ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Перекидной календарь

Как техническое средство управления временем перекидной календарь мало пригоден. Он и не был предназначен для решения задач оперативного планирования. Основные недостатки – следующие:

 На листке календаря отсутствует сетка часов (на один и тот же час может быть назначено несколько дел, или может быть ситуация, когда второе дело начинается раньше, чем заканчивается первое)

 Перекидной календарь нельзя носить с собой (привязанность к стационарному рабочему месту)

 Для получения полной картины необходимо листать страницы календаря и такое листание может превратиться в непрерывное занятие

 Не структурированность записей на страницах календаря, что исключает возможность мониторинга задач, учета затрат времени и системного анализа результатов деятельности

 Переносимые дела приходится многократно перезаписывать на новые листы

 Абсолютная непригодность для записи постоянных дел, выполняемых по расписанию, и задач, которые уже известны, но пока не привязаны к конкретным срокам.

Книжка-календарь

В продаже имеется большое число разновидностей календарей-книжек. Они отличаются от перекидных календарей тем, что их можно носить с собой. Есть и другие удобства: часто совмещаются с телефонной книжкой, с блокнотными страницами. Хорошо продуманные календари-книжки имеют специальную закладку или для этой цели на каждой странице предусмотрен отрывающийся уголок. В остальном эти технические средства имеют те же неудобства, что и перекидные календари. Это достаточно тяжелые книги с большим количеством листов, которые мы вынуждены носить с собой, так как для каждого дня предусмотрен отдельная страница и все листы сшиты и вставлены в переплетную крышку.  

Еженедельники

Это относительно более удобные средства для управления временем по сравнению с календарями-книжками. Еженедельник дает общую картину всей недели, что позволяет равномерно распределять время, загружая незанятые дни. Для каждого дня имеется часовая сетка, и задачи можно записывать на определенный час. Еженедельники также, как и календари-книжки, относительно хорошо приспособлены для переноски, хотя имеют достаточно большие размеры. В остальном, еженедельники имеют те же недостатки, что и календари-книжки.

Основные недостатки еженедельников:

 Неприспособленность для фиксации постоянных дел, не привязанных к определенному сроку и часто переносимых

 Очень мала площадь для записи запланированных дел

 Отсутствует возможность мониторинга, учета затрат времени и системного анализа задач

Календарь-органайзер

Календарь-органайзер мало чем отличается от календарей-книжек. Отличие только в том, что любой лист можно вынуть из футляра, так как все страницы технического устройства, как правило, крепятся на кольцах. Основные недостатки те же, что и у календарей-книжек и еженедельников.

Картотека оперативного планирования

Картотеки по принципам своей организации, простоте и удобству эксплуатации лучше других технических средств соответствуют идеям научной организации труда.

В основе всякой рационализаторской деятельности лежит:

 Расчленение работы, предмета, явления на составные части

 Устранение звеньев, излишних с точки зрения достижения конечного результата

 Оптимальное сочетание оставшихся составных частей

Картотечные органайзеры наиболее приспособлены для фиксации составных частей, сортировки, классификации, устранения ненужных звеньев, оптимального сочетания оставшихся элементов.

Картотечные средства оперативного планирования можно разделить на три группы:

 Картотека оперативной работы, построенная на основе плоских картотечных ящиков

 Плоская картотека (картоплан)

 Мобильные картотечные органайзеры

Картотеки отсутствуют в продаже, но это самые эффективные технические средства для управления временем. На основе использования картотечных средств оперативного планирования можно дополнительно обеспечить возможность учета затрат времени, мониторинга задач и последующего системного анализа результатов деятельности через использование специальных структурированных бланков карт-заданий. Кроме того картопланы отлично подходят для решения задач управления организациями и коллективами людей.

Компьютерные органайзеры

Компьютерные органайзеры – это дальнейшее развитие идеи картотечных органайзеров. Такие технические средства обеспечивают максимальную гибкость оперативного планирования и управления временем в недельном цикле. В настоящее время компьютерные органайзеры встроены в мобильные планшеты и телефоны и получили массовое распространение. Но большинство пользователей этих устройств не имеет базовых представлений об основах управления и поэтому эти люди не используют всех технических возможностей данных компьютерных программ. Отсутствует необходимый уровень компетентности в области тайм-менеджмента.

Недостатки компьютерных органайзеров:

 Отсутствие возможности учета затрат времени, мониторинга задач и системного анализа результатов деятельности (эти возможности можно добавить в программы, алгоритмы разработаны и внедрены в конструкции модульных кассетных и картотечных органайзеров)

 Привязка к цифровым вычислительным устройствам и электропитанию

 Вирусная опасность

Инновационные конструкции, предлагаемые автором:

 Модульный кассетный ТАЙМ-Органайзер (от 6 до 18 кассет)

 Мобильный картотечный органайзер

 Гибридная конструкция мобильного органайзера (модульный кассетный органайзер + плоская картотека)

 Настольный вариант плоской картотеки оперативного планирования, совмещенный с календарем

 Настенный вариант плоской картотеки оперативного планирования (КАРТОПЛАН)

Базовые отличия инновационных ТАЙМ-Органайзеров от традиционных средств - следующие:

1. Модульность. На основе сочетания небольшого числа типовых элементов можно создавать большое количество различных изделий, как из конструктора, адаптируя органайзер к видам деятельности и потребностям различных пользователей

2. Мобильные ТАЙМ-Органайзеры представляют собой футляр с авторучкой с определенным количеством стандартных кассет, предназначенных для временного размещения специальных учетных форм-вкладышей или карт-заданий. Меняя форму бланков, можно гибко перестраивать функции и возможности инструментов в зависимости от целей и потребностей пользователей.

3. Набор бланков-вкладышей в составе органайзера обеспечивает возможность организовать:

 Оперативное управление (неделя – день – час)

 Мониторинг процессов в недельном цикле с детализацией по дням недели, что обеспечивает компактность и мобильность органайзера (нет необходимости носить с собой набор бумаги для записей в форме книжек, предусмотренных для ведения записей в течение всего года, как в традиционных допотопных средствах планирования)

Учетные формы в составе органайзера структурированы и дают возможность оптимизировать процесс мониторинга и последующего системного анализа данных.

4. Модульные кассетные и картотечные ТАЙМ-Органайзеры - это прежде всего различные варианты индивидуальных тренажеров личной эффективности и предназначены не только для оперативного планирования, но прежде всего для формирования универсальных навыков управления и организации жизни. В зависимости от комплектации органайзера, можно организовать управление следующими объектами: время, деньги, деловые и бизнес-контакты, клиенты и предоставление услуг, здоровье.

5. Учетные формы и бланки карт-заданий совместимы со специальной компьютерной программой, которая является приложением к инновационным конструкциям кассетных и картотечных органайзеров и предназначена для системного анализа результатов всех процессов, связанных с оперативным планированием и организацией личной работы.

То есть Вашему вниманию предлагается мобильная система организации деятельности в которую входят следующие базовые элементы:

 специальный футляр с определенным количеством кассет и авторучкой

 комплект учетных форм-вкладышей или(и) бланков карт-заданий (для картотечного варианта), соответствующий потребностям индивидуального пользователя

 универсальная компьютерная программа, предназначенная для системного анализа данных мониторинга и визуализации процессов и результатов деятельности

6. Предложен оригинальный алгоритм оперативного планирования и мониторинга задач в недельном цикле, обеспеченный набором специальных бланков. Так как инструмент нетрадиционный и на рынке ежедневников, еженедельников и органайзеров до сих пор не было ничего подобного, то для продвижения данного изделия на рынке и формирования потребностей необходимо предварительно организовывать специальные учебные курсы по организации личной работы. Рекомендуется продвигать эту идею, начиная со школы и внедрять данный инструмент прежде всего в учебных заведениях.

Первично обучение основам организации личной работы - вторично использование модульного ТАЙМ-Органайзера (персонального организатора времени).

7. Дополнительно разработаны и доведены до опытных образцов более эффективные средства для оперативного планирования и организации личной работы - различные варианты конструкций картотечных органайзеров (мобильных, настольных и настенных). Эти инструменты обеспечивают максимальную гибкость в цикле планирования. Подготовлены гибридные схемы организации личной работы: стационарная плоская картотека (настольный или настенный вариант) + модульный кассетный органайзер (мобильная конструкция) + компьютерная программа (системный анализ данных). Также предлагаются различные мобильные конструкции ТАЙМ-Органайзеров, включающих в свой состав элементы плоской картотеки оперативного планирования и модульного кассетного органайзера. Такой вариант организации технического устройства наиболее эффективен, но требует от пользователя наличие соответствующего уровня компетентности в области управления временем и организации личной работы.

Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 202; Мы поможем в написании вашей работы!