Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
Формат А4 (210 х 297 мм)
ЖУРНАЛ
Учета миграций и перезаписей электронных документов
┌──────┬────┬───────────────────┬────────────────────┬────────┬─────────┐
│ Дата │ N │ Исходные данные │ Новые данные │ N акта │ Подпись │
│мигра-│ед. ├────┬─────┬────────┼─────┬─────┬────────┤миграций│ лица, │
│ ции/ │уч. │ N │Фор- │ Объем │Мед. │Фор- │ Объем │ и │внесшего │
│пере- │ │ед. │ мат │(Мбайт) │ хр. │ мат │(Мбайт) │переза- │ запись │
│записи│ │хр. │ │ │ │ │ │ писей │ │
├──────┼────┼────┼─────┼────────┼─────┼─────┼────────┼────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├──────┼────┼────┼─────┼────────┼─────┼─────┼────────┼────────┼─────────┤
|
|
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴────┴────┴─────┴────────┴─────┴─────┴────────┴────────┴─────────┘
Итого подверглось миграции/перезаписи за ед.уч.,
______ год _________________
(цифрами, прописью)
______________________ ед. хр. объемом _________________ Мбайт.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 35
К пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
Формат А4 (210 х 297 мм)
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
|
|
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая Дата Гербовая печать
печать государственного
организации архива
АКТ
_____ N ________
________________
(место
составления)
Приема-передачи
Документов на постоянное
Хранение в
Государственный архив
В связи с ______________________________________________________________
(истечением срока хранения документов
________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ____________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые
копии за ______
(годы)
|
|
и справочный аппарат к ним:
┌────┬──────────────────┬────────┬──────────────────┬───────┬───────────┐
│ N │ Название и номер │ Кол-во │ Кол-во принятых │Кол-во │Примечание │
│п/п │ описи │ описи │ дел │страхо-│ │
│ │ │ ├──────────────────┤ вых │ │
│ │ │ │ количество ОЦД │ копий │ │
├────┼──────────────────┼────────┼──────────────────┼───────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├────┼──────────────────┼────────┼──────────────────┼───────┼───────────┤
|
|
│ │ │ │ │ │ │
└────┴──────────────────┴────────┴──────────────────┴───────┴───────────┘
Итого принято ед. хр. (в том числе страховых
____________________ копий)
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N __________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Приложение 36
К п. 6.4.1.2
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование
организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
_____ N ________ руководителя организации
________________
(место Подпись Расшифровка
составления) подписи
о необнаружении Дата
Документов, пути розыска
Которых исчерпаны
Фонд N ___________________
(название фонда)
В результате ____________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета
┌───────┬────────┬────────────────────┬──────────┬──────────┬───────────┐
│Опись N│Ед. хр. │ Заголовок ед. хр. │Количество│ Крайние │Предполага-│
│ │ N │ │ листов │ даты │ емые │
│ │ │ │ (время │ │ причины │
│ │ │ │звучания, │ │отсутствия │
│ │ │ │ метраж) │ │ │
├───────┼────────┼────────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───────┼────────┼────────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───────┴────────┴────────────────────┴──────────┴──────────┴───────────┘
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими
ед. хр.: _______________________________________________________________
(номера ед. хр. и их групповые заголовки)
________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ N _______ от ___________ N _________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива,
(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи
Дата
______________________________
* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Приложение 37
К п. 6.4.1.2
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
организации
АКТ
____ N Подпись Расшифровка
________ подписи
___________________
(место составления) Дата
Фонд N __________________
о неисправимых (название фонда)
Повреждениях документов
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
┌────┬───────┬───────┬─────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ N │ Опись │Ед. хр.│ Кол-во листов │Заголовок │ Крайние │Сущность и│
│п/п │ N │ N │(время звучания, │поврежден-│ даты │ причины │
│ │ │ │ метраж) │ ных │ │поврежде- │
│ │ │ │ │ ед. хр. │ │ ния │
├────┼───────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├────┼───────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└────┴───────┴───────┴─────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Итого обнаружено неисправимо ед. хр.
поврежденных _________________________
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ________ N __________ от ________ N ____________
Изменения в учетные документы архива внесены,
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные Подпись Расшифровка подписи
документы
Дата
Приложение 38
К п. 6.4.1.3
Форма акта описания документов личного происхождения
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
_______________ N руководителя организации
_______________
___________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
описание документов личного Дата
Происхождения
Фонд N _________________________________________________________________
(название фонда)
По состоянию на ______________________ в фонде N ____________________ по
(дата начала работы)
учетным данным описей,
числилось ___________________ ____________________
временных дел (единиц документов.
хранения),
В процессе описания дел (единиц
сформировано ______________________ хранения),
выделено не подлежащих документов (листов),
хранению ___________________
_________ дел; возвращено документов
владельцу ________________
(листов), ________________ дел (единиц хранения).
Вновь составлена опись N ________________ на ___________ дел,
По состоянию на _________________________ в фонде N _________
(дата завершения работ)
числится ___________ описей, _____________ дел (единиц хранения) за
________ годы.
Проведены следующие виды работ _________________________________________
(перечисляются виды проведенных работ,
________________________________________________________________________
кроме описания документов)
в объемах: _____________________________________________________________
________________________________________________________________________
(каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный
аппарат: __________________________
________________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ___________________ Подписи Расшифровка
(наименование подписей
должностей)
Работу принял
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N ________ от _______
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N ________ от _______
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
__________
дел (документов) на ______ л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи
Подпись
Дата
Приложение 39
К п. 6.4.1.3
Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
_____________ N руководителя организации
_______________
________________________
(место
составления) Подпись Расшифровка
подписи
об образование Дата
Объединенного архивного
Фонда
Фонды в составе ___________ N __________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
_________________________ N ____________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
_________________________ N ____________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
_____________________ N __________ в количестве _________ ед. хр. и т.д.
(название фонда)
по состоянию в фонде N по
на ____________________ ________________________
(дата начала работы)
учетным данным .
числилось _____________________________
В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован
фонд __________
(название)
________________________________________________________________________
в составе ____________ ед. хр., внесенных в ______________ описи.
(количество) (количество)
По состоянию на в объединенном архивном фонде N
________________________
(дата завершения
работ)
числится _______ описей, _________ дел (единиц хранения) за ____________
годы.
Проведены следующие виды
работ ______________________________________
(перечисляются виды проведенных работ,
________________________________________________________________________
кроме списания документов)
К описи составлен следующий научно-справочный
аппарат _______________________
________________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили _________________________ Подписи Расшифровка
(наименование должностей) подписей
Работу принял
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N ___________ от ____________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N ___________ от ____________________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
__________
дел (документов) на ______ л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи
Подпись
Дата
Приложение 40
К п. 6.4.1.3.
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
_________ N руководителя организации
_________
____________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о технических ошибках в Дата
Учетных документах
Фонд N ___________
Название фонда _________________________________________________________
________________________________________________________________________
В ходе выполнения обнаружены
_________________________ технические
ошибки в записях _______________________________________________________
┌──────────────────────┬────────────────────────┬───────────────────────┐
│ Название документа │ Существующая запись │ Следует записать │
├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │
├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
├──────────────────────┼────────────────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │
└──────────────────────┴────────────────────────┴───────────────────────┘
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на ____________________ ед. хр.
Примечание:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
руководителя
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
Приложение 41
К п. 6.4.1
Форма акта об обнаружении документов
Формат А4(210 х 297 мм)
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
__________ N руководителя организации
____________
____________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
об обнаружении документов Дата
(не относящихся к данному
Фонду, архиву, неучтенных и
Т.д.)
В ходе _________________________________________________________________
(вид работы)
обнаружено _____________________________________________________________
(в фонде, хранилища, рабочем помещении)
┌─────┬───────────────┬────────────────┬────────────────┬───────────────┐
│N п/п│ Заголовок ед. │Шифр (если есть)│ К какому фонду │ Примечания │
│ │ хр. │ │ относится │ │
├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │
├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │
├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │
├─────┼───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │
└─────┴───────────────┴────────────────┴────────────────┴───────────────┘
Итого обнаружено
____________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
руководителя
архива (лица, ответственного за Подпись Расшифровка подписи
архив)
Дата
Приложение 42
К п. 8.2.2
Форма архивной справки (образец)
Формат А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм)
Наименование организации Петрову Б.И.
ул. Жуковского, 105/2, кв. 5,
АРХИВНАЯ СПРАВКА г. Новосибирск, 630082
31.06.99 N04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.99
В документах архивного фонда Всероссийского объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы
рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 года, значится Петров Борис
Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, пл. 105-106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности руководителя
организации
(структурного подразделения, в состав которого Подпись Расшифровка
входит архив) подписи
Дата
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Гербовая печать организации
Приложение 43
К п. 8.3.4
Форма карточки пользователя
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия
________________________________________________________________________
Имя _____________________________ Отчество _____________________________
Место работы (учебы) и
должность ________________________________________________
________________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее
адрес _____________________________________________________
________________________________________________________________________
Образование ____________________________________________________________
Ученая степень, звание _________________________________________________
Тема и хронологические рамки
исследования ___________________________________________
Основные правила работы архивов организаций
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Место жительства _______________________________________________________
________________________________________________________________________
Телефоны: _______________ (домашний); ______________________ (служебный)
Серия и N документа, удостоверяющего
личность __________________________________
________________________________________________________________________
С правилами работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.
Дата ________________ Подпись _______________
Приложение 44
К п. 8.6
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации
ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
┌────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐
│ N п/п │ Автор │ Дата и │ Содержание │ Название │ Дата и │ Расписка в │ Примечание │
│ │запроса, исх.│регистрацион-│ запроса │ выданного │регистрацион-│получении или│ │
│ │ N, дата, │ ный номер │ │ документа │ ный номер │ дата │ │
│ │ адрес, │ запроса │ │ (копия, │ выданного │ отправки │ │
│ │ телефон │ │ │ выписка, │ документа │ │ │
│ │ │ │ │справка и др.)│ │ │ │
├────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┘
Приложение 45
К п. 8.6
Форма титульного листа журнала регистрации
посещений пользователями читального зала
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование организации
ЖУРНАЛ
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 170; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!