ТЕМА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ
8.1. Субъекты управления персоналом фирмы.
8.2. Кадровая служба и ее функции.
8.3. Делопроизводство по личному составу.
Субъекты управления персоналом фирмы
Работа с персоналом предприятия - важный участок управления, который определяет степень успеха в достижении целей всем коллективом предприятия. Эффективность этой работы во многом зависит от организации работы с персоналом.
Осуществление деятельности по управлению персоналом в том или ином аспекте входит в функциональные обязанности руководителей разных уровней, а также специальных подразделений - кадровых служб, которые могут быть представлены отделом кадров или одним специалистом-менеджером персонала.
Кадровая служба фирмы - это совокупность специализированных структурных подразделений в аппарате управления фирмой, включающая должностных лиц (руководителей, специалистов), призванных управлять персоналом в рамках разработанной кадровой политики.
Основой деятельности кадровой службы является не только кадровая политика фирмы, но и действующее трудовое законодательство, социальные программы, принятые на общегосударственном и региональном уровне.
Г.Г. Зайцев предлагает строить деятельность субъектов управления персоналом, исходя из следующих принципов:
1. Установление четкого круга количественно и качественно ограниченных прав и обязанностей работников. При их разработке решающими являются производственные и социально-экономические особенности фирмы.
|
|
|
2. Требование разумного сочетания компетентности и ответственности. Необходимо, чтобы каждый работник сознавал, что в процессе своей деятельности он ограничен действующими законами, инструкциями, правилами внутреннего распорядка, распоряжениями вышестоящих руководителей и др., и несет в соответствии с ними ответственность за свои действия.
3. Создание рационального пути инстанций. Права и обязанности на каждом уровне управления должны быть не только четко установлены и ограничены, но и иерархизированы относительно друг друга.
Совокупность всех инстанций, сведенных по вертикали в единую иерархию руководства от генерального директора фирмы до каждого работника, образуют организационную структура. От её рациональности зависит, будет ли успешной координация действий отдельных подразделений, коммуникативность между ними. Рационально построенный путь инстанций предполагает создание минимального числа промежуточных ступеней между руководителем организации и непосредственными исполнителями.
4. Создание работоспособной системы информации. Ценность системы определяется скоростью и точностью передачи информации. Не последнюю роль при этом играет рациональность пути инстанций, так как, во-первых, время между выдачей и приемом информации и точность её передачи во многом зависит от длины проходимого пути, а, во-вторых, их определяет степень его рациональности. Поэтому исключительное значение имеет персонал, находящийся на середине “иерархической лестницы”, поскольку именно от него зависит качество информации.
|
|
|
5. Обеспечение нормальной координации работы различных служб. С помощью координации обеспечивается совместная работа всех исполнителей и подразделений по вертикали, горизонтали и диагонали. Имеется прямая связь между координацией и кооперацией трудовых процессов. Кооперация вытекает из структуры работ и места каждой операции в общем процессе. Координация, как инструмент интеграции, находит выражение в четком установлении обязанностей каждого работника и подразделения.
6. Определение рациональных норм управляемости. От этого зависит построение структуры организации, уровень централизации в принятом решении. Чем меньше нормы управляемости, тем сложнее структура, длиннее путь инстанций и наоборот. Проблема норм управляемости должна решатся дифференцированно, применительно к условиям каждой фирмы.
|
|
|
7. Централизация и децентрализация руководства и делегирование полномочий.
8. Учет не только формальной структуры управления персоналом, но и неформальной (15, с. 257-261).
С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом фирмы в связи с концепцией управления человеческими ресурсами, изменяются задачи кадровой службы, ее функции и структура.
Система управления персоналом предполагает формирование на фирме многофункциональной кадровой службы как единого целого для координации работы всех подразделений и должностей, занятых работой с людьми. В этом случае возможно комплексное решение не только задач кадрового обеспечения фирмы, но и главной проблемы - объединения целей управления фирмой и потребностей работников, реализующих эти цели.
Управление персоналом не следует рассматривать только как функцию кадровой службы; к числу субъектов управления персоналом относятся функциональные и линейные руководители фирмы, что видно на рис. 8.1.
Рис. 8.1. Субъекты управления персоналом фирмы
Разделение труда в сфере управления персоналом предполагает, что каждый субъект имеет определенные функции. Так, на высшем уровне управления фирмой решаются стратегические вопросы: формируется кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации; определяются задания на разработку методических и нормативных документов; осуществляется контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.
|
|
|
Деятельность руководителей линейных и функциональных подразделений фирмы носит в основном оперативный характер.
Кадровая служба и её функции
Функции кадровой службы предприятия вытекают из общих функций управления и включают в себя:
1) определение общих потребностей в кадрах, в т.ч. в кадрах управления, планирование кадрового обеспечения и движения кадров;
2) организация подбора, расстановки и воспитания кадров;
3) исследование и анализ деловых, профессиональных и личностных качеств работников предприятия;
4) организация делопроизводства по работе с персоналом;
5) оценка деятельности и аттестация персонала предприятия;
6) организация обучения и повышения квалификации персонала;
7) формирование кадрового резерва, подготовка руководящих кадров и управление продвижением по службе;
8) формирование горизонтальной и вертикальной карьеры работников.
Все виды работ с персоналом в предприятии вытекают из функции кадровой службы, взаимоувязаны между собой, имеют конкретное значение, научное и практическое содержание, а также мотивируют труд работников кадровой службы по их выполнению.
Деятельность кадровой службы предприятия должна регламентироваться Положением о кадровой службе и должностными инструкциями работников. Положение должно содержать следующие разделы:
1. Общие положения - где должно быть указано, что кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчиняется руководителю предприятия.
2. Задачи отдела - где указываются задачи по кадровому обеспечению, по формированию стабильного коллектива, снижению текучести кадров, укреплению трудовой дисциплины и т.д.
3. Функции отдела - которые заключаются в составлении перспективных и текущих планов потребности в кадрах, составлении штатного расписания, осуществлении приема на работу, перевода, увольнения, аттестации, предоставления отпусков работникам предприятия, оформлении, хранении и выдаче трудовых книжек и т.д.
4. Права отдела - выражаются в полномочиях начальника отдела кадров и его работников, определяемых должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия.
5. Ответственность отдела - оговариваются ответственность начальника отдела кадров, его работников в зависимости от должностных функций и в целом отдела кадров.
В соответствии с утвержденными должностными обязанностями начальник отдела кадров:
1. Возглавляет работу по обеспечению фирмы кадрами требуемых специальностей и квалификаций в соответствии с планом по труду и заработной плате.
2. Руководит разработкой текущих и перспективных планов комплектования фирмы кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии.
3. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, правильности использования специалистов.
4. Систематически изучает деловые качества специалистов фирмы с целью подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру фирмы, создания резерва на выдвижение, обеспечивает прием, размещение и правильное использование молодых специалистов в соответствии с полученной специальностью.
5. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя фирмы, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящихся, хранение, заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для отчетности.
6. Совместно с комитетом профсоюза обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия.
7. Систематически контролирует расстановку и правильное использование руководящих работников и специалистов.
8. Осуществляет методическое руководство работой инспектора по кадрам (менеджера по кадрам).
9. Контролирует исполнение руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.
10. Изучает движение кадров, причины текучести кадров и разрабатывает мероприятия по их устранению.
11. Принимает меры к трудоустройству высвобождающихся служащих.
12. Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях фирмы и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
13. Обеспечивает составление всей установленной для отдела кадров отчетности.
Представленный перечень работ имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Однако принципиальное построение кадровой службы в современных условиях не имеет общепризнанной формы. Конкретное построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурами подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьировать в большом диапазоне, поскольку зависит от многих факторов: размера фирмы (численности занятого персонала), объема управленческих работ каждого вида, понимания руководством задач управления персоналом, стиля и методов руководства и др.
При проектировании структуры службы управления персоналом и организации её работы исходят из того, что существование самостоятельного структурного подразделения оправдано лишь при определенной численности персонала. В других условиях эта функция может быть передана другому структурному подразделению или отдельному лицу в составе любого структурного подразделения.
Туристические фирмы являются в своем большинстве малыми предприятиями и не имеют специальной кадровой службы. Например, в туристической фирме “Паспорт Плюс” функции управления персоналом в той или иной мере выполняет заместитель директора. К его функциям в части кадровой работы относятся: обеспечение кадрами (наем, расстановка, увольнение); кадровое делопроизводство; подготовка кадровых приказов. Заместитель директора по кадрам утверждает: графики работы сотрудников; инструкции по технике безопасности; графики очередности отпусков сотрудников. Заместитель директора по кадрам подписывает:
-приказы о назначении, перемещении, увольнении работника;
-приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет, в пределах утвержденных смет;
-приказы о материальном поощрении юбиляров в пределах утвержденных смет;
-приказы о предоставлении отпусков с сохранением (и без сохранения) заработной платы;
-приказы об оформлении пенсий;
-исходящую деловую корреспонденцию и телеграммы;
-статистические отчеты и справки, исходящие из фирмы;
-заявки на приобретение технических средств по охране труда и пожарной безопасности;
-комплексный план улучшения условий труда, санитарно-оздоровительных мероприятий;
-другие приказы, относящиеся к его компетенции.
Заместитель директора по кадрам согласовывает с директором фирмы следующие вопросы:
-приказы о сокращении штата;
-назначение работника на должность;
-обеспечение работников оргтехникой;
-графики работы сотрудников.
С директором и главным бухгалтером обсуждаются вопросы:
-сметы доходов и расходов;
-использование средств фонда потребления;
-планы перспективного развития численности работников и уровня оплаты труда.
Дальнейшее совершенствование организации работы с кадрами должно базироваться на разработке модели менеджера кадровой службы, пример которой представлен на рис. 8.2.
Рис. 8.2. Модель менеджера кадровой службы
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 479; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!