ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
В. И. Подленных
Научный руководитель − Г. Ю. Налобина, преподаватель
Колледж педагогического образования, информатики и права
ФГБОУ ВО «Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова»
Личное дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Хотя ведение личного дела обязательно только для государственных служащих, предприятия и организации уделяют большое внимание его формированию и комплектованию, так как все сведения о трудовой деятельности работника сконцентрированы и упорядочены в едином месте, что способствует лучшей сохранности документов и быстрому поиску информации. После увольнения работника личные дела передаются на хранение в архив организации. От качественной подготовки личных дел к архивному хранению зависит качество подготовки ответов на запросы.
Цель исследования – выявить порядок подготовки личных дел уволенных работников к архивному хранению. Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
- определены ключевые понятия, связанные с темой исследования: «дело», «личное дело», «номенклатура дел», «формирование дела», «оформление дела»;
- выявлены нормативные документы, регламентирующие порядок подготовки личных дел работников к архивному хранению;
- на основе анализа порядка подготовки личных дел уволенных сотрудников к архивному хранению составлена схема, отражающая последовательность проведения отдельных этапов.
|
|
|
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Личное дело формируется в два этапа:
1) в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
2) в процессе ведения личного дела в процессе трудовой деятельности.
Дело должно быть не только правильно сформировано, но и оформлено. Оформление дела – подготовка его к передаче на архивное хранение, которое производится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Этот документ указывает на необходимость полного оформления дел по личному составу, включающего в себя следующие этапы: нумерация листов дела; составление внутренней описи документов, составление листа-заверителя дела; прошивка дела; оформление обложки дела.
Личное дело работника входит в группу документов по личному составу, но при этом имеет свои особенности, отличающие его от других документов этой группы. Анализ состава документов личного дела позволил выделить такие особенности:
|
|
|
- в личное дело включаются документы разных видов: распорядительные, справочно-информационные; копии и подлинники;
- документы в личном деле систематизируются в хронологическом или хронологически-логическом порядке;
- личное дело считается завершенным в делопроизводстве после издания приказа об увольнении работника;
- личное дело ведется в течение всей трудовой деятельности, поэтому при передаче на хранение в архив может содержать более 250 листов.
Учитывая особенности состава документов личного дела, нормативные требования к формированию и полному оформлению дел при подготовке их к передаче в архив, была составлена схема этапов подготовки личных дел к последующему хранению, в которой отражена последовательность их проведения:
1.Отбор личных дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Основным критерием является наличие приказа, свидетельствующего об увольнении работника.
2. Проверка правильности формирования дела, включающая в себя:
|
|
|
- определение правильности отнесения документов к делу;
- проверку наличия юридической силы документов или правильности и полноты их заполнения (для копий – наличие отметки о заверении копии);
- проверку систематизации документов в деле.
3. Оформление дела, включающее следующие виды работ:
- нумерация листов дела;
- составление внутренней описи документов;
- оформление листа-заверителя дела;
- прошивка дела;
- оформление обложки дела.
4. Оформление сопроводительных документов для передачи в архив (акт приема-передачи дел в архив).
Качественная подготовка личных дел к архивному хранению зависит от проведения в строго определенной последовательности всех этапов формирования и оформления дел.
© Подленных В. И., 2018
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 792; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!