Это канал обратной связи, так как ячейки недельной матрицы используются для мониторинга задач. Особенно это важно для «лягушек» (неприятных дел). Идея в том, что в процессе планирования рекомендуется привязывать «лягушек» к определенным дням недели, в которые мы должны обязательно их съесть. Если этого по каким-то причинам это не произошло, то такие записи переносится на следующие дни. То есть «лягушки» находятся в постоянном поле зрения до тех пор, пока мы их не съедим.
Записи в ячейках недельной матрицы можно делать различными способами. Например: планируемое действие можно обозначить знаком [ - ], а выполненное задание знаком [ + ]. Добавление вертикальной линии к знаку "минус" превращает его в знак "плюс". Возможны и другие варианты кодирования различных состояний задач:
|
|
|
[ ] задача не запланирована,
[ ™ ] задача запланирована, но не выполнена
[ ? ] задача запланирована и выполнена
Поля «Начало» (указание на дату, когда начаты первые действия по отношению к определенной задаче) и «Конец» - указание на дату, когда дело выполнено полностью (задача решена»).
Непосредственно перед недельной матрицей в таблице еще предусмотрено поле «Дата». Это дата регистрации задачи в бланке «Список задач – неделя». То есть В учетной форме фиксируется список дел и для каждого нового дела указывается дата записи этого дела.
Поле «Код» предназначено для указания сферы жизни, к которой относится данная задача. «Код» - это трехбуквенная аббревиатура (например НОТ, РЗВ, ЖЗД и пр.). Примеры аббревиатуры предложены в упражнении «Колесо жизни».
Поле «Заказчик» предназначено для указания организации или физического лица, от которых получено задание, просьба о выполнении каких-либо работ или предоставления услуг.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 206; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!