Технология обработки внутренних документов
Технология работы с внутренними документами на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим правилом обращения исходящих (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение руководством, передача на исполнение).
| 1. Получение указания на разработку документа |
↓
| 2. Разработка проекта документа |
↓
| 3. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа |
↓
| 4. Согласование проекта документа |
↓
| 5. Оформление окончательного варианта документа |
↓
| 6. Удостоверение документа (подписание, утверждение, заверение печатью) |
↓
| 7. Регистрация и тиражирование документа |
↓
|
|
|
| 8. Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) |
↓
| 9. Помещение исполненного документа в дело |
↓ ↓ ↓
| Работа с документом | Текущее и архивное хранение | Списание и уничтожение |
1. Получение указания на разработку документаПодготовка предварительного (чернового) варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем:
· по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия (например, на основании резолюции руководителя предприятия);
· в инициативном порядке;
· во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).
Если в подготовке чернового варианта документа принимают участие несколько исполнителей, то ответственный исполнитель:
· определяет общий порядок исполнения документа;
· распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа;
· осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.
|
|
|
2. Разработка проекта документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:
· типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документа;
· материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;
· положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;
· требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.
В настоящее время общепринятой практикой стали подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем.
Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.
3. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью:
· уточнения (дополнения) его структуры и содержания;
· выявления и исключения из текста орфографических, пунктуационных, смысловых, фактологических и других ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.
|
|
|
Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:
· уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
· уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
· из текста исключаются повторы и длинноты;
· в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
· обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;
· достигается стилистическое единообразие текста документа.
После этого отредактированный текст корректируют, т.е. выявляют и устраняют всевозможные ошибки. Целесообразно производить корректировку текста, используя для этого соответствующие возможности стандартного текстового редактора. По завершении редакторской и корректорской правки текст повторно копируют на дискету и распечатывают.
|
|
|
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
4. Согласование уточненного варианта текста документапроизводится в том случае, если:
· изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);
· в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).
Согласование производится:
· путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;
· путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего проекта документа (ниже подписи).
Согласование проектов и подписание окончательных вариантов документов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что на согласование проекты чаще передаются через секретарей.
5. Оформление окончательного варианта документа. После выполнения процедуры согласования проекта документа он передается ответственным исполнителям на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление производится для того, чтобы:
· внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;
· привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями нормативных документов (ГОСТ, Инструкция по делопроизводству и др.).
При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.
6. Удостоверение документа. После согласования проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия на удостоверение. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю лично ответственным исполнителем.
Удостоверение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способам удостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, его заверение и проставление печати.
Право подписи регламентируется внутренними организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.
7. Регистрация и тиражирование документа. Зарегистрированный в установленном порядке документ при необходимости передается ответственным лицом на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.
8. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Передачу документов между структурными подразделениями осуществляет секретарь структурного подразделения или лицо, ответственное за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
9. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с документом (до передачи в архив или на уничтожение) производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.
Организация и технология работы с внутренними документами имеет и свои особенности.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протоколов.
Подлинники докладных записок, справок, сводок и других внутренних документов оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Что такое документопоток?
2. По каким критериям классифицируются документопотоки на предприятии?
3. Какие виды документопотоков различают по отношению к управленческому объекту?
4. Из каких документов складываются исходящий, входящий и внутренний документопотоки?
5. Укажите основные этапы технологии обработки входящих документов.
6. Что включает в себя обработка исходящих документов?
7. Перечислите этапы обработки внутренних документов.
Тест
44. Существуют следующие документопотоки...
1. входящий, исходящий и внутренний
2. распорядительная документация и общая документация
3. входящий и внутренний
45. Исходящими называют документы...
1. получаемые организацией
2. создаваемые в организации
3. отправляемые из организации
46. Документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы, составляют...
1. внутренний документопоток
2. входящий документопоток
3. исходящий документопоток
47. При первичной обработке входящих документов вскрываются...
1. все конверты, включая заказные отправления
2. все конверты, за исключением конвертов с пометкой «лично» или адресованных в общественные организации
3. все конверты, за исключением конвертов с пометкой «лично»
48. Для передачи руководству предназначены следующие входящие документы...
1. документы вышестоящих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц
2. счета за поставленную продукцию, сопроводительное письмо
3. письма-напоминания
49. В двух экземплярах оформляются...
1. все без исключения исходящие документы
2. только ответные документы
3. все исходящие документы, за исключением факсов и телефонограмм
50. Внутренними документами называются документы, которые...
1. прошли внутреннее согласование
2. оформляются и используются непосредственно в организации и не выходят за ее пределы
2. не могут быть вынесены за пределы данного учреждения
51. Виза юриста на приказе означает, что ...
1. содержание приказа не противоречит действующему законодательству
2. приказ имеет юридическую силу
3. приказ оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ
52. Регистрация документов - это...
1. проставление даты и регистрационного номера на документе
2. запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
3. заполнение регистрационной формы, установленной в организации
53. Специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции, - это ...
1. экспедиция
2. архив
3. почтовое отделение
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 2431; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!