Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
| Наименование формы документа | Код формы документа | Кем и когда утвержден | Периодич- ность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согласование | Подпись | Утверждение | Печать | Куда представ-ляется | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Количество граф Табеля может быть уменьшено, или, наоборот при необходимости увеличено. Например, графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по внутреннему (локальному) классификатору».
Табель может быть дополнен графами «Регистрация документа» (имеется в виду место регистрации), «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения, если он установлен), «Место хранения 1-го экземпляра документа», «Место хранения копии документа».
3) Формирование структуры Табеля. Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач.
|
|
|
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации. Последовательность разделов Табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений.
Табель, построенный по структурному принципу, прост в разработке, но у него есть существенные недостатки: он не позволяет связать документы, создаваемые в разных подразделениях, но по одной функции управления, в единый комплекс документов, а именно это важно при решении задач автоматизации управленческой деятельности.
Образец Табеля форм документов
Отдел Организационно-аналитический
| Наименование формы документа | Код формы документа | Кем и когда утверждена | Периодичность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согласование | Подпись | Утверждение | Печать | Куда представляется |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| Положение об отделе | 02111117 | - | По мере необходи-мости | Зав. отделом | Зам. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руководи-тель управле-ния | Нет | Внутрен-ний |
| Должностная инструкция главного специалиста | 02520519 | - | По мере необходи-мости | Зав.отделом, главный специа-лист | Зам.. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руководи-тель управле-ния | Нет | Внутрен-ний |
| Должностная инструкция ведущего специалиста | 02520519 | - | По мере необходи-мости | Зав.отделом, главный специа-лист | Зам.. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров | Нет | Зав. отделом | Руководи-тель управле-ния | Нет | Внутрен-ний |
| План работы отдела | - | Приказ руково-дителя управ-ления от 14.02.2011 № 15 | Ежеме-сячно, за 3 дня до начала следую-щего месяца | Зав. отделом | Зам. нач-ка управления | Нет | Зав. отделом | Нет | Нет | Внутрен-ний |
|
|
|
Наиболее эффективная, но в то же время и наиболее трудоемкая - функциональная схема построения Табеля. Разделами Табеля в этом случае являются отдельные функции и задачи, решаемые организацией. Фактически построение Табеля по функциональному принципу означает одновременную разработку классификатора функций организации.
Построение Табеля по функциональному принципу предпочтительнее по многим причинам. Во-первых, такая структура исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Во-вторых, функциональная структура позволяет выделить комплексы документов, создаваемых в процессе одного вида деятельности.
|
|
|
Кроме того, построение Табеля по функциональному принципу позволяет попутно с оптимизацией документационного обеспечения сделать выводы и о целесообразности распределения функциональных обязанностей между подразделениями и отдельными исполнителями, а также сделать другие выводы, касающиеся организационных аспектов деятельности.
Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 868; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!