Объем документооборота учреждения. Пути сокращения неоправданных документопотоков в российских условиях

Объем документооборота – «количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период» (ГОСТ Р-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Служба делопроизводства ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов и устанавливает период, за который подсчитывается документооборот - месяц, квартал, год. Подсчет числа полученных и созданных документов для государственных учреждений обязателен, а для других организаций это требование носит рекомендательный характер.

Учет документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;

· составить Табель форм документов;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

 

При подсчете объема документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. За единицу учета количества бумажных документов принимается экземпляр документа - подлинник или копия. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Основное правило подсчета документов - однократность.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий, например, 15354/18376.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временного периода, форм представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по ДОУ. Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например: количество сопроводительных документов, не несущих смысловой нагрузки; количество документов, присланных для сведения «на всякий случай»; количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Подсчет документов фиксируется по потокам в учетной таблице. Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов наиболее эффективной учетной формой является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота.

В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д.

Для заполнения этих показателей следует использовать табель форм документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю.

В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм. В том случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные, служебные и объяснительные записки, справки и т.п., поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Служба делопроизводства периодически (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Данные о количестве документов обобщаются и представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

 

СПРАВКА

об объеме документооборота

за _________________ 201__ г.

       (месяц)

 

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

 

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                                          Подпись               И.О. Фамилия

 

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

· сведения об объеме документооборота, как правило, бывают занижены из-за несовершенной методики их сбора;

· само по себе количество документов не может характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

· сбору и анализу сведений должна предшествовать постановка задач: с какой целью собираются сведения, за какой хронологический период, какая глубина проведения учета необходима, как эти сведения будут использоваться в дальнейшем.

 

Сопоставление объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно выявить тенденцию его увеличения и выработать меры по сокращению числа документов. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации обусловлен целым комплексом объективных и субъективных факторов. К объективным факторам, прямо влияющим на рост количества документов, прежде всего, относятся:

· рост научных кадров;

· рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности;

· создание новых учреждений, организаций и предприятий;

· расширение производственных и торговых связей;

· расширение ассортимента товаров и услуг;

· внедрение новых технологий в управленческий труд.

 

Еще одна причина объективного характера заключается в свойстве документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений.

Увеличиваются документопотоки также из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. К ним можно отнести:

· увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;

· неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются документы, требующие издания повторных, разъясняющих документов по тому же самому вопросу;

· издание документов, не имеющих юридической силы;

· несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д.;

· отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций в решении управленческих задач, что приводит к необходимости неоднократных обращений к руководству за разъяснениями или разрешениями;

· некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических и управленческих задач, что отражается в появлении документов, которые содержат неверный вариант решения проблемы и требуют издания других документов, исправляющих допущенные ошибки;

· отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к появлению значительного количества разнообразных видов и форм документов, не предусмотренных нормативными требованиями.

 

Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Пути сокращения неоправданных документопотоков в российских условиях следующие:

1) Упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

2) Повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации.Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому очень важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

3) Исключение или сведение к минимуму «информационного шума» документа. С этой целью рекомендуется:

· сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных вводных частей и преамбул;

· исключать из служебной переписки немотивированные персональные обращения и комплименты;

· отказываться от преамбулы в решениях коллегии и заменять ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки);

· писать ответы на самом запросе, использовать телеграфный стиль при подготовке документов оперативного характера;

· принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами.

Такие меры способствуют сокращению расхода бумаги и экономии труда работников управленческого аппарата на подготовку и прочтение документов.

4) Построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются.

5) Разработка хорошо отлаженной поисковой системыпозволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

6) Замена письменной официальной формы общения в ряде случаев устной договоренностью при личной встрече или по телефону. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания.

7) Уменьшение физического размера документов. Эта задача решается за счет:

· использования для создания служебного письма бланка с угловым расположением реквизитов. Размещение надтекстовых (заголовочных) реквизитов в левом углу бланка экономит до 20% рабочей площади документа. При этом правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, резолюции;

· использования бланка меньшего формата (формат А5 вместо формата А4) в случаях, когда текст документа имеет небольшой (до семи строк) объем.

Такие несложные методы, однако, сопряжены с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

8) Изготовление объемных документов справочного характера и долговременного использования с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений.

9)Компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл этого метода заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств.

Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях. Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию.

Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Сокращению количества документов способствуют также:

· организации своевременной их доставки;

· введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения;

· введения строгого контроля исполнения документов;

· сведения к минимуму ручных операций и переписки данных.

 

Таким образом, устранение причин образования неоправданного увеличения объема документооборота в российских условиях является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, и их решение возможно лишь при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

 

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Какое определение дается понятию «документооборот» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

2. Назовите главное правило организации документооборота.

3. Какими принципами следует руководствоваться при установлении требований к организации документооборота?

4. В каком локальном нормативном документе установлены порядок и технология обработки документов?

5. Что представляет собой график документооборота и в каком виде он составляется?

6. Перечислите основные требования к организации документооборота.

7. Какими качественными параметрами характеризуется документооборот?

8. Что является количественными характеристиками документооборота?

9. Что понимается под объемом документооборота?

10. С какой целью проводится учет документооборота в организации?

11. Назовите основные объективные причины увеличения объема документооборота.

12. Какие причины субъективного характера способствуют увеличению объема документооборота?

13. Назовите пути сокращения неоправданных документопотоков в российских условиях.

 

Тест

1. Движение документов на предприятии с момента их создания или получения до окончания исполнения, отправки или сдачи в архив - это...

1. документирование

2. делопроизводство

3. документооборот

 

2. Принцип прямоточности движения документов означает...

1. движение документов по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений

2. равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения

3. пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов

 

3. График документооборота - это...

1. схема движения внутренних документов

2. индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений учреждения от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения)

3. оптимальные маршруты движения документов внутри организаций.

 

4. Объем документооборота – это...

1. количество документов, отправляемых и составляемых учреждением в течение года

2. среднее количество документов, регистрируемых всеми учетными формами

3. количество документов всех документопотоков организации в течение года

 

5. Годовой объем документооборота является исходной величиной для...

1. составления Табеля форм документов

2. расчета численности сотрудников службы ДОУ, а также для выбора типов и количества средств механизации и автоматизации обработки информации

3. планирования мероприятий по совершенствованию ДОУ

 

6. При подсчете объема документооборота необходимо учитывать...

1. все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники

2. только регистрируемые документы

3. только оригиналы документов

 

7. Взрыв «документационной активности» общества приходится на...

1. на конец ХХ в.

2. 1960-1970 гг.

3. на начало XXI в.

 

8. К объективным факторам увеличения объема документооборота относятся...

1. создание новых учреждений, организаций и предприятий

2. отсутствие в управленческом аппарате концепции системы управления документами

3. несвоевременное исполнение документов

 

9. Субъективными факторами увеличения объема документооборота являются...

1. рост аппарата управления и соответствующее увеличение количества документируемых действий

2. несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств

3. рост научных кадров

 

---

Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 3906; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!