Технология обработки исходящих документов
Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:
| 1. Получение указания на разработку документа |
↓
| 2. Разработка проекта (исполнение) документа |
↓
| 3. Согласование, визирование проекта документа |
↓
| 4. Корректировка документа и его оформление |
↓
| 5. Подписание (утверждение) документа |
↓
| 6. Регистрация и тиражирование документа |
↓
| 7. Экспедиционная обработка документа |
↓
| 8. Помещение второго экземпляра в дело |
↓ ↓ ↓
| Работа с документом | Текущее и архивное хранение | Списание и уничтожение |
1. Получение указания на разработку документа.Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. При этом принимается во внимание функциональные обязанности, квалификация и равномерная загрузка всех исполнителей и соисполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
|
|
|
2. Составление проекта ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.
Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.
Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.
Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.
|
|
|
3. Согласование и подписание документов:Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон
Согласование- это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Внутреннее согласованиепроектов документов называется визированием и проводится в такой последовательности:
· с функциональными подразделениями;
· с совещательными органами;
· с общественными организациями;
· с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;
· с финансовой службой;
· с юридической службой;
· с заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, указанными в проекте документа.
Внешнее согласованиепроекта документа производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (т.е. оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3-5 дней, включая сюда и время на доставку, и возврат документа. Если необходимо согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки, то целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон и т.п.
|
|
|
Внешнее согласование может быть оформлено:
· грифом согласования;
· при последовательном согласовании - листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа;
· справкой согласования;
· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
4. Регистрация и тиражирование документов.После подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).
5. Экспедиционная обработка документов.После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист - составитель документа указывает вид корреспонденции и форму отправки: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовое отправление. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое письмо, заказное письмо, ценное письмо и т.д.). Вопрос о том, отправить ли документы по почте или передать их с помощью курьеров (сотрудников), решается исходя из конкретной ситуации.
|
|
|
Если несколько авторов посылают документы одному адресату, то сотрудник, отправляющий корреспонденцию, обычно формирует единое почтовое отправление.
Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения - курьерами.
Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях - секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Экспедиционная обработка отправляемых документоввключает следующие виды операций:
· сортировку почты по корреспондентам (адресатам) и по видам почтовых отправлений;
· проверку комплектности документов - наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе;
· проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе рассылки;
· фальцевание (складывание, перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок);
· укладку документов в конверты/упаковки в соответствии с адресными данными;
· написание на конвертах/упаковках почтового адреса и наименования адресата;
· проставление знака почтовой оплаты;
· маркировку конвертов/упаковок посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к предприятию;
· заклейку конвертов/упаковок;
· составление реестров (отдельно - на простые и на заказные или ценные почтовые отправления);
· укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки);
· передачу корреспонденции в отделение связи.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 921; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!