Примерная форма карточки пофондового топографического указателя

⇐ ПредыдущаяСтр 26 из 29Следующая ⇒

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОНД N____________________ ХРАНИЛИЩЕМ N ______________

Название фонда _________________________________________________________

________________________________________________________________________

┌────────┬──────────────┬───────────┬──────────┬─────────┬──────────────┐

│Опись N │Дела с N ____ │ Стеллаж N │ Шифр N │ Полка N │ Примечание │

│ │ по N ____│ │ │ │ │

├────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼──────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 5 │

│ │ │ │ │ │ │

└────────┴──────────────┴───────────┴──────────┴─────────┴──────────────┘

Приложение 17

К п. 4.5.3

Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)

Формат А5 (148 х 210 мм)

Наименование РАЗРЕШАЮ выдачу дел

организации

Название архива Руководитель архива

(зав. читальным залом)

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

________ N _______ Подпись Расшифровка

__________________ подписи

(место Дата

составления)

На выдачу документов

________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)

________________________________________________________________________

(тема исследования)

┌──────────┬───────────┬────────────┬───────────┬───────────┬───────────┐

│ Фонд │ Опись │ Ед. хр. N │ Заголовок │ Расписка │ Расписка │

│ N │ N │ │ ед. хр. │пользовате-│сотрудника │

│ │ │ │ │ ля в │читального │

│ │ │ │ │ получении │ зала в │

│ │ │ │ │ │ приеме │

├──────────┼───────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│ │ │ │ │ │ │

└──────────┴───────────┴────────────┴───────────┴───────────┴───────────┘

Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)

Формат А5 (148 х 210 мм)

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│ │ │ │ │ │ │

Подпись исследователя

Приложение 18

К п. 4.5.3

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование

организации

АКТ

________ N ___________

______________________

(место

составления)

О выдаче дел во

Временное пользование

______________________

(наименование

организации, ее адрес,

почтовый индекс)

Основание ______________________________________________________________

Для какой цели выдаются

дела ________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда

N _____________________________________

(название фонда)

┌────┬───────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐

│ N │ Опись │Ед. хр. N │Заголовок │ Крайние │Количество│Примечание│

│п/п │ N │ │ ед. хр. │ даты │ листов │ │

│ │ │ │ │ │ (время │ │

│ │ │ │ │ │звучания, │ │

│ │ │ │ │ │ метраж) │ │

├────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

│ │ │ │ │ │ │ │

└────┴───────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘

Всего выдается ________________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное

пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,

выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации,

выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в

акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты

или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя организации -

выдающего дела получателя

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению _______________________________________

руководства (наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял дела по поручению _______________________________________

руководства (наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Приложение 19

К п. 4.5.4

Форма титульного листа книги выдачи документов

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N _____

Начата _______________

Окончена _______________

Форма книги выдачи дел из хранилища

Формат А4 (210 х 297 мм)

┌───┬───────┬──────┬───────┬──────┬───────┬───────┬──────┬───────┬──────┐

│ N │ Дата │Фонд N│ Опись │ Ед. │ Кому │Распис-│ Дата │Распис-│Приме-│

│п/п│выдачи │ │ N │ хр. │выдано │ ка в │возв- │ ка в │чание │

│ │ │ │ │ N │ │получе-│рата, │возвра-│ │

│ │ │ │ │ │ │ нии │ дела │ щении │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ дела │ │

├───┼───────┼──────┼───────┼──────┼───────┼───────┼──────┼───────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└───┴───────┴──────┴───────┴──────┴───────┴───────┴──────┴───────┴──────┘

Итого в ___ году выдано из хранилища

N _______________________________

(цифрами и прописью)

___________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника.

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 20

К п. 4.5.8

Форма листа использования документов

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N _________ Опись N __________ Дело N ____________________

Заголовок дела _________________________________________________________

┌──────┬───────────────┬────────────────┬───────────────┬───────────────┐

│ Дата │ Кому выдано: │ Характер │N использован- │ Подпись лица, │

│испо- │ фамилия, │ использования │ ных листов │использовавшего│

│льзо- │ инициалы │ (копирование, │ │ дело │

│вания │ (разборчиво) │ выписки, │ │ │

│ │ │просмотр и др.) │ │ │

├──────┼───────────────┼────────────────┼───────────────┼───────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

│ │ │ │ │ │

└──────┴───────────────┴────────────────┴───────────────┴───────────────┘

Приложение 21

К п. 4.5.9

Форма карты-заместителя дела

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело __________________________________________________________________

(N и название)

Опись __________________________________________________________________

(N и название)

Фонд __________________________________________________________________

(N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

┌────┬──────────────────────┬─────────────────────┬─────────────────────┐

│ N │ Ф.И.О. пользователя │ Дата выдачи │ Дата, возврата │

│п/п │ │ │ │

├────┼──────────────────────┼─────────────────────┼─────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

│ │ │ │ │

└────┴──────────────────────┴─────────────────────┴─────────────────────┘

Приложение 22

К п. 4.7.5

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

Название архива

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_______ N ________ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место Подпись Расшифровка

составления) подписи

проверки, наличия и состояния Дата

Дел

_____________________________

(постоянного, временного

хранения, по личному составу)

Фонд N ____________________

Основание ______________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие

и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель

комиссии ___________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены

комиссии: ___________________________________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

________________________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________ по __________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по дел.

описям: ______________________________________________

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения,

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ___________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения.

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях дел,

описей _______________________________

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях дел.

описей _______________

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях дел,

описей ________________________________

(цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях дел.

описей _______________

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в

наличии

___________________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дел,

дезинфекции ____________________________________________

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дел,

дезинсекции ____________________________________________

(цифрами и прописью)

8.3. требующих дел,

реставрации ____________________________________________

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и дел,

подшивки ______________________________________

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих дел,

текстов _________________________

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо дел,

поврежденных ___________________________________________

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической дел,

обработки ________________________________________

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное дел.

пользование ________________________________________

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...).

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

Приложение 23

К п. 4.8.1

Форма титульного листа описи особо ценных дел

Формат А4 (210 х 297 мм)

________________________________________________________________________

(Название архивного учреждения)*

________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ______

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

(крайние даты)

Форма описи особо ценных дел

Формат А4 (210 х 297 мм)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

┌────┬─────────┬─────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┬────────┐

│ N │ N описи │ N дела │Заголо- │ Крайние │ Кол-во │ N ед. │Примеча-│

│п/п │ │ │вок дела│ даты │ листов │ учета │ ние │

│ │ │ │ │ │ │страхово-│ │

│ │ │ │ │ │ │го фонда │ │

├────┼─────────┼─────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┼────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

└────┴─────────┴─────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┴────────┘

В данную опись особо ценных дел,

внесено _______________________________

(цифрами и прописью)

с N _________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________

Из них имеют страховые дел.

копии ______________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от _________ N _______ от __________ N _________

______________________________

* Заполняется государственным архивом.

Приложение 24

К п. 6.3.3

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов

Формат A3 (297 х 420 мм)

___________________________________________________________________

(Наименование организации)

___________________________________________________________________

(Название архива организации)

КНИГА

учета поступления и выбытия документов

Том N _____________________________

Начат _____________________________

Окончен ___________________________

Формат A3 (297 х 420 мм)

┌────┬────────┬───────────────┬─────────────┬─────────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────┬───────────────┬────────┐

│ N │ Дата │ Наименование │ Название, │Название │ Крайние даты │ Поступление описанных │ Выбытие описанных │ Неописанных │Примеча-│

│п/п │поступ- │ организации │номер и дата │ и номер │ поступивших │ документов │ документов │ дел, │ ние │

│ │ ления │ (структурного │ документа, │ фонда, │ или выбывших ├───────────────────────┼─────────────────────────┤ документов, │ │

│ │ или │подразделения, │ по которому │ описи │ документов, │ Кол-во │ Кол-во дел │ листов │ │

│ │выбытия │лица, архива), │поступили или│поступив-│ включенных в │ дел │ │ │ │

│ │докумен-│ от которой │ выбыли │ ших или │ опись ├───────┬──────┬────────┼────────┬───────┬────────┼───────┬───────┤ │

│ │ тов │поступили (или │ документы │выбывших │ │постоя-│време-│ по │постоян-│времен-│ по │посту- │выбыло │ │

│ │ │ выбыли) │ │докумен- │ │ нного │нного │личному │ ного │ ного │личному │ пило │ │ │

│ │ │ документы │ │ тов │ │хране- │(свыше│составу │хранения│хране- │составу │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ ния │ 10 │ │ │ ния │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ лет) │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼────────┼───────────────┼─────────────┼─────────┼───────────────┼───────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼───────┼────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└────┴────────┴───────────────┴─────────────┴─────────┴───────────────┴───────┴──────┴────────┴────────┴───────┴────────┴───────┴───────┴────────┘

Итого в ________ году ед. хр. (для аудиовидеодокументов - + ед. уч.), в том

поступило _____________ числе:

(цифрами и

прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;

выбыло _________________________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 25

К п. 6.3.3

Форма титульного листа списка фондов

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

СПИСОК ФОНДОВ

Том N _________________

Начат _________________

Окончен _______________

Форма списка фондов

Формат А4 (210 х 297 мм)

┌─────┬────────┬───────────────┬────────────────────────────┬───────────┐

│ N │Название│ Дата первого │ Отметка о выбытии фонда │Примечание │

│фонда│ фонда │ поступления ├──────────┬─────────────────┤ │

│ │ │ документов │Куда выбыл│ Дата и N │ │

│ │ │ фонда │ │ документа, на │ │

│ │ │ │ │ основании │ │

│ │ │ │ │ которого выбыл │ │

├─────┼────────┼───────────────┼──────────┼─────────────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│ │ │ │ │ │ │

└─────┴────────┴───────────────┴──────────┴─────────────────┴───────────┘

На 01.01. ______ года в список включены фонды с N ________ по N

_______.

Всего хранится в фондов, из них:

архиве ________________________________

(цифрами и прописью)

________________________________ содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью)

Номера свободные:

Наименование должности работника

архива, составившего годовую

итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 26

К п. 6.3.3

Форма титульного листа реестра описей

Формат А4 (210 х 297 мм)

Наименование организации

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен __________

Форма реестра описей

┌────┬─────┬─────┬──────┬───────────────────────┬────┬─────┬─────┬──────┐

│ N │ N │ N │Назва-│ Кол-во дел в описи │Край│коли-│Коли-│Приме-│

│п/п │фонда│описи│ ние ├────────┬──────┬───────┤ние │чест-│чест-│чание │

│ │ │ │описи │постоян-│време-│ по │даты│ во │ во │ │

│ │ │ │ │ ного │нного │личному│ │лис- │экзе-│ │

│ │ │ │ │хранения│(свыше│составу│ │тов в│мпля-│ │

│ │ │ │ │ │ 10 │ │ │описи│ ров │ │

│ │ │ │ │ │ лет) │ │ │ │описи│ │

│ │ │ │ │ │хране-│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ ния │ │ │ │ │ │

├────┼─────┼─────┼──────┼────────┼──────┼───────┼────┼─────┼─────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└────┴─────┴─────┴──────┴────────┴──────┴───────┴────┴─────┴─────┴──────┘

Всего хранится в описей, из них

архиве _________________________ постоянного

(цифрами и прописью)

хранения , временного хранения (свыше ,

______________ 10 лет) ___________________

(цифрами и (цифрами и прописью)

прописью)

по личному

составу ____________________________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива организации, составившего реестр Подпись Расшифровка подписи

описей

Дата

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 27

К п. 6.3.3

Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 332; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 20 21 22 23 24 252627 28 29 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!