Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Формат А4 (210 х 297 мм)
__________________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Том N ____________
Начат ____________
Окончен __________
Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Формат А4 (210 х 297 мм)
┌───┬───────┬─────────┬──────────┬─────────┬─────────┬─────────┬────────────────┬─────────────────┬─────────┐
│ N │ Дата │Название │ Дата │ Номера │ Номера │ Кол-во, │ Сведения о │Сведения о фонде │Примеча- │
│п/п│поступ-│и N, дата│копирова- │ фондов │ описей │ ед. хр. │страховом фонде │ пользования │ ние │
|
|
|
│ │ ления │документа│ ния │ │ │подлинни-│(кол-во ед. хр.)│(кол-во ед. хр.) │ │
│ │ или │ , по │ │ │ │ ков, ├────────┬───────┼─────────┬───────┤ │
│ │выбытия│которому │ │ │ │включен- │поступи-│выбыло │поступило│выбыло │ │
│ │ед. хр.│поступили│ │ │ │ ных в │ ло │ │ │ │ │
│ │ СФ │ или │ │ │ │ единицу │ │ │ │ │ │
│ │ │ выбыли │ │ │ │хранения │ │ │ │ │ │
│ │ │ ед. хр. │ │ │ │страхово-│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │го фонда │ │ │ │ │ │
├───┼───────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼────────┼───────┼─────────┼───────┼─────────┤
|
|
|
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │
├───┼───────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼────────┼───────┼─────────┼───────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────┴─────────┴──────────┴─────────┴─────────┴─────────┴────────┴───────┴─────────┴───────┴─────────┘
|
|
|
Итого поступило в ___ ед. хр. страхового
году ____________________
(цифрами и прописью)
фонда, ед. хр. фонда
__________________________________ пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и _______________________________________ ед. хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую итоговую запись Подпись Расшифровка
подписи
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 28
К п. 6.3.3
Форма титульного листа описи страхового фонда
Формат А4 (210 х 297 мм)
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива*
ОПИСЬ N ______
страхового фонда
Форма описи страхового фонда
Формат А4 (210 х 297 мм)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
|
|
|
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
┌───────┬─────────┬────────┬───────────┬─────────────────────────┬──────┐
│ N ед. │ Дата │ Кол-во │ Кол-во │ Сведения о делах, │Приме-│
│ хр. │копирова-│кадров в│ дел, │ входящих │чание │
│страхо-│ ния │ед. хр. │включенных │ в единицу хранения │ │
│ вого │докумен- │страхо- │ в ед. хр. │ страхового фонда │ │
│ фонда │ тов │ вого │ ├───────┬────────┬────────┤ │
│ │ │ фонда │ │Номера │ Номера │ Номера │ │
│ │ │ │ │фондов │ описей │ед. хр. │ │
├───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼────────┼────────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────┼────────┼────────┼──────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────┴────────┴────────┴──────┘
Всего на 01.01 _______ года в опись
включено _______________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с N _______ по N _________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________
пропущенные номера: ___________________________________________.
кадров м/ф страхового
_________________________________________ фонда
(цифрами и прописью)
скопировано _____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N __________ от ___________ N ____________
______________________________
* Заполняется в государственном архиве.
Приложение 29
К п. 6.3.3
Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
Формат A3 (297 х 420 мм)
Кому представляется ____________________________________________________
(наименование и адрес получателя)
________________________________________________________________________
Кем представляется _____________________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
________________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
Архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 20_
года
Общие сведения
┌──────────┬───────────────────┬──────────────────────┬─────────────────┐
│Код строки│ Количество фондов │ Площадь │ Загруженность │
│ │ │архивохранилища (кв.м)│ архивохранилища │
│ │ │ │ (%) │
├──────────┼───────────────────┼──────────────────────┼─────────────────┤
│ 1 │ 1 │ 2 │ 3 │
├──────────┼───────────────────┼──────────────────────┼─────────────────┤
│ 101 │ │ │ │
└──────────┴───────────────────┴──────────────────────┴─────────────────┘
Сведения о документах
┌───────────┬─────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
│Показатели │ Код │ Количество единиц хранения │
│ │стро-├─────┬───────────┬─────────────────┬────────┬────────┤
│ │ ки │всего│ крайние │Из них внесено в │Хранится│Образуе-│
│ │ │ │ даты │ описи, │ сверх │ тся в │
│ │ │ │ │ утвержденные │установ-│год дел │
│ │ │ │ │ (согласованные) │ленного │ │
│ │ │ │ │ ЭПК архивного │ срока │ │
│ │ │ │ │ учреждения │ │ │
│ │ │ │ ├─────┬───────────┤ │ │
│ │ │ │ │всего│ крайние │ │ │
│ │ │ │ │ │ даты │ │ │
│ │ │ ├─────┬─────┤ ├─────┬─────┤ │ │
│ │ │ │нача-│коне-│ │нача-│коне-│ │ │
│ │ │ │льная│чная │ │льная│чная │ │ │
├───────────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────────┼────────┤
│ А. │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───────────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────────┼────────┤
│Постоянного│ 201 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│хранения │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────────┼────────┤
│По личному │ 202 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│составу │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└───────────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴────────┴────────┘
Кадры
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
┌─────┬────────┐ - Отопление: центральное, печное, отсутствует.
│ Код │Количес-│ - Стеллажи: металлические, деревянные,
│стро-│ тво │ комбинированные; нет.
│ ки │штатных │ - Стеллажи: металлические, деревянные,
│ │работни-│ комбинированные; нет.
│ │ ков │ - Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
├─────┼────────┤ - Сигнализация: пожарная: есть, нет;
│ 301 │ │ охранная: есть, нет.
└─────┴────────┘ - Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается
"__" ________________ 20__ года.
Руководитель организации,
предприятия
_______________________
(подпись)
Фамилия и
телефон исполнителя
Приложение 30
К п. 6.3.3
Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда
Формат A3 (297 х 420 мм)
Кому представляется ____________________________________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется _____________________________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся
организации)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
организации, хранящей документы отраслевого фонда
_________________________________________________
(название отраслевого фонда)
на 1 декабря 20___ года
1. Сведения о хранилищах 3. Кадры
┌──────┬───────────┬──────────┬──────────────┐ ┌───────┬───────────────┐
│ Код │Количество │ Площадь │ Сепень │ │ Код │ Количество │
│строки│ хранилищ │ хранилищ │загруженности │ │строки │ штатных │
│ │ │ │ (%) │ │ │ работников │
├──────┼───────────┼──────────┼──────────────┤ ├───────┼───────────────┤
│ А │ 1 │ 2 │ 3 │ │ А │ 1 │
├──────┼───────────┼──────────┼──────────────┤ ├───────┼───────────────┤
│ 101 │ │ │ │ │ 301 │ │
└──────┴───────────┴──────────┴──────────────┘ └───────┴───────────────┘
Сведения о документах
┌────────────────┬────────┬───────┬────────────────┬──────────┬─────────┐
│ Показатели │ Код │Кол-во │ Крайние даты │Количество│ Объем │
│ │ строки │ед. хр.│ ┌───────┤баз данных│записан- │
│ │ │ │началь- │конеч- │ │ ной │
│ │ │ │ ная │ ная │ │информа- │
│ │ │ │ │ │ │ ции │
│ │ │ │ │ │ │ (Мбайт) │
├────────────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼──────────┼─────────┤
│ А │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────────────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼──────────┼─────────┤
│Научно-техничес-│ 201 │ │ │ │ - │ - │
│кая документация│ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼──────────┼─────────┤
│Фотодокументы │ 202 │ │ │ │ - │ - │
├────────────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼──────────┼─────────┤
│Документы на │ 203 │ │ │ │ │ │
│машинных │ │ │ │ │ │ │
│носителях │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼────────┼───────┼────────┼───────┼──────────┼─────────┤
│Другие документы│ 204 │ │ │ │ - │ - │
└────────────────┴────────┴───────┴────────┴───────┴──────────┴─────────┘
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
Отопление: центральное, печное, отсутствует.
- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет,
- Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
- Сигнализация: пожарная: есть, нет, охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
Примечание. В строке 202 указывается количество подлинников (негативное и позитивное при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов.
"__" ___________ 20__ г.
Руководитель Расшифровка
организации,
предприятия _____________________ подписи ______________
(подпись) (подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Приложение 31
К п. 6.3.5
Формат
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(лицевая сторона)
А5 (148 x 210 мм)
Учетная карточка единицы учета
электронных документов (ЭД)
Фонд N ______________ Опись N ____________ Ед. учета ____________
┌─────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┬───────────┐
│ Наименование │ Заголовок единицы │ N единиц │Отметка о │ Дата │
│ организации/ │ учета │ хранения │ наличии │поступления│
│подразделения, от│ │ │ копии ЭД │ │
│которых поступили│ │ │ │ │
│ документы │ │ │ │ │
├─────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │
├─────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ Формат │ Вид носителя │ Объем │Количество│ Дата │
│ │ │ (Мбайт) │ записей │ создания │
│ │ │ │ для БД │ │
├─────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │
├─────────────────┼───────────────────┼──────────┴──────────┼───────────┤
│ Срок хранения │ Место хранения │ Примечание │ Подпись │
│ │ (стеллаж, полка, │ │ лица, │
│ │ сейф и т.д.) │ │ внесшего │
│ │ │ │ запись │
├─────────────────┼───────────────────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │
└─────────────────┴───────────────────┴─────────────────────┴───────────┘
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(оборотная сторона)
Формат А5 (148 х 210 мм)
┌─────────────┬───────┬────────┬───────┬─────────┬───────┬───────┬───────┐
│ Вид работы │N акта │ Дата │ Новый │ Объем │ Вид │ N │Подпись│
│(перезапись, │мигра- │ │формат │ (Мбайт) │носите-│единиц │ лица, │
│ миграции) │ ций и │ │ │ │ ля │хране- │внесше-│
│ │переза-│ │ │ │ │ ния │ го │
│ │ писи │ │ │ │ │ │запись │
├─────────────┼───────┼────────┼───────┼─────────┼───────┼───────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────┴───────┴────────┴───────┴─────────┴───────┴───────┴───────┘
Приложение 32
К п. 6.3.5
Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Формат А4 (210 х 297 мм)
Наименование
организации УТВЕРЖДАЮ
Акт Наименование должности
______ N ___________ руководителя организации
(место Подпись Расшифровка
составления) подписи
о миграции и перезаписи Дата
Электронных документов
Фонд N _______________________________________________
(название фонда)
┌──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐
│ Опись N │ Единица учета N │
├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │
└──────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘
Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:
Формат ______________________________________________________
Объем (Мбайт) _______________________________________________
Количество и N ед.
хр. __________________________________________
Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:
Формат ______________________________________________________
Объем (Мбайт) _______________________________________________
Количество и N ед.
хр. ________________________________________________
Работу выполнили:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Работу принял руководитель архива
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесли:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 33
К п. 6.3.5
Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
Формат А4 (210 х 297 мм)
ЖУРНАЛ
учета поступления и выбытия электронных документов
┌───┬───────┬───────────┬───────────┬─────────┬───────────────────────┬──────────────────────┬────┬────┬────┐
│ N │ Дата │Наименова- │ Название, │Название │ Поступление описанных │ Выбытие описанных ЭД │Дата│Срок│При-│
│п/п│поступ-│ ние │ N и дата │ и │ ЭД │ │соз-│хра-│ме- │
│ │ ления │организации│документа, │N фонда, ├─────┬─────┬────┬──────┼────┬──────┬────┬─────┤да- │не- │ча- │
│ │ или │ / │по которому│ описи и │ Вид │Объем│Фор-│Кол-во│Вид │Объем │Фор-│Кол- │ния │ния │ние │
│ │выбытия│подразделе-│ принято │ ед. уч. │носи-│ │мат │ ед. │но- │ │мат │ во │ │ │ │
│ │ │ ния, от │поступление│поступив-│теля │ │ │ хр. │си- │ │ │ ед. │ │ │ │
│ │ │ которого │или выбытие│ ших или │ │ │ │(запи-│теля│ │ │ хр. │ │ │ │
│ │ │ поступили │ ЭД │выбывших │ │ │ │ сей │ │ │ │(за- │ │ │ │
│ │ │ документы │ │ ЭД │ │ │ │ для │ │ │ │писей│ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ ЭД) │ │ │ │ для │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ЭД) │ │ │ │
├───┼───────┼───────────┼───────────┼─────────┼─────┼─────┼────┼──────┼────┼──────┼────┼─────┼────┼────┼────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │
└───┴───────┴───────────┴───────────┴─────────┴─────┴─────┴────┴──────┴────┴──────┴────┴─────┴────┴────┴────┘
Итого в _____году ед. ед. хр. Мбайт;
ПОСТУПИЛО ___________ уч., ___________ объемом _________
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
в том числе постоянного ед. уч., ед. хр. Мбайт;
хранения ___________ ___________ объемом ________
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
временного хранения _______________ ед. уч., ___________ ед. хр. объемом ________ Мбайт;
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
ВЫБЫЛО ед. уч., ед. хр. Мбайт,
____________ ______________ объемом ________________
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
в том числе постоянного ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт,
хранения __________ _________ __________
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
временного хранения _____________ ед. уч., _________ ед. хр. объемом ____________ Мбайт.
(цифрами, (цифрами, (цифрами,
прописью) прописью) прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 34
К п. 6.3.5
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 324; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!