Проектирование рациональной системы документооборота
Рационализация - усовершенствование, введение более целесообразной организации чего-либо (напр., рационализация документооборота). Основными способами рационализации документооборота являются:
1) составление маршрутных карт технологического процесса;
2) разработка рациональных схем документооборота: оперограмм, документограмм, схем движения документов и др.
Проектирование рациональной схемы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда.
Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.
1. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов. Наиболее наглядным средством для изучения основных процессов создания документов является универсальная маршрутно-технологическая карта. В такой карте последовательно отражаются операции, обычно проводимые над документами в процессе их создания. В схемы или технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, «пункты» обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Например:
| Очередность операций | Содержание операции | Исполнитель |
| 1. | Принять от секретарей материалы заседания | Начальник протокольной группы |
| 2. | Сформировать проект протокола | Инспектор протокольной группы |
| 3. | Распечатать проект | Инспектор протокольной группы |
| 4. | Согласовать с участниками заседания зафиксированные тексты выступлений | Участники заседания, их секретари. Начальник протокольной группы |
| 5. | Внести правку в контрольный экземпляр протокола | Инспектор протокольной группы |
| 6. | Подписать протокол у председателя и секретаря заседания | Начальник протокольной группы Председатель заседания Секретарь заседания |
| 7. | Размножить подписанный протокол | Технический сотрудник |
| 8. | Заверить копии проставлением печати | Начальник протокольной группы |
| 9. | Подготовить и подписать список на рассылку | Начальник протокольной группы |
| 10. | Разослать оформленный протокол | Сотрудник экспедиции |
| 11. | Подшить в дело экземпляр с подлинными подписями | Архивариус |
Кроме этого, для каждой операции, включенной в карту, может указываться средняя норма времени на ее выполнение и сроки прохождения и обработки документов. Маршрутно-технологическая карта может быть также дополнена сведениями о финансовых затратах на каждом этапе прохождения документов.
Образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
| Универсальная маршрутно-технологическая карта создания __________________________________________________ (наименование вида документа) | ||||
| № | Наименование операции | Исполнитель | Норма времени | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. | Постановка задачи на создание документа | Руководитель (ст. специалист) | 5 мин. | |
| 2. | Уяснение задачи | Специалист | 10 мин. | |
| 3. | Разработка проекта документа | Специалист | * | |
| 4. | Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами | Секретарь | * | |
| 5. | Корректировка документа по результатам согласования и его оформление | Машинистка-оператор | 3-10 мин./лист | |
| 6. | Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение | Секретарь | 10 мин. | |
| 7. | Тиражирование и регистрация документа | Машинистка-оператор | 1-3 мин./экз. | |
| 8. | Упаковка и отправка (рассылка) документа | Экспедитор | 3-10 мин/экз. | |
| 9. | Помещение 2-го экземпляра документа в дело, последующая работа с ним | Делопроизводитель-оператор | 10 мин. | |
| 10. | Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание | Архивариус | __ | |
Подобные схемы должны предусматривать возможные варианты движения документов, например, если документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции, или почтовые отправления с пометкой «лично» передаются непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.
Именно на основе такого подхода проектировались лучшие УСД и разрабатываются технологии проектирования компьютеризированного документооборота.
При многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в организации, подобная работа требует достаточно высокой квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно поэтому подобные схемы в «традиционных», давно установившихся системах управления разрабатываются редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Лишь некоторые элементы таких схем обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, деятельности коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при создании или адаптации системы автоматизации документооборота.
После утверждения руководством схемы документооборота приобретают нормативную силу.
2. Оперограмма, документограмма, схема документооборота.В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.
Оперограмма - графическая интерпретация процесса составления документа. В операграмму включаются все операции формирования информации, содержащейся в документах, и исполнители этих операций. На схемах могут указываться также альтернативные решения, местонахождение должностных лиц и часы их приема.
С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1985; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!