ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНОЙ ФОРМЫ
Учетную форму «Список задач на неделю» можно напечатать на принтере и использовать для записей в составе модульного ТАЙМ-Органайзера. В этом случае возможны два варианта: печать чистого бланка для записей авторучкой (или карандашом) и печать бланка, на который предварительно добавлена печатная информация, привязанная к конкретному пользователю. Во втором случае фиксированная часть списка задач является частью персонально ориентированного бланка, что позволяет уменьшить объем ручных записей и избежать перезаписывания постоянных дел при смене бланка в конце недели.
Заполнение учетной формы «Список задач на неделю» на бланке в составе органайзера и в электронной таблице рекомендуется синхронизировать, перенося записи из печатной формы в электронный бланк. Таким образом может быть сформирована компьютерная база данных, обеспечивающая возможность ведения статистики и автоматизации процедур системного анализа задач.
Ценность учетной формы «Список дел на неделю» проявляется в том, что этот бланк после заполнения всех полей дает полную картину фактической загрузки недели и дает возможность организовать мониторинг задач на основе использования недельной матрицы в составе учетной формы.
Результаты мониторинга представлены в матрице в наглядном графическом виде. Уникальные идентификаторы в диапазоне от 1 до 100 для каждой задачи присваиваются именно в бланке «Список задач на неделю», что обеспечивает полный контроль за жизненным циклом каждой задачи (когда очередная задача рождается, ей присваивается уникальный номер, для решения задачи выполняются определенные действия, после того, как задача решена полностью, дело закрывается и номер освобождается)
|
|
|
Учетная форма «Список дел на неделю» обеспечивает дополнительную возможность планирования на день. Для этого используется недельная матрица, в ячейках которой можно указывать те задачи, которые необходимо выполнить в течение следующего дня.
Эти ячейки находятся на пересечении поля, указывающего конкретный день недели, для которого производится планирование, и записей с теми делами, которые выбраны для выполнения.
Для примера представлен фрагмент таблицы «Список задач на неделю».
Вместо использования знаков [ ™ ] и [ ? ] можно использовать вариант кодирования знаками [ - ] и [ È ].
Вы можете придумать свой вариант кодирования состояний задач в ячейках недельной матрицы.
КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ ПО ПЕРИОДИЧНОСТИ
Ежедневные дела (чек-лист)
Это те дела, которые мы выполняем каждый день. Большинство из этих дел относятся к категории «жизнедеятельность» (сон, личная гигиена, прием пищи, оздоровительные процедуры и пр.) Эти дела и ежедневные процедуры выполняются нами автоматически, подсознательно и поэтому не требуют дополнительного описания в списке дел с присвоением уникального номера. Удобнее такие дела закодировать условными обозначениями.
|
|
|
Жесткие дела
o Периодические дела (по расписанию в недельном цикле)
Периодические дела, привязанные к недельной часовой сетке. особенно актуальны для учащихся и преподавателей. Доля таких затрат времени у них значительна. Для планирования таких дел в органайзере предусмотрен специальный бланк «РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ»
o Встречи, мероприятия, события, привязанные к датам
Эта группа дел и видов деятельности имеет большое значение для менеджеров, дистрибьюторов сетевых компаний, индивидуальных предпринимателей, предоставляющих какие-либо услуги. В органайзере предусмотрена специальная форма для мониторинга и исследования эффективности деловых контактов. Бланк «График распределения времени» также используется для оперативного планирования таких информационных мероприятий.
Кризисы, аварии, дела с горящими сроками
|
|
|
Это дела, которые возникают внезапно, ломают наши планы и требуют немедленного внимания.
«Бифштексы» (задачи в составе крупных проектов «слонов»)
«Слоны» - это крупные дела, сложные задачи, проекты, которые невозможно выполнить за один раз. Они требуют значительных затрат времени. Поэтому такие дела необходимо расчленить на фрагменты «бифштексы», после чего применить метод «швейцарского сыра».
«Лягушки» и «жабы» (неприятные дела)
Эту группу дел необходимо выделить из общего списка. «Лягушки» нам неприятны, поэтому мы их обычно откладываем, пока они не превратятся в «жаб» или «слонов». Необходимо каждое утро съедать хотя бы по одной «лягушке» и тогда мы можем уменьшить негативное психологическое давление от таких дел
«Обезьяны» (не наши проблемы, у обезьян есть хозяин)
«Обезьяны» - это дела, которые не имеют для нас важности. Это те проблемы, которые переложили на нас другие люди, а мы согласились. Надо вернуть этих «обезьян» их хозяевам.
Быстрые (ликвидные) дела
Это такие дела, которые можно сделать очень быстро. Лучше уничтожать их сразу в момент возникновения и не увеличивать степень мультизадачности. Большое количество незавершенных дел давит на психику. Можно объединять такие дела в однородные группы и выполнять вместе.
|
|
|
РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ
Данный график предназначен для наглядного представления карты периодических дел и предстоящих событий, жестко привязанных к сетке часов. Бланк представляет собой прямоугольную матрицу, в которой каждый столбец представляет собой шкалу времени от 8 до 24 час. Количество столбцов – это количество дней в неделе. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно указать № задания в соответствии со списком дел. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органайзера и заменить его на другой. Рекомендуется вести записи в этом бланке карандашом, тогда появляется возможность редактирования информации в течение недели. Такой график, в котором оперативно отражается наглядная карта распределения событий, помогает принимать оптимальные решения в цикле планирования и организации деятельности, исключая возможность назначения нескольких событий на одно и то же время.
Рекомендуется для жесткого планирования использовать возможности электронных органайзеров-календарей на планшетах, смартфонах.
 |
СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ
(выписка из недельной матрицы)
Список задач на день (дневной план) знаком всем пользователям различных технических средств: органайзеров, календарей, ежедневников, еженедельников и пр. Очень важно с утра иметь такой список, чтобы повысить эффективность своей деятельности. Многие из нас часто писали списки дел на отдельных листах бумаги, которые надо было выполнить в течение дня, а потом вычеркивали из этого списка те задачи, которые были выполнены. То есть процедура дневного планирования в общем всем знакома.
В составе модульного ТАЙМ-Органайзера также используется бланк-вкладыш, предназначенный для оперативного планирования дня в недельном цикле. Это структурированная форма (таблица), в которой предусмотрены специальные поля для мониторинга «Õ», «код», «время».
В этом коренное отличие данного бланка от аналогичных средств планирования (в бумажной и электронной формах). Кроме этого список задач на день синхронизирован с недельным планом и является элементом системы оперативного планирования. В бланке предусмотрено несколько десятков строк для записи задач, чтобы максимально детально представить себе и сформулировать необходимые дела, даже самые простые.
Поля для мониторинга обеспечивают превращение детального плана на день в чек-лист и обеспечивают канал обратной связи в цикле управления.
Структура бланка «Список задач на день»:
• Поле «№» (запись уникального идентификатора задачи, синхронизированного с недельным списком задач)
• Поле «План – список дел» (формулировка задач, дел)
• Поле «Õ» (отметка о выполнении действий, необходимых для решения задачи – «™» приоритет в плане, «?» действия выполнены)
• Поле « Код» (обозначение области жизни, к которой относится данная задача - НОТ, ЖЗД, РЗВ, ХТР, ОТД, ПТР, МТР, ОБЩ, ОБР, БЫТ, ФИН и пр.)
• Поле «СК» - указание на сектор в матрице времени по Стивену Кови ( [ I ] - сектор кризисов, [ II ] - сектор качества жизни, [ III ] – сектор зависимости от целей и планов других людей, [ IV ] – сектор деградации и наркотической зависимости от физических и информационных наркотиков)
• Поле «Время» (затраты времени на выполнение дела)
План-отчет на день подготавливается вечером перед сном на основе записей в матрице мониторинга недельного списка задач. То есть план на день – это выписка из списка задач на неделю. План на неделю и план на день взаимосвязаны и синхронизированы.
В поле «№» для каждой задачи указывается уникальный идентификатор, который задан в списке дел на неделю. В списке задач на неделю предусмотрено 100 уникальных номеров. Поле «№» - это ключ для синхронизации записей в дневном и недельном планах.
В поле «План - список дел» указываются дела, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Такие актуальные задачи определяются при работе с недельным списком дел на основе кодированных записей в ячейках недельной матрицы, встроенной в недельный план.
|
 | |||
| |||
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 292; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!