Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.
Просмотр отчета
Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.
· Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
· Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
· Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.
ПРИМЕЧАНИЕ : Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.
Просмотр в режиме отчета
Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.
Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.
Работа с данными в режиме отчета
|
|
|
В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:
1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать. 
2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
3. Сочетание клавиш: нажмите CTRL+C.
Отображение только нужных строк с помощью фильтров
В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец "Страна/регион" и требуется отобразить только строки, содержащие название "Канада", выполните следующие действия:
1. В отчете найдите слово "Канада" и щелкните его правой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Равно "Канада".
Access создаст и применит фильтр.
Создание более сложных фильтров
1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
2. Выберите команду Общие фильтры.
3. Выберите условие фильтра.
4. Введите условия.
Включение и отключение фильтров
Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.
|
|
|
Удаление фильтра
1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
2. Выберите команду Удалить фильтр.
Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.
ПРИМЕЧАНИЕ : Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.
Предварительный просмотр отчета
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.
Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.
1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.
2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.
3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.
4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.
5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.
|
|
|
В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.
Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:
· На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
· Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и в контекстном меню выберите команду Режим макета 
или Конструктор 
.
СОВЕТ : После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в MicrosoftOfficeWord 2007, MicrosoftOfficeExcel 2007 и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт данных нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.
Печать отчета
Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.
|
|
|
Изменение параметров страницы
1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
2. На вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажмите кнопку Книжная 
или Альбомная 
, чтобы выбрать ориентацию страницы, Размер 
, чтобы задать размер бумаги, Поля 
, чтобы задать поля, и т. д.
3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.
Отправка отчета на принтер
1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
2. Нажмите кнопку MicrosoftOffice 
, а затем — Печать. 
Откроется диалоговое окно Печать.
3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
4. Нажмите кнопку ОК.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 552; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!