Передача документов руководителю
В подготовленных для передачи руководителю документах делают разметку,т.е. выделяют заголовки и некоторые другие реквизиты цветом, подчеркиванием и др. Помощники могут также предварительно готовить варианты проектов решения по документу, подбирать необходимые материалы, консультироваться с ведущими специалистами отрасли.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то секретарь или помощник руководителя находят их и передают руководителю учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.
Документы, предназначенные для передачи руководителю, укладываются в папки в определенном порядке. Документы, требующие первоочередного рассмотрения, могут укладываться в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов – помещаться сверху в одной папке с другими документами.
Папки с подготовленной соответствующим образом корреспонденцией передаются из экспедиционного отдела в секретариат организации, а оттуда – непосредственно ее руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций.
Руководитель организации, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции. Сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
|
|
|
Срочные особо важные документы рекомендуется передавать руководителю до регистрации. Предварительно с ними могут быть ознакомлены соответствующие специалисты. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в канцелярию для переноса в экземпляры РКК резолюции и внесения отметки о направлении дальнейшего движения документа.
6. Рассмотрение документов руководством учреждения, оформление резолюций.Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления документов в учреждение. При этом документы особой важности и с пометой «Срочно» изучаются в первую очередь.
Решение по сложным документам принимается в течение более длительного времени, но в срок не свыше 2 дней. Функции руководителя по работе с входящими документами заключаются в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации, принятии решения и оформлении его в виде резолюции. Резолюция- это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей.
|
|
|
Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем, а не помощником или секретарем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в канцелярию для регистрации и направления на исполнение.
Регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов.
Для входящих документов постановка документа на контроль может произойти как в момент получения документа, так и в момент принятия управленческого решения, т.е. написания на документе резолюции.
8. Передача документов исполнителям или в структурные подразделения Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи: По завершении процедуры регистрации документ с одним экземпляром РКК направляется в структурное подразделение на исполнение.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Перемещение документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. Все перемещения обязательно отражаются в РКК. По документам, зарегистрированным в канцелярии, эта информация сообщается в группу регистрации канцелярии для внесения ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной картотеке. В целях избегания возвратного перемещения документа от руководителя в канцелярию, внесение в РКК указанных записей и передачу документа на исполнение может выполнять секретарь руководителя.
|
|
|
О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность та служба, где был зарегистрирован документ.
Документы, с которыми должны работать несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно (в копиях). Оригинал документа передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий и поручений по документу. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже - для ознакомления. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным, составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят как типовой руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации. Такой же типовой график можно разработать для ознакомления с текущей информацией.
|
|
|
Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются исполнителю через канцелярию либо другую службу, контролирующую исполнение документа.
9. Исполнение и контроль исполнения документовВ процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общероссийскими классификаторами, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим базам данных организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.
10. Прием исполненного документов, снятие с контроля:Документ считается исполненным и снимается с контроля:
· после фактического выполнения поручений по существу,
· документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам;
· если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На таком документе делается соответствующая отметка об исполнении.
11. Помещение исполненного документа в дело: После проставления отметки об исполнении исполнитель обязан возвратить документ на место постоянного хранения. Вместе с ним в дело подшивается и второй экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.
Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению и списанию.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1975; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!